Понимание процессов хранения и поиска информации

Уильям Бут, через Unsplash

Информационные системы и их особенности

Информационные системы отслеживают, создают, обрабатывают, распространяют и проверяют данные, чтобы помочь повысить эффективность и результативность организации. Некоторые примеры информационных систем включают:

• Система обработки транзакций (TPS): отвечает за обработку бизнес-транзакций. Типы транзакций различаются в зависимости от организации, но некоторыми примерами могут быть размещение заказов, выставление счетов, чековые депозиты, системы расчета заработной платы, системы бронирования и управление запасами. Они помогают поддерживать, складывать, изменять и удалять данные.
• Информационная система управления: помогает в выполнении задач, необходимых для решения проблем и принятия решений. Они помогают управлению, отслеживая производительность, эффективность, учетные и транзакционные данные. Некоторые примеры включают системы управления продажами, бюджетирование, персонал и управление запасами. Эта информация должна быть точной и актуальной.
• Системы поддержки принятия решений: помогает менеджерам в принятии решений. Он использует внутренние и внешние ресурсы для анализа существующей информации и прогнозирования результатов. Они помогают составлять сводные отчеты, прогнозы и графики. Некоторые примеры включают логистические системы и электронные таблицы.
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): владельцы бизнеса используют системы взаимоотношений с клиентами для накопления и отслеживания действий клиентов, включая покупки, дефекты продуктов и запросы клиентов.
• Системы бизнес-аналитики (BIS): предоставляют анализ, который предсказывает будущие модели продаж, суммирует текущие затраты и прогнозирует доходы от продаж.

Правовые и организационные требования к информации

Важно иметь правила, касающиеся безопасности и конфиденциальности информации, поскольку она может содержать конфиденциальные данные, такие как:

• Личные записи
• Записи о заработной плате
• Записи о людских ресурсах
• Финансовые данные

Попадая в чужие руки, эта информация может представлять угрозу для бизнеса и его клиентов или использоваться для совершения мошенничества, дискриминации и других нарушений.

Существуют законы, такие как Закон о защите данных 1998 года, несоблюдение которых может привести к судебным искам.

Выбор информации для хранения

Организации не могут хранить всю полученную информацию. Хранение неправильной или нерелевантной информации бесполезно и занимает ценное пространство, затрудняя получение информации.

При принятии решений о том, какую информацию следует хранить, решение будет зависеть в первую очередь от юридических требований, касающихся каждого конкретного типа информации. Например, в соответствии с требованиями законодательства:

• Учет кадровых ресурсов должен храниться в организации в течение шести лет после увольнения сотрудника на работу.
• Записи о здоровье и безопасности должны храниться постоянно.
• Бухгалтерские записи должны храниться от трех до шести лет, в зависимости от типа организации.

Такая информация, как личные данные, относящиеся к бывшим клиентам, должна быть удалена, когда она больше не используется. Следуя этим руководствам, вы можете гарантировать, что будет сохранена только важная информация, что упростит ее поиск при необходимости.

Маркус Списке, через Unsplash

Обеспечение точности информации

Закон о защите данных 1998 г. налагает на предприятия обязательства обеспечивать точность хранящихся у них личных данных. При необходимости информацию следует всегда обновлять. Вот несколько способов сделать это:

• Использование регулярно обновляемых баз данных и таблиц
• Настройка предупреждений об информации о клиентах и ​​сотрудниках, чтобы гарантировать, что с ними свяжутся при обновлении систем
• Использование внешнего и внутреннего аудита
• Обзор и пересмотр ваших методов сбора данных

Форматирование и своевременная доставка информации

Информация, предоставленная в неправильном формате, должна быть переформатирована перед использованием, что вызывает задержку и создает риск случайного изменения информации. Информация, которая не предоставляется в согласованные сроки, может быть бесполезной, поскольку может не хватить времени для интерпретации данных.

Выбор информации для удаления

Организации устанавливают свои собственные правила относительно того, когда и какая информация может быть удалена. Эти руководящие принципы зависят от типа и размера организации, доступного места в действующей или действующей файловой системе, а также от типа информации.

Неактуальная, устаревшая или неточная информация может быть удалена.

Информация в архивных файлах может быть удалена только по истечении срока их хранения. Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо. Удаление личных данных, когда они больше не нужны, снижает риск того, что они станут неточными, устаревшими или неактуальными.

Решение проблем с информационными системами

Проблемы, которые могут возникнуть в информационных системах, и способы их решения включают:

• Информация хранится некорректно. Например: в неправильном порядке; сохранение ненужных файлов; дубликаты хранятся; и отсутствующие файлы. Способ преодоления этой проблемы заключается в том, чтобы организация установила правила хранения информации, что сделает ее более быстрым и легким извлечением информации при необходимости. Менеджеры должны быть уведомлены, когда информация отсутствует, поскольку это может нарушить законы о защите данных. Еще один способ быть в курсе событий - иметь систему, которая регулярно проверяет и удаляет ненужную информацию.
• Проблемы с компьютерными системами, например вирусы. Об этом необходимо сообщить ИТ-менеджеру или ИТ-специалистам.
• Внутри организаций могут возникать сбои в коммуникации, в результате которых информация не передается правильным способом. Эти проблемы необходимо решать между командой или сообщать менеджеру, если они не могут быть решены немедленно.
• Большинство организаций используют системы обработки транзакций для сбора, хранения, обработки и вывода функциональных возможностей основных операций бизнеса. Информационные системы TPS собирают данные из пользовательских входов, а затем генерируют выходные данные на основе собранных данных. Эти системы используются для обработки сотен транзакций и требуют, чтобы многие пользователи работали с одним и тем же набором данных одновременно. Иногда это приводит к сбою системы. В случае сбоя жизненно важно, чтобы организация имела резервную копию своей системы, чтобы информация не была потеряна. Чтобы транзакция считалась успешной, важно, чтобы правила были установлены и выполнялись шаг за шагом.

Целью хранения информации является то, чтобы она хранилась в безопасной и надежной среде в соответствии с законами о защите данных. Кроме того, по закону организации обязаны хранить определенную информацию.