Как написать пресс-релиз для малого бизнеса

Владельцу малого бизнеса важно знать, как писать пресс-релиз.

Canva

Как получить средства массовой информации для освещения вашей истории

Если ваш статус знаменитости или влияние в обществе очень высоки (подумайте о высших правительственных чиновниках и кинозвездах), СМИ вполне могут искать вас, чтобы взять у вас интервью и включить вашу историю в свои передачи или публикации. Но давайте будем честными, большинство маркетологов, особенно малых предприятий, не заслуживают (и не хотят!) Такого внимания. Так что нет, маловероятно, что редакторы СМИ или штатные репортеры будут искать вас и писать статью о вашем бизнесе или событиях.

Однако у предприятий любого размера есть один экономичный маркетинговый инструмент, который поможет им получить освещение в СМИ: пресс-релиз.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз - это документ, который рассылается представителям прессы, которые в наши дни более известны как средства массовой информации, включая газеты, телевидение, радио, новостные сайты в Интернете и т. Д., Чтобы предупредить их о новостях или другой информации, которая может представлять интерес. своим читателям, зрителям или слушателям. Затем редакторы СМИ решают, включать ли новость в свою публикацию или в эфир… или проигнорируйте это. Если принято к включению, редакторы могут опубликовать пресс-релиз в том виде, в каком он был представлен отправителем, могут отредактировать его в соответствии со своими редакционными правилами или даже могут поручить его своему штату писателей и репортеров, чтобы они осветили или расширили историю.

Когда пресс-релиз или его содержание принимается и включается в публикацию или трансляцию, это является выигрышем для человека или компании, отправившего релиз. Это часто считается заработанным носителем, поскольку, помимо затрат на подготовку и отправку релиза, отправитель не несет никаких затрат на получение чернил или печати, что означает право быть опубликованным или транслироваться по медиа-каналу. Напротив, реклама считается платным средством массовой информации, поскольку отправитель (рекламодатель) платит за включение своей информации (объявления или истории).

О чем должен быть пресс-релиз?

Как маркетолог из малого бизнеса, вы можете почувствовать, что ваши новости даже не заслуживают внимания редактора. Это может быть правдой… а может и нет. Иногда это зависит от того, как редактор чувствует себя в тот день.

Просто помните, что ваш пресс-релиз должен быть «новостью», то есть сообщать о том, что что-то произошло или должно произойти, или что вы отвечаете на то, что произошло, для вас и вашего бизнеса. Кроме того, он должен быть фактическим и не нарушать авторские права или товарные знаки, не быть клеветническим или дискредитирующим, не нарушать чью-либо частную жизнь и определенно не нарушать какую-либо конфиденциальность. Изучите вопросы ответственности СМИ и обратитесь за юридическим советом о том, что уместно публиковать для вас и вашего бизнеса.

Это пресс-релиз или новостная статья?

У вас есть практическая информация, советы или другая информация, которая будет оценена аудиторией медиаканала? Хотя эти элементы часто могут быть отформатированы как пресс-релизы, технически это не так. Это будут считаться статьями или функциями. Просмотрите различные отделы редакции СМИ, чтобы определить, какие люди должны получать функции для рассмотрения, а не новости.

Структура перевернутой пирамиды для пресс-релизов

Чтобы пресс-релизы были достойны обзора занятых редакторов СМИ, они должны иметь стандартную структуру и формат.

С точки зрения структуры, пресс-релиз следует формуле перевернутой пирамиды , означающей, что наиболее важная информация - кто, что, почему, где, когда и как - должна располагаться как можно ближе к началу документа., в идеале в первом абзаце. Затем следуют менее важные детали.

Почему важно следовать этой структуре? Редакторам часто приходится сокращать рассказы, чтобы они соответствовали доступному пространству или времени. Редакторы вырезают снизу вверх. Так что, если ваша самая важная информация была внизу, ее больше нет.

Как оформить пресс-релиз

Есть несколько соглашений, которых следует придерживаться при написании пресс-релиза. Эти элементы должны быть включены и обычно появляются в следующем порядке:

Обозначение ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО ВЫПУСКА или ЗАДЕРЖИВАЙТЕ ДО ВЫПУСКА ДО

Это сообщает редактору, писателю или репортеру, когда можно опубликовать то, что вы отправили. Обычно он располагается на левом поле.

Заголовок

Так критично! Это одна фраза, которая подводит итог всей вашей новости. Помните, что большинство людей просматривают заголовки, а многие на самом деле не читают всю историю. Сделайте его актуальным для вашей аудитории, чтобы они, по крайней мере, могли быть соблазнены прочитать чрезвычайно важный первый абзац. Ваш заголовок должен понравиться и редакторам. Они понимают желания и потребности своих читателей, слушателей и зрителей. Так что, если вы сможете продемонстрировать свое понимание целевой аудитории, у вас будет больше шансов быть рассмотренным для публикации.

Заголовок обычно располагается по центру страницы или экрана. Постарайтесь, чтобы в заголовке было как можно меньше слов. Научитесь использовать Twitter, чтобы писать хорошие заголовки. Поскольку у вас есть всего 140 персонажей, чтобы привлечь чье-то внимание, это хорошая тренировочная площадка!

Подзаголовок (необязательно)

Если заголовок не может полностью передать вашу историю, может оказаться полезным подзаголовок. Однако серьезно подумайте, может ли изменение заголовка иметь больший эффект. Как и заголовок, подзаголовок располагается по центру страницы или экрана.

Слово мудрецу: как редактор, я сводил с ума подзаголовки, потому что они выглядели неуклюже в нашей конкретной схеме расположения столбцов. Поэтому я обычно их удалял.

Место и дата рассказа

Это должно быть самоочевидным. Он расположен на левом поле или, как я иногда видел, в начале первого абзаца.

Тело

Расскажите свою историю в структуре перевернутой пирамиды, указанной выше. Всегда пишите свой пресс-релиз от третьего лица. Зачем? Потому что это история о вас, а не вы рассказываете свою историю. Поэтому избегайте «я» и «мы», когда говорите о своей истории, если только она не включена в цитату. Пример: «Мы с гордостью объявляем об этом нововведении», - сказал г-н Малый бизнес. Делайте это кратко и по существу, ограничение общего текста рассказа примерно 500 словами или меньше - хорошая цель.

Об информации (необязательно)

Я часто видел пресс-релизы, которые завершают историю абзацем о том, что организация отправляет релиз. Редакторы могут включить его (что является выигрышем для отправителя). Но часто его урезают из-за нехватки места, и его можно рассматривать как чрезмерно рекламный. Ценность его включения заключается в том, что если редактор не знаком с отправителем (как это может иметь место со многими малыми предприятиями), это может помочь редактору проверить надежность отправителя. Как и в случае с основной частью документа, это написано от третьего лица и включено в общее количество слов для выпуска.

Контактная информация

Редакторы, писатели и репортеры могут захотеть уточнить информацию перед публикацией вашего релиза. Поэтому укажите лучший способ связи с вами (телефон, электронная почта и т. Д.) И укажите свой веб-сайт. Но не удивляйтесь, если с вами никто не свяжется и - сюрприз! - вы увидите, что ваша история появится. Помните, что когда вы отправляете пресс-релиз, вы говорите СМИ, что его можно опубликовать и что он может стать достоянием общественности! Будьте осторожны, чтобы то, что вы пишете, вы хотели услышать в вечерних новостях.

Обозначение ### или END

Это сообщает средствам массовой информации об отсутствии дополнительной информации, которую следует учитывать, и помещается в конце релиза. Некоторые люди также включают количество слов в выпуске в конце (необязательно). Эти обозначения были большей проблемой в старые времена, когда бумажные пресс-релизы были нормой, и редакторам нужно было знать, есть ли что-то еще в статье на нескольких страницах. Но это все равно стоит сделать, несмотря ни на что.

В качестве примечания: если ваш физический печатный выпуск действительно распространился на несколько страниц, отметка БОЛЬШЕ в конце страницы предупреждает редакцию о том, что есть дополнительная информация, которую следует рассмотреть до КОНЕЦ.

Несколько дополнительных советов:

Никаких забавных шрифтов или необычного форматирования. Издание отформатирует вашу информацию для публикации так, как сочтет нужным. Использование стандартных шрифтов, таких как Times New Roman или Helvetica, облегчает чтение редакторам и помогает заклеймить вас как профессионала.
Имейте медиа-кит. В дополнение к вашему пресс-релизу рекомендуется иметь под рукой медиа-кит. В наши дни цифровой медиа-кит на веб-сайте популярен, поскольку он невысокий, а СМИ легко получить к нему доступ.

Куда вы отправляете пресс-релиз?

У крупных изданий часто есть несколько редакторов, каждый из которых посвящен определенному ритму , что означает, что они охватывают определенный сегмент отрасли, географическое положение или тип статьи. Опять же, обратитесь к веб-сайту СМИ, чтобы узнать, кто был бы вашим идеальным кандидатом в редакторы и как они хотят, чтобы с ними связались.

Ключ в том, что вы обычно отправляете его редактору. Для небольших СМИ может быть один человек, который является издателем, редактором, репортером и писателем! Посетите веб-сайт СМИ, чтобы определить подходящего контакта.

Или же некоторые люди предпочитают распространять свои пресс-релизы с помощью пресс-релизов и служб по связям с общественностью. Примером может быть PRWeb. Эти службы могут транслировать ваш релиз в сотни и даже тысячи средств массовой информации. Это может быть эффективным, но также и дорогостоящим, поскольку эти услуги обычно взимают плату либо за пресс-релиз, либо за ежемесячную абонентскую плату. Также учтите, что если ваша история имеет только местный интерес, широкое распространение может быть контрпродуктивным и дорогостоящим.

Можно также рассмотреть возможность предоставления бесплатных услуг по распространению пресс-релизов, но они могут не иметь такого охвата, как платные услуги, и могут отправить ваш пресс-релиз в нерелевантные СМИ. Перед тем, как пойти по этому маршруту, внимательно изучите возможности и стоимость каждой услуги.

Стоит развивать отношения с ключевыми СМИ для вашей отрасли и аудитории. Затем, когда редактор или репортер получит ваш релиз, они могут с большей готовностью рассмотреть вашу историю для включения в нее. Кроме того, распространение вашего релиза в СМИ - не единственный способ рассказать о своей истории. Отправка вашего пресс-релиза клиентам и трансляция через социальные сети также может быть очень эффективной и рентабельной.

Вы можете отправить пресс-релиз по электронной почте?

Пресс-релизы по электронной почте в наши дни очень распространены, даже предпочтительны. Однако все СМИ разные. Инструкции по отправке можно найти на канале или на веб-сайте публикации.

Как вы должны связаться с редакторами по поводу вашего пресс-релиза?

Когда я занимался связями с общественностью для индустрии выставок, я помню, как звонил редакторам и сводил их с ума последующими звонками. Эй, я просто делал свою работу. Но потом, когда я был на другом конце в качестве редактора, звонки сводили меня с ума!

Если вы не установили отношения с редактором или репортером, который приветствовал бы ваш звонок, будьте осторожны, следя за отправленным вами пресс-релизом. Единственное, чего вы не хотите создавать, - это репутацию вредителя. Обращаясь к телефону, всегда соблюдайте деловой этикет.

Если они не забрали ваш релиз для публикации или не связались с вами для получения дополнительной информации, это признак того, что вы не имеете для них ничего интересного… по крайней мере, не сегодня. Не расстраивайтесь. Продолжайте рассылать интересные и актуальные истории в те средства массовой информации, которые представляют наибольшую ценность для вас и вашей аудитории. Они не зря называют это «заработанными СМИ»!

Из редакции: как я решил, какие пресс-релизы выпускать

Как редактор отраслевой газеты более 15 лет, вот некоторые из вопросов, которые приходят мне в голову, когда я подумываю использовать груды пресс-релизов:

Имеет ли это местное значение? Поскольку издание, которое я редактировал, было местным, местные новости были первыми.
Есть ли крайний срок или важная дата объявления, о которых аудитория должна знать?
Являются ли новости актуальными и значимыми для аудитории или отрасли, которую обслуживает издание?
Это правда новости? Или следует учитывать особенности или наполнитель?
Достоверен ли источник?