Шесть секретов для более продуктивных встреч

Встречи, в которых я участвовал

Все хотят лучших встреч

Хорошо, мы все были там… мы просто сидели на собрании, что кажется чрезмерным количеством времени, и это казалось колоссальной тратой. Все много говорили, некоторые из них были совершенно не по теме, и неясно, что было сделано на самом деле. Звучит знакомо?

К счастью, есть способы проводить собрания, которые делают их более продуктивными. У продуктивных встреч всегда есть цель, они эффективны в том, как они проводятся, и запланированы на нужное количество времени.

Следующие шесть советов могут помочь изменить вашу следующую встречу:

Хорошие встречи не проходят сами по себе.
Планирование начинается с мыслей о цели.
Всегда есть формальная повестка дня.
Основные правила четко сформулированы и согласованы.
Есть ключевые роли, чтобы встреча не сбивалась.
Есть план действий для последующих действий.

Давайте вместе потратим время, чтобы изучить их более глубоко.

1. Великие встречи не проходят сами по себе

Кому-то нужно дирижировать оркестром, чтобы все играли гармонично, следили за призом, вели спереди… хм, уловили картину? Когда все участники собрания сосредоточены на своей особой роли, нужно назначить одного человека фасилитатором, который уменьшит масштаб, чтобы увидеть общую картину развития дискуссии и направить процесс для эффективного общения.

Хороший фасилитатор помогает участникам плавно двигаться по маршруту и решать проблемы там, где они возникают. Фасилитатор должен хорошо общаться и может быть председателем собрания, одним из участников или сторонним лицом, не участвующим в обсуждениях собрания.

2. Планирование начинается с конечной цели

Задайте себе следующие вопросы:

Чего мы пытаемся достичь, проводя собрание? Каковы желаемые результаты?
Встреча - лучший вариант, или некоторые или все цели могут быть достигнуты с помощью электронной почты или других средств связи?
Кому нужно присутствовать? Как определить правильных участников и нужное количество участников?
Какой уровень подготовки требуется для наилучшего достижения конечного результата?
Какие процессы нам нужно включить в встречу? Например, нужно ли нам подумать о проведении мозгового штурма для генерации новых идей или организовать индивидуальные презентации для более информированного сотрудничества?

Начав с результатов, которых необходимо достичь, вы сможете лучше определить участников и обработать количество времени и подготовительные работы, которые могут потребоваться для эффективной встречи.

3. Всегда есть формальная повестка дня

У наиболее эффективных встреч есть повестка дня, то есть список вопросов, которые необходимо обсудить на встрече. Хотя мы привыкли к повесткам дня, в которых просто излагаются вопросы, подлежащие обсуждению, лучший способ - включить намерение (цель) и желаемый результат каждого пункта повестки дня, чтобы все участники собрания находились на одной странице.

Когда повестка дня создается таким образом, становится более очевидным, когда обсуждение заходит в тупик, завершено или когда, возможно, пришло время двигаться дальше. Формальные цели расскажут участникам, как лучше всего внести свой вклад, а результаты позволят измерить эффективность обсуждения. Это также отличный инструмент для ведущего или председателя, чтобы довести встречу до успешного завершения.

Пример расписания, результатов и целей

4. Основные правила четко сформулированы и согласованы

Соблюдение правильных основных правил может сделать встречи более плавными и менее трогательными. Обычно, когда вы слышите термин «основные правила», вы можете подумать о «телефонах вибрирует», «приходить вовремя» или «применять золотое правило» и т. Д. Это могут быть стандарты, которые применяются чаще всего, но основные правила для плодотворных встреч также должны быть сосредоточены на улучшение коммуникации для большей вовлеченности группы.

Хороший образец основных правил, иллюстрирующих это, взят от Роджера Шварца (Schwarz, 2016). Он перечисляет восемь правил для эффективных встреч: «Излагайте взгляды и задавайте искренние вопросы; делитесь всей соответствующей информацией; используйте конкретные примеры и соглашайтесь с тем, что означают важные слова; объясняйте рассуждения и намерения; сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях; проверяйте предположения и выводы; совместно. разработать следующие шаги; обсудить не подлежащие обсуждению вопросы ".

Эти правила были разработаны, чтобы управлять поведением индивидуальных и групповых дискуссий для более широкого диалога, но они являются лишь примером некоторых протоколов, которые могут повысить позитивное участие. Создание или адаптация вашего собственного набора процедурных и поведенческих норм может регулировать и направлять встречу к более богатым результатам.

Полное понимание каждого основного правила в начале каждой встречи будет важным для участников, чтобы они согласились и попытались соответствовать желаемым стандартам.

5. Назначены ключевые роли, чтобы встреча продолжалась.

На наиболее успешных собраниях есть несколько важных ролей, которые могут быть отведены участникам как двойная роль или внешним лицам. Распределение ролей будет зависеть от продолжительности встречи, количества участников и цели встречи.

Хронометрист

Попросите волонтера следить за временем в соответствии с повесткой дня. Это можно включить в обязанности председателя собрания или фасилитатора, однако, если встреча длительная или ожидается, что она будет сложной по своему характеру, лучше всего будет попросить отдельного волонтера.

Роль хронометриста заключается в том, чтобы предупредить участников, когда время подходит к концу для определенного пункта повестки дня, чтобы группа могла выбрать дополнительное время, если результат не был достигнут, или согласиться двигаться дальше.

Флипчарт / Доска для заметок

Когда кто-то отображает ход собрания на флипчарте или на доске, это дает общее представление о том, как продвигается собрание.

Составление диаграмм вкладов может стимулировать появление новых идей или создать связи между концепциями, которые иначе не могли бы возникнуть. Это также может побудить людей, которые не решаются поделиться, особенно в группе вокальных участников, склонных к самоутверждению. И наоборот, это могло бы также смягчить этих людей, особенно если их склонности проистекают из чувства, что никто не слушает и не принимает их идеи всерьез. Идеи, однажды захваченные, можно ссылаться, если они повторяются.

Заметки на флипчарте должны быть разборчивыми и точно отражать ключевые моменты. Они могут быть представлены или сопровождаться визуальными символами или сокращениями для простоты и быстроты. В конце собрания они могут быть расшифрованы и добавлены к официальным записям или сохранены и использованы в качестве справочных материалов на последующих собраниях.

Заметка о встрече / протокол

Никогда нет гарантии, что вы и другие участники собрания позже разделите такое же понимание того, что было обсуждено или согласовано, независимо от того, насколько короткой или простой могла быть встреча. Заметки или протоколы собрания должны содержать запись важных решений, соглашений, обсуждений и действий.

Поскольку могут быть разные толкования того, что представляет собой «протокол собрания» или «заметки о собрании», рекомендуется заранее предоставить шаблон или согласовать формат.

Лицо, ответственное за запись заметок, может быть участником собрания или внешним лицом, единственной целью которого является создание точной записи собрания.

6. Есть план действий по дальнейшим действиям.

Последний секрет успешных встреч состоит в том, чтобы убедиться, что встреча была больше, чем просто «переговорным». Если есть какой-то элемент, за которым необходимо следить, то он должен иметь назначенный график и ответственное лицо или лиц. Список вопросов, сроки и ответственные лица должны быть составлены и согласованы как часть резюме в конце встречи. Это не должно быть скрыто в протоколе / заметках собрания, но должно иметь отдельный раздел, где на них можно четко указать.

Применение этих советов

Итак, у вас есть шесть простых советов для более ценных встреч. Вы можете быть уверены в более продуктивной встрече, на которой будут применены все или некоторые из этих советов.

Если вы планируете добавить какие-либо из этих предложений к следующему собранию, возможно, вы захотите реализовать их поэтапно, чтобы это не было ошеломляющим изменением для вас или других участников собрания.

Использованная литература:

Шварц, Р. (2016). 8 основных правил для больших встреч. Проверено 23 июля 2019 года.