Nvq level 3: работа в деловой среде

Работа в деловой среде - это обязательная единица группы A с тремя кредитами для получения национального диплома о профессиональной квалификации уровня 3 в области бизнеса и администрирования, предлагаемого в Англии, Уэльсе и Северной Ирландии. Этот модуль помогает кандидату достичь полного понимания межличностной динамики, безопасности на рабочем месте, эффективности, устойчивости и безопасности.

В этой статье будут рассмотрены результаты каждого модуля, объяснено, что они означают и как их достичь. Это поможет вам понять, что обычно должны писать кандидаты. В зависимости от вашей конкретной работы вам придется изменить написанное здесь для вашей работы и организации при подготовке собственного портфолио.

Как использовать эту страницу

В этой статье рассматривается модуль 303 для диплома NVQ уровня 3 в области бизнеса и администрирования, в котором рассматриваются элементы общения на рабочем месте.

Это информативное руководство поможет вам разобраться в процессе создания собственного портфолио. Не копируйте здесь ничего напрямую для своего файла, так как ваш файл должен быть адаптирован к специфике вашей работы и организации. Прямое копирование языка из этой статьи не только нечестно, но и ослабит ваш файл.

Результат 1: понять цель и преимущества уважения и поддержки других людей на работе

1.1 Объясните цель поддержки других людей на работе

Работа в команде способствует общему успеху организации. Как индивидуум, вы должны подумать о том, как ваши действия помогают или мешают достижению целей вашей команды. Точно так же ваша команда играет роль части отдела или общих целей компании. Люди в команде должны поддерживать друг друга и рассматривать работу друг друга как свою собственную.

Командная работа имеет много преимуществ:

• Это может быть более полезным, чем индивидуальная работа, потому что успех распределяется и усиливается в группе.
• Когда члены команды поддерживают друг друга, дела идут быстрее.
• Если вы боретесь с индивидуальной задачей, вы можете попросить помощи у коллеги, и наоборот.
• Чувство совместной ответственности побудит людей серьезно относиться к своим задачам, чтобы не подвести своих коллег.

1.2 Объясните цель помощи другим людям в эффективной и действенной работе

Помогая другим людям на работе, вы улучшаете продуктивность, взаимоотношения внутри офиса и моральный дух. Более того, поддерживающие и совместные рабочие места более эффективны, поскольку совместная работа ускоряет решение проблем и обеспечивает соблюдение сроков.

Работа с другими людьми помогает вам:

• Общайтесь более эффективно и учитесь уважать других.
• Поделитесь рабочими целями, задачами, приоритетами и обязанностями.
• Работайте так, чтобы максимально использовать ваши способности, позволяя членам команды специализироваться на своих сильных сторонах.
• Решайте проблемы быстрее и эффективнее.
• Выполнять работу вовремя и в рамках бюджета.
• Получайте и оставляйте отзывы, помогая всем в команде стать лучше.

Этот элемент также требует, чтобы вы понимали цель работы с другими организациями, такими как другая компания или другой отдел вашей компании. Работа с другими организациями поможет вам:

• Понимать различную трудовую этику и ценности и понимать, как адаптироваться к различным ожиданиям.
• Изучите новые стратегии решения проблем, похожих на вашу собственную.
• Познакомьтесь с новыми услугами или технологиями.
• Делитесь информацией и обращайтесь за советом.

1.3. Объясните, что означает разнообразие и почему его следует ценить

Ценить разнообразие в деловой среде означает уважать коллег независимо от их расы, пола, происхождения, обычаев, убеждений, сексуальной ориентации, внешнего вида, умственных или физических возможностей и т. Д.

В сегодняшнем рабочем мире мы все должны работать с людьми, которые отличаются от нас либо по происхождению, либо по убеждениям. Вы должны не только терпеть такие различия, но и понимать, как они обогащают организацию.

Разнообразные рабочие места:

• Познакомьте людей с различными системами ценностей, рабочей этикой и типами личности и узнайте новые способы решения проблем.
• Содержат различные точки зрения и мнения, заставляя каждого уточнять и изменять свою позицию, принимая во внимание точки зрения других.
• Находите творческие решения проблем, учитывая мнения с разных точек зрения.

1.4 Краткое описание преимуществ разнообразия для организации

Успех организации зависит от ее способности принимать разнообразие и осознавать преимущества.

Преимущества разнообразия рабочего места:

• Вы получаете множество решений проблем в обслуживании, поиске и распределении ресурсов.
• Сотрудники с разным опытом обладают разнообразными талантами, опытом и взглядами.

Исследования показывают, что разнообразие не только хорошо с точки зрения человеческих отношений, но и может принести реальную пользу бизнесу и способствовать увеличению прибыли.

1.5 Объяснять, как относиться к другим людям с учетом их потребностей

Это довольно просто: относитесь к другим так, как вы бы хотели, чтобы относились к ним, если бы вы были в их ситуации. Относиться к коллегам с добротой - значит:

• Сочувствовать и относиться к тому, что кто-то чувствует.
• Слушаем внимательно и внимательно.
• Спрашивать, что нужно людям, и пытаться удовлетворить эти потребности.

Попробуйте представить себя на месте другого человека и представьте, как бы вы себя чувствовали на его месте. Поступая таким образом, вы обычно можете понять, как этот человек хотел бы, чтобы к нему относились. В случае сомнений будьте как можно более любезны и учтивы.

Однако независимо от того, что вы делаете, некоторые люди будут раздражать, расстраивать или злить, и вам придется научиться с ними справляться. Обратите внимание на следующее:

• Прежде чем осуждать кого-то, постарайтесь дать ему преимущество сомнения. Вы можете быть виноваты, или у них может быть что-то происходящее в их личной жизни, что заставляет их действовать на работе.
• Постарайтесь почаще разговаривать с ними и посмотрите, как они отреагируют. Возможно, вам просто нужно лучше узнать друг друга.
• Если все остальное не помогает, проявите отстраненную терпимость и продолжайте проявлять к человеку то уважение, которое вы хотели бы получить.

1.6 Объяснять, как относиться к другим людям с уважением к их способностям, происхождению, ценностям, обычаям и убеждениям

Чтобы функционировать на работе и в личной жизни, нужно постоянно учитывать мнения и чувства людей.

Для этого вам необходимо:

• Поймите взгляды других людей и их источники. Задайте им вопросы о том, почему они видят то, что делают.
• Будьте внимательны и дипломатичны. Подумайте, прежде чем говорить, и спросите себя, может ли то, что вы собираетесь сказать, кого-то обидеть.
• Относитесь ко всем с достоинством и уважением.
• Учитывайте социальное и культурное происхождение других как способ лучше понять их, так и быть более тактичным.
• Слушайте других во время разногласий.

У разных людей будут разные ценности и приоритеты, и вам нужно хорошо подумать о том, как ваш язык и поведение на рабочем месте уважают это разнообразие.

1.7 Опишите способы, которыми можно учиться у других на работе

В бизнесе очень важно учиться у других. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, навыки и таланты. Разные люди используют разные стратегии для решения сложных проблем. Вы должны использовать любую возможность, чтобы учиться у коллег, чтобы оттачивать свои навыки и изучать новые.

Вот несколько способов учиться у других на работе:

• Обратите внимание на то, как ваши коллеги действуют и реагируют в сложных ситуациях.
• Попросите демонстрацию, если хотите научиться что-то делать.
• Обратитесь за советом, когда вы боретесь или не знаете, как двигаться дальше.
• Попробуйте познакомиться на работе с новыми людьми, которым вы сможете научить вас новым навыкам.
• Спросите своих коллег о вашей работе и попросите их совета по карьере.
• Сеть как в офисе, так и за его пределами.
• Постройте позитивные отношения с коллегами и начальством.
• Используйте людей с высокими достижениями как источник вдохновения.

Результат 2: понять, как поддерживать безопасность и конфиденциальность на работе, и решать проблемы

2.1 Описание цели и преимуществ обеспечения безопасности и конфиденциальности на рабочем месте

• Безопасность информации и данных означает защиту цифровых материалов и конфиденциальных документов от несанкционированного доступа. Компьютерные системы, в которых хранятся данные, должны быть защищены. Информационная безопасность включает в себя как юридические требования к конфиденциальности, так и отраслевые стандарты.
• Сети защищены как технологиями, так и людьми, которые их используют. Знайте, какая информация на вашем рабочем месте является конфиденциальной и у кого есть к ней доступ. Никогда не давайте информацию тем, у кого не должно быть доступа.

• Данные, относящиеся к набору, оплате труда и управлению сотрудниками, являются конфиденциальными и конфиденциальными. Попав в чужие руки, такая информация может быть использована для совершения мошенничества или кражи личных данных.
• Конфиденциальность - признак профессионализма. Сотрудники не должны раскрывать информацию об организации или коллегах без разрешения.

2.2 Общие требования к безопасности и конфиденциальности в организации

Конфиденциальность и информационная безопасность - важные функции любой организации. Утечка информации может привести к проблемам с законом или потере дохода.

Требования к безопасности и конфиденциальности:

• Вся информация должна быть в ее истинном и оригинальном виде, а не подделана или нечестно модифицирована каким-либо образом.
• Организация должна быть готова предоставить доступ к системам, которые хранят, обрабатывают и доставляют информацию нужным людям в нужное время.

Все компании должны иметь свои собственные политики и процедуры в отношении безопасности и конфиденциальности, и все сотрудники должны соблюдать эти политики и процедуры. Закон о защите данных, Закон о правах человека и Закон о правах потребителей регулируют вопросы конфиденциальности и информации на рабочем месте.

2.3 Краткое изложение юридических требований к безопасности и конфиденциальности по мере необходимости

Каждая организация должна внимательно относиться к тому, как они обрабатывают свои данные.

Данные, поступающие в компанию и исходящие из нее, могут быть в любой из следующих форм:

• Электронная почта
• Письма и сообщения
• Бумажные файлы
• Документация по курсу
• Устные разговоры
• Карты памяти и диски
• Компьютерные файлы
• Откажитесь от мусора

Следующее может рассматриваться как конфиденциальный материал, поскольку он содержит личные данные человека:

• Биографические данные и резюме
• Финансовая информация клиентов и сотрудников
• Информация о состоянии здоровья
• Личная информация, полученная в устной беседе
• Именование пользователей услуги во время обучения

Вы должны знать правила обращения с конфиденциальными материалами в своей организации. Некоторые общие рекомендации:

• Имея временный офисный персонал, клиентов и посетителей, то, что важно для их бизнеса, и убедитесь, что временный персонал знает политику компании в отношении конфиденциальности.
• Подумайте, прежде чем брать информацию из офиса, включая компьютеры, карты памяти и бумажные документы.
• Если необходимо раскрыть информацию, раскрывайте только то, что абсолютно необходимо, и не более того.
• Обеспечьте безопасную утилизацию данных и документов.
• Сообщите старшему персоналу, если у вас есть какие-либо сомнения относительно безопасности или конфиденциальности.

Следующее законодательство касается защиты данных и конфиденциальности:

• Закон о защите данных 1998 г.
• Закон о правах человека 1998 г.
• Общий закон конфиденциальности

2.4. Описать процедуры решения проблем, связанных с безопасностью и конфиденциальностью в организации

Каждый сотрудник должен быть осведомлен о правилах и положениях своей организации. Если вы обнаружите, что в вашем офисе происходит что-то, что может быть риском или нарушением, вам необходимо сообщить об этом в соответствующий отдел или начальство.

Процедуры решения проблем безопасности и конфиденциальности в организации следующие:

• Определите потенциальные проблемы.
• Определите потенциальные убытки из-за проблемы.
• Определите возможные профилактические меры.

Результат 3: понимание того, как оценивать, управлять и контролировать риски на рабочем месте

3.1. Описание источников риска в организации, включая здоровье и безопасность

Источники риска включают:

• Несчастные случаи
• Поскользнулся и упал
• Пожар, включая проблемы с электричеством
• Тяжелая атлетика
• Кража со взломом и кража
• Раскрытие личных и ограниченных компьютерных данных
• Несанкционированное использование Интернета

Помните об этих рисках и знайте, к кому в вашей организации следует сообщать.

3.2 Объясните, как оценивать и контролировать риски в организации

• Выявление и оценка потенциальных рисков путем обеспечения наличия проверенных политик и процедур для эффективного управления ими.
• Учитывая, что несчастные случаи могут и будут происходить, имейте наготове план действий с ними, чтобы избежать их перерастания в более серьезные проблемы.

3.3 Описание способов минимизации риска в организации

Аварии и другие проблемы могут произойти и будут. Благодаря гибким структурам и средствам управления вы можете минимизировать риск еще большей катастрофы. Кроме того, будьте в курсе процедур безопасности и технического обслуживания офиса, которые могут минимизировать риск несчастных случаев на работе.

Результат 4: понимание цели сведения отходов к минимуму в деловой среде и процедур, которым необходимо следовать

4.1. Опишите цель и преимущества сведения отходов на рабочем месте к минимуму

Сведите к минимуму отходы на рабочем месте.

• Используйте время эффективно.
• Распределите канцелярские принадлежности с умом и не допускайте краж.
• Экономьте энергию, выключая свет, компьютеры и другие приборы, когда они не используются.
• Перерабатывайте бумагу и другие перерабатываемые отходы.

Эти меры позволят поддерживать порядок на рабочих местах и ​​сэкономить деньги организации.

4.2. Опишите основные причины отходов, которые могут возникнуть в деловой среде

• Выходя из комнаты или офиса, убедитесь, что свет выключен.
• Сведите к минимуму бумажные отходы и чрезмерное использование одноразовых канцелярских принадлежностей. Распечатывайте документы только при необходимости и попробуйте перейти на безбумажную цифровую работу.

4.3. Описание способов минимизации отходов, включая использование технологий и других процедур

• Поддерживайте факсы, принтеры и копировальные аппараты в хорошем рабочем состоянии, чтобы бумага и время не тратились зря, если они сломаются. Заказывайте качественную бумагу, рекомендуемую для офисной техники.
• Измените настройки факса и копира, чтобы они не печатали страницу подтверждения или другую постороннюю бумагу.
• Попросите сотрудников периодически подметать свои столы на предмет излишков ручек, липких этикеток и других принадлежностей.
• Заказывайте только ограниченное количество расходных материалов на короткий период.
• Посоветуйте сотрудникам не брать расходные материалы домой.
• Не делайте лишних копий.
• Организуйте расходные материалы и удалите устаревшие.

4.4 Объясните цель и преимущества утилизации

Переработка - это процесс, с помощью которого отходы превращаются в полезные товары.

• В офисах должна быть действующая программа утилизации, согласно которой бумагу, пластик, стекло и металл можно перерабатывать, а не выбрасывать, а сотрудников следует поощрять перерабатывать как можно больше мусора.
• По возможности, офисы должны закупать канцелярские товары, такие как бумажные изделия, из вторично переработанных материалов, выпускаемых после потребителя.
• По возможности используйте повторно или повторно используйте канцелярские принадлежности, например, повторно используя распечатанные документы в качестве бумаги для заметок.

Переработка отходов:

• Уменьшает количество твердых отходов, тем самым сохраняя природные ресурсы, такие как деревья.
• Помогает уменьшить глобальное потепление и загрязнение.
• Уменьшает размер свалок.
• Помогает сэкономить деньги.

4.5 Описание организационных процедур по переработке материалов и их цели

Для вашей организации важно утилизировать вторичное сырье как для уменьшения воздействия на окружающую среду, так и для того, чтобы показать хороший пример сотрудникам. Каждый офис будет иметь свои собственные процедуры и правила утилизации, которые должны быть доступны через вашего офис-менеджера, в справочнике для сотрудников или на табличках в офисе.

4.6. Опишите способы минимизации отходов за счет регулярного обслуживания оборудования.

• У всех машин есть период, в течение которого они должны пройти техническое обслуживание и сертифицированы для использования. Когда эти проверки выполняются регулярно, машины служат дольше, экономя деньги для организации.
• Машины в хорошем состоянии также потребляют меньше энергии.

Результат 5: Понять процедуры утилизации опасных материалов

5.1 Объясните цель процедур по переработке и удалению опасных материалов

• Если вы работаете в медицинском или научном учреждении или в промышленной среде, вы можете часто контактировать с опасными отходами.
• Если вы не работаете в таком месте, вам все равно придется иметь дело с материалами, которые могут травмировать или заразить вас или ваших коллег. Например, процедуры оказания неотложной первой помощи должны включать протокол безопасного обращения с кровью или рвотой.

Точная процедура будет варьироваться от офиса к офису и будет зависеть от того, с какими типами рисков вы, скорее всего, столкнетесь.

5.2 Описание процедур переработки и утилизации опасных материалов для организации

• Знайте подходящие емкости для любых видов опасных отходов, таких как иглы, бинты или химические отходы.
• В некоторых ситуациях вам может потребоваться сообщить о чрезвычайных ситуациях назначенному лицу или связаться с аварийными службами.

Результат 6: понимание способов поддержки устойчивости в организации

6.1 Объяснять преимущества повышения эффективности и минимизации отходов для организации с течением времени

Надлежащая экологическая практика может снизить затраты компании за счет сокращения использования новых материалов, энергии, воды и упаковки.

• Для экономии энергии выключайте машины и свет на ночь.
• По возможности переходите на энергоэффективные приборы и лампочки. Ищите машины с этикеткой Energy Star.
• Экономьте воду, вкладывая средства в водосберегающую водопроводную систему, устраняя утечки и поощряя сотрудников экономить воду.
• Если вы упаковываете продукты, минимизируйте количество используемой бумаги и пенопласта.

6.2. Описать способы постоянного улучшения методов работы и использования технологий для достижения максимальной эффективности и минимума отходов.

• По возможности переходите с бумажных документов на цифровые, такие как электронная почта или текстовые сообщения.
• Для документов рассмотрите возможность использования облачного хранилища вместо того, чтобы распечатывать файлы. Это будет зависеть от политики вашего офиса в отношении облачного хранилища и цифровой безопасности (не все конфиденциальные документы могут храниться на любой платформе облачного хранения).
• Распечатывайте только окончательную версию документа и редактируйте текст в текстовом редакторе.

6.3 Краткое описание способов выбора источников материалов и оборудования, обеспечивающих наилучшее соотношение цены и качества

Эффективность и долговечность помогают снизить потребление энергии, затраты на запчасти и ремонт, тем самым экономя деньги для организации.