9 Сферы управления проектами (и почему они важны)

Успех проекта имеет значение

Дело в том, что в жизни и в бизнесе большинство проектов терпят неудачу. Но успех имеет значение. Когда проект терпит неудачу, время и деньги тратятся зря. Иногда гибнут люди, например, во время спасательной операции после урагана или другого стихийного бедствия.

Есть два типа проектов. Один из них, по словам бизнес-гуру Джозефа М. Джурана, «проблема, которую нужно решить». Если такой проект терпит неудачу, все время, усилия и деньги тратятся зря, а проблема по-прежнему остается с нами. Другой тип проекта - это попытка воплотить мечту в реальность. Когда такой проект терпит неудачу, мечта никогда не становится реальностью. Например, в начале этого месяца закрыла свои двери компания с большим видением. Я знаю двадцать человек, потерявших большую часть своего дохода, и были сотни других. И компания помогла тысячам, но ее больше нет.

Дело в том, что более половины всех проектов терпят неудачу - и это относится к хорошо продуманным, хорошо управляемым проектам и включает, в случае успеха, проекты, которые выполняются с опозданием и превышают бюджет. Истинный показатель успеха - проекты, которые дают приемлемые или прекрасные результаты в срок и в рамках бюджета, исчезающе мал.

Мы можем сделать намного лучше. Мы делаем это, уделяя внимание всем частям проекта, то есть управляя девятью областями управления проектом, поскольку они применимы к нашему проекту.

В этой статье

Посмотрим на:

Определение успеха проекта
Как определить цель проекта
Девять областей управления проектами
Как я применил эти области в реальном примере сценария
Три фазы проекта, включая подготовку, выполнение и выполнение

Цель: успех проекта

«Успех проекта» звучит как очень расплывчатая цель. На самом деле это не расплывчато, но слишком общее.

Мы легко можем сделать его индивидуальным для каждого проекта. И, по сути, это конкретное определение цели проекта - первый шаг к успеху проекта. Институт управления проектами (PMI) официально определяет проект как «временное усилие, предпринимаемое для создания уникального продукта, услуги или результата». Ключевые элементы:

Каждый проект временный. Это не будет продолжаться вечно. Он начнется в определенный день и закончится позже.
Каждый проект уникален. Каждый проект дает какой-то новый, новый, особенный результат.
Каждый продукт дает определенный результат.

Определение цели проекта

Вот несколько примеров целей проекта:

20 июня у нас будет чудесная свадьба на 300 гостей.
Новый четырехполосный мост между островом Маркос и материком будет открыт для автомобильного движения 30 ноября, его стоимость составит менее 4 миллионов долларов.
Наша новейшая версия программного обеспечения Amazing Planning, версия 10.0, будет выпущена 20 августа по цене 29,99 долларов США. Все известные ошибки бета-тестирования исправлены, а стоимость разработки не превышает 50 000 долларов США.

Как видите, проекты бывают как личные, так и деловые. Вы также увидите, что хорошее определение проекта включает то, что будет выполнено, когда и сколько это будет стоить. (За свадьбу взимается плата, но это личное. Я не включил ее, потому что это не ваше дело).

Эти примеры иллюстрируют первые три области проекта, которыми мы должны управлять.

Объем - это модное слово для обозначения того, что мы делаем.
Временные адреса: когда проект стартует; когда он закончится, принося результаты; продолжительность от начала до конца; и количество усилий (человеко-часов) работы.
Стоимость - это определение того, сколько будет стоить проект.

Это первые три области проекта, которые мы определяем, и мы называем их факторами результатов (r), потому что их можно измерить с точки зрения четких, определяемых результатов. По размаху цель либо достигнута, либо нет. Что касается времени: либо раз, либо уже поздно. Что касается стоимости: либо мы уложились в рамках бюджета, либо превысили бюджет. Чтобы узнать больше об этих факторах результатов и почему они называются «железным треугольником», вы можете прочитать «Как составить план управления проектом».

Но факторов результатов (r) недостаточно. Если мы будем работать только с этими тремя элементами, наш проект потерпит неудачу.

Каковы девять областей управления проектами?

Объем, время, стоимость, риск, качество, коммуникации, человеческие ресурсы, закупки, интеграция

Пример из реальной жизни: однодневная поездка

Примерно много лет назад мы с женой отлично провели день. Как менеджер проекта, я хочу сказать, что это произошло потому, что я управлял им как проектом. В любом случае, это хороший пример того, как успех проекта зависит не только от трех факторов результата (r): масштаб, время и стоимость.

Наш план состоял в том, чтобы взять субботу в июне и собрать личи (мы любим фрукты личи) на ферме по выращиванию личи примерно в часе езды к северу от того места, где мы жили. Мы хотели привезти домой пять фунтов личи, которых хватило на все лето. Личи стоили 4 доллара за фунт, а бензин на поездку - около 10 долларов, так что общая стоимость проекта составила 30 долларов.

Результаты зависят от процессов

Звучит просто. Большинство проектов кажутся простыми. Но когда вы останавливаетесь и думаете, сколько вещей идет не так, это говорит о другом. Вот несколько вещей, которые могут пойти не так, чтобы проиллюстрировать девять областей управления проектами.

Объем. Если мы заблудились и так и не нашли фермы личи - никаких личи!
Время. Если мы опаздывали в путь, то приезжали в середине дня. Собирать личи на жарком солнце совсем не весело. А для однодневной поездки неудача проекта - не самое интересное!
Стоимость. Ой! Личи - очень чувствительный фрукт. Им нужен холодильник и немного льда, иначе они испортятся, прежде чем мы вернемся домой. Добавьте 5 долларов за охладитель из пенопласта и 1 доллар за лед.
Риск. Что делать, если машина сломается - жалкий день! Настройте его и проверьте, прежде чем мы уйдем.
Качественный. Выбирайте осторожно! Мы хотим привезти домой только лучшие личи.
Связь. В машине полчаса от дома. "Дорогая, у тебя есть карта?" "Что! Я думал, у тебя есть карта?"
Человеческие ресурсы. "Милый, пора вставать и собирать личи?" «Ты уходи, мне этого не хочется. Кроме того, моя подруга Барбара ведет меня на поздний завтрак». Однодневная поездка превратилась в развод!
Закупка. Телефонный звонок рано утром в субботу. «Мистер Кемп, большое вам спасибо за то, что вчера привезли вашу машину на настройку. К сожалению, у нас есть резервная копия, и мы еще не начали над этим работать». "Но это должно было быть сделано вчера вечером!" «Я понимаю, сэр, но на самом деле мы делаем все, что в наших силах. Ваша машина должна быть доступна около пяти часов дня. Спасибо, что выбрали сервисный центр Speedy & Reliable Car Service Center!» Ни машины, ни поездки, ни личи!
Интеграция. Мы тащимся к машине с нашими личи. "Дорогая, где круче?" «Я заплатил за это, я думал, ты вынес его из магазина». «Я вынес его из магазина, а вы положили в багажник». «Нет, я открыл багажник. Я думал, ты поставил кулер». «Но вы закрыли багажник». «Я закрыл багажник, потому что думал, что ты поставил кулер». «Нет, я поставил кулер на землю, потому что вы недостаточно быстро открыли багажник». «Значит, вы говорите, что это моя вина, что вы оставили холодильник на стоянке продуктового магазина!» Нет кулера; горячие личи; злая жена.

Как вы можете видеть, многое может пойти не так в процессе даже для простого однодневной поездки. Сколько еще может пойти не так, как надо, в бизнес-проекте за 10 000 или 10 миллионов долларов!

Если честно, такие проблемы возникают в каждом проекте постоянно. И поэтому большинство проектов терпят неудачу. Но добиться успеха проще, чем вы думаете, если обратить внимание на все девять областей.