Разработка титульной страницы бизнес-предложения

Просматривая Интернет, я заметил, что существует ряд терминов, которые используются как синонимы «титульной страницы», что может создать путаницу. Титульный лист, титульный лист и сопроводительное письмо - все это разные предметы, используемые для разных целей.

Титульная страница - это то, что предшествует длинному отчету какого-либо типа - например, предложения по контракту или проекту, предложения по гранту или бизнес-отчеты - и процесс разработки в основном одинаков для каждого. В этом случае я буду использовать пример предложения по контракту (или тендерной заявки), написанного в ответ на «Запрос предложения», отправленный правительственным агентством (стиль не APA).

Титульный лист, предназначенный для (не настоящего) предложения - подготовить инструкцию по проведению аудитов оросительной системы. Обратите внимание, насколько хорошо фотография иллюстрирует проект, но не доминирует.

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (оба)

Что такое запрос предложений (RPF)?

Запрос предложений - это подробный документ, обычно публикуемый государственным агентством, который сообщает общественности, что у нее есть проект, по которому они хотят подать заявку. Хорошо составленный RFP описывает цель, к которой стремится агентство, причину проекта, его предысторию и подробную информацию о том, что они хотят сделать.

Если вы пишете предложение в ответ на запрос предложения, важно писать его в том же порядке, который запрашивает агентство. Если вы этого не сделаете, агентство выбросит это. Зачем? Они видят в этом нежелание претендента соглашаться с потребностями агентства, а это означает, что они могут ожидать проблем во время контракта, если вы выбрали вас. Тем не менее, существует стандартный способ организации большинства предложений.

Формат бизнес-предложения

В стандартном коммерческом предложении документ прилагается к передней и задней обложкам. Передняя обложка похожа на обложку журнала с графикой, красивым дизайном, отображением ключевой информации и напечатанной на картоне.

В действительно большом предложении может быть титульный лист, который, если они его попросят, помещается внутри обложки. Титульный лист должен состоять почти или полностью из текста, обычно напечатанного в черно-белом формате в удобном для чтения формате, с заметным заголовком предложения.

За ним следует исполнительное письмо компании или оглавление (TOC) в зависимости от того, в каком порядке запрашивается запрос предложений. Затем идет остальной контент с каждым разделом и номером страницы, перечисленными в оглавлении. Задняя крышка расширяет базовую цветовую схему передней части, но больше ничего не имеет.

Задняя крышка выдержана в цветовой гамме, но минимальна. Единственный текст на обложке - название и адрес компании. Это также может быть какая-то связанная цитата, в зависимости от типа отчета.

Примеры и характеристики титульных страниц

Титульный лист предложения - это первое, что кто-то увидит в вашем предложении. Он должен отражать то, что вы есть, и быть узнаваемым. Хорошая обложка обладает следующими качествами:

Выглядит аккуратно и чисто.
Компоненты информативны и хорошо организованы, но довольно просты.
Макет привлекателен тем, что отражает компанию или проект.
Текст включает название вашей компании, адрес и логотип, название предложения, дату его выполнения и адресату предложения.

Приведенные ниже примеры были разработаны водными предприятиями или государственными органами, связанными с Государственным департаментом водных ресурсов. Все они охватывали заявки на выплату грантов для проектов по охране или восстановлению воды. Как видите, они сильно отличаются друг от друга. У каждого есть свои сильные и слабые стороны.

Первый пример, взятый из Города Нагорья, довольно хорошо продуман и содержит большую часть необходимой информации. Однако это не очень привлекательно, имея только черно-белый логотип Upland. Можно было бы переместить весь текст ближе друг к другу, чтобы по краям было больше белого пространства. Логотип и второе текстовое поле можно переместить немного ближе к названию города, чтобы они образовали большую группу. Также нужна дата отправки, которую я бы добавил в конце второго текстового поля.

Во втором примере, из района управления наводнениями округа Риверсайд, в качестве графики используется более красочный логотип округа - он хорошо размещен и увеличен. Крошечный текст вверху справа - это дата отправки предложения. Первое основное текстовое поле выглядит немного неуклюже с короткой строкой лет, за которой следует длинная строка программы грантов, а затем снова короткие строки. Я бы изменил это несколькими незначительными, но эффективными способами:

Переместите дату отправки чуть ниже слов «ПРЕДЛОЖЕНИЕ ГРАНТА» и увеличьте ее размер. Поднимите обе линии, чтобы они были отдельной группой от остальных. Затем они становятся «заголовком» документа.
В следующем текстовом поле удалите годы и переместите самую длинную строку в конец этой группы. Затем он становится программой Департамента водных ресурсов, которым и является. Визуально это также делает текстовую группу над логотипом похожей (но перевернутой) на группу под логотипом. Вместе они образуют логотип.

В третьем примере, из района мелиорации 2107, есть красивая фотография затопленной территории, непосредственно связанная с проектом, для которого они запрашивают финансирование, но форматирование не очень привлекательно. Было бы намного лучше, если бы фотография была немного меньше и в легкой рамке, а текст побольше бы расположил немного ближе к фотографии. Свидание могло остаться небольшим. Для сбалансированности пустое пространство вверху и внизу страницы должно быть больше, чем пространство между текстом и фотографией.

Обратите внимание на общие черты:

Текст, указывающий, что это за документ (финансирование по Предложению 13, заявка на грант, заявка на грант).
Название проекта, для которого они запрашивают финансирование.
Название подающего (себя) агентства.

Чего у них нет общего, но желательно:

У двоих есть свидания.
У двух есть логотипы.
Только в округе Риверсайд указано агентство, которому предоставляется грант.

Три образца настоящих титульных листов. Все это заявки на гранты от государственных агентств для водных проектов (следовательно, являются общественным достоянием).

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Желательные элементы на титульном листе

Три примера титульных страниц, показанных выше, содержат некоторые из этих элементов, но ни один из них не содержит всех. Округ Риверсайд подходит ближе всего.

Предмет	Возвышенности	Риверсайд	Район 2107
Тип документа	Икс	Икс	Икс
Название проекта	Икс	Икс	Икс
			Икс
Отправить имя		Икс
Отправить от имени	Икс	Икс	Икс
Логотип отправителя	Икс	Икс
Дата отправки		Икс	Икс

Дизайн обложки

Если вы пишете много предложений (или отчетов), для которых требуются титульные страницы, это всегда помогает установить рутинный дизайн. Вот порядок, который я предлагаю:

Проверьте запрос предложения на соответствие требованиям к титульной странице.
Выберите текст.
Выберите графику, соответствующую типу предложения (включая логотип). Титульная страница и содержание предложения должны совпадать, потому что обложка - это введение в содержание. Если предложение относится к проекту, проводящему водные аудиты, поместите на обложку фотографию кого-то, кто проводит тест на однородность полива, или наблюдает за дождевателями с планшетом для бумаги в руках, или что-то, что отражает характер предложения. Не размещайте фотографию, на которой вы разговариваете с группой людей, даже если это может выглядеть хорошо, если вам не требуется этот навык.
Выберите цветовую схему, которая соответствует либо логотипу, либо цветам на основной фотографии.
Разработайте базовый макет. Добавьте цветовую схему, затем текстовые поля и текст, затем графику и любой текст, сопровождающий их.
Перемещайте графику и текстовые поля, экспериментируя с разными локациями и составами, пока вся обложка не станет именно такой, какой вы хотите.
В какой-то момент вы создадите потрясающую обложку. Если да, превратите его в шаблон при сохранении, чтобы вы могли снова использовать его с другими предложениями.

Общий формат титульной страницы выше - это одна из трех полос, каждая из которых увеличивается по глубине, а более весомая находится внизу. Вверху находится полоса зеленого и синего цветов, представляющая цвета окружающей среды и воды. На втором месте в центре показано название проекта с фотографией, иллюстрирующей тип руководства, которое нужно написать, и рядом с ним перечислены соответствующие навыки. Это ставит проект и мою квалификацию на центральное место и привлекает внимание. Нижняя полоса состоит из блока текста, состоящего из деталей отправки: моя компания и адрес, их компания и адрес, а также дата отправки. Глаз естественным образом перемещается вправо к маленькому, соответствующему зеленому элементу «логотип», бессознательно связывая их вместе в широкую нижнюю полосу.Белые промежутки между полосами уравновешивают друг друга и придают обложке «чистый» вид.

Такой анализ титульных страниц действительно может тренировать ваш глаз. Когда вы разрабатываете и анализируете один из своих, первые несколько раз может быть страшно. Но процесс станет более интересным, если вы расслабитесь, проявите больше творчества и начнете видеть результаты.

Чтобы избавиться от страха, иногда помогает использовать шаблон, созданный кем-то другим - вашей программой или онлайн, - или предложение, охватывающее кого-то еще до вашего прихода.

Сначала я разместил цвета и центральную линию в качестве ориентира. Затем добавил заголовок предложения, затем адреса и фотографию логотипа.

Я закончил с фото, выбранным для представления проекта, а также с некоторыми соответствующими навыками. Затем слегка переместите объекты из стороны в сторону, вверх и вниз, чтобы найти лучший баланс.

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (оба)

Шаблон титульной страницы

Если вы решите попробовать использовать шаблон, найдите коллекцию в своем программном обеспечении или в Интернете и найдите пару шаблонов, которые похожи на ваш бизнес. Помня об уже установленных компонентах дизайна (цвета, текст, графика), начните заменять объекты в одном из шаблонов своим собственным материалом и посмотрите, что произойдет. Если вы сделаете то же самое с другими, вы, вероятно, обнаружите, что один из них намного лучше других.

Затем, если вы похожи на меня, вы, вероятно, увидите несколько изменений, которые хотите внести в тот, который вам больше всего нравится. Вы внесете изменения и увидите другое. Прежде чем вы это узнаете, вы сделаете этот шаблон своим собственным. Обязательно сохраните его в отдельном месте, чтобы его было легко найти снова. После того, как вы создали свой шаблон, в будущем будет намного проще создавать титульные страницы, используя тот же макет.

Имейте в виду, что, хотя титульная страница производит первое впечатление, это не единственное впечатление. Хороший оценщик также обратит внимание на контент, поэтому не беспокойтесь слишком сильно о том, будет ли ваша титульная страница достаточно хорошей или нет. Слишком много беспокойства может помешать творчеству.

В этом руководстве показано, как создать базовый дизайн с помощью Microsoft Publisher - простого и более чем подходящего программного обеспечения. Вы также можете использовать другие программы: Word или InDesign (Mac). Я разработал обложки выше, изменив шаблон в InDesign. На самом деле я предпочитаю Publisher, но он не работает на Mac.