Как эффективно использовать дневник на работе

Майк Тиннион (CC0) через Unsplash (изменено с помощью Canva)

Система дневников используется для очень эффективного и действенного использования времени и выполнения задач и встреч. Это помогает организации в целом, а также помогает управлять своим временем и временем других людей. Дневники можно вести вручную или в электронном виде.

Лично у меня есть дневники обоих типов. У меня есть электронный календарь в Outlook, который доступен моему руководителю и другим администраторам. У меня также есть ручной дневник, который можно использовать в экстренных случаях.

Почему так важно вести ручной дневник?

Ручной дневник, который я использую, представляет собой книгу в переплете с тремя днями на странице, так как у меня не так много записей на каждый день.

Как я уже упоминал выше, я использую этот дневник только в экстренных случаях. Сюда входят случаи, когда я болею или отсутствую на работе и не могу получить доступ к своему электронному дневнику, или когда компьютерные системы не работают и Outlook недоступен.

В чем преимущества электронного дневника?

Как я уже упоминал, электронный дневник, который я веду, находится в календаре Outlook на моем рабочем компьютере.

Вот преимущества электронного календаря:

• Я могу выделить потенциальный конфликт между встречами.
• Мне нужно только один раз ввести регулярно происходящие события.
• Бумага не используется.
• Есть защита паролем.
• Я могу получить к нему доступ практически откуда угодно.
• На экране есть напоминания о встречах.
• Он автоматически сообщает об изменениях тем участникам, чьи системы связаны с моей.

Как пользоваться дневником?

Я использую свой дневник для таких вещей, как предупреждения и встречи.

Наиболее частыми записями в моем дневнике будут:

• панельные встречи
• Встречи команд
• стационарные заказы
• тренировки
• посещения
• подготовка повесток дня
• ежегодный отпуск
• другие офисные задачи
• наблюдение
• другие еженедельные и двухнедельные задачи, которые повторяются с определенной частотой (это гарантирует, что я их не пропущу)

Иногда мне приходится заказывать встречи и отправлять приглашения на встречи коллегам или другим делегатам, и это делается в электронном виде.

Вот как я провожу такие встречи.

• Я стараюсь ввести как можно больше деталей, таких как дата, место проведения, продолжительность, посетители и т. Д.
• Я редко сталкиваюсь с ситуацией, когда собрание отменяется или откладывается, но если это действительно происходит, я обязательно проверяю последствия запрошенного изменения, прежде чем соглашаться на него.
• Я также собираю всю необходимую информацию, чтобы убедиться, что все присутствующие на встрече или назначении имеют доступ ко всем относящимся к делу деталям, чтобы не было места недопониманию.
• Обычно я обрабатываю запросы и изменения от других участников в хронологическом порядке, но я буду отдавать приоритет наиболее срочным запросам, если я имею дело с большим их количеством.
  • Когда согласовываются какие-либо запросы или вносятся изменения, я удостоверяюсь, что со всеми участниками связываются и что им удобно до того, как изменения будут подтверждены.
• Я также удостоверяюсь, что каждому человеку, участвующему в встрече или встрече, дается достаточно времени для планирования, поездок и любых других потребностей, чтобы встреча прошла гладко.

Я знаю, что дневники необходимо обновлять, когда согласовываются изменения. Я убеждаюсь, что удалил все отмененные встречи. Дневник, который не обновляется полностью, может ввести в заблуждение. Это также подорвет уверенность и побудит людей либо почувствовать необходимость проверить договоренности, что является пустой тратой времени, либо, что еще хуже, вести отдельный дневник.

Одно последнее примечание

Пожалуйста, не копируйте ничего, представленное здесь, и не отображайте это в своем файле. Это было опубликовано здесь исключительно для того, чтобы помочь вам получить представление / понимание того, что они ожидают, что вы будете отслеживать. Вам придется иметь отношение к своей рабочей области и организации и придерживаться их при подготовке файлов. Спасибо за сотрудничество.

© 2012 livingsta