Что включать в еженедельный отчет о статусе проекта

Введение

Написание еженедельных обновлений статуса проекта может показаться рутинным делом, но это важный инструмент, который помогает руководителям проектов держать проект в рабочем состоянии. Еженедельные отчеты о статусе проекта информируют высшее руководство и команду проекта о статусе проекта, дают вам форум для обсуждения рисков и проблем и дают вам еще одну возможность продолжать настаивать на датах достижения контрольных точек перед всеми. убедитесь, что люди сосредоточены на них. В этой статье рассматриваются важные элементы, которые вы должны включать в каждый еженедельный отчет о состоянии проекта.

Простой зеленый, желтый или красный индикатор стоп-сигнала может очень быстро сообщить многое о статусе проекта.

Государственный департамент США

Статус стоп-сигнала

Состояние стоп-сигнала - это зеленый, желтый или красный индикатор. Зеленый цвет означает, что проект идет по графику и нет проблем. Желтый означает, что есть надвигающиеся риски, которые, если их не устранить, окажут определенное влияние либо на график проекта, либо на бюджет проекта. Красный цвет указывает на то, что проект испытывает серьезные проблемы, и влияние на объем, сроки или бюджет неизбежно. После обращения к проекту, который находится в красном статусе, вам необходимо изменить базовую линию проекта, после чего вы можете вывести его из статуса красного светофора.

Обновление статуса

Раздел обновления статуса - это краткое выписанное резюме, показывающее, где сейчас находится проект. В идеале это должно быть ограничено несколькими предложениями с высокими нотами. Как правило, это покажет, где находится команда в отношении достижения следующей вехи проекта. В качестве альтернативы, если проект в настоящее время переживает серьезную неудачу, это хорошее место, чтобы сообщить об этом, чтобы он попал в поле зрения высшего руководства. Кроме того, если ваш проект состоит из нескольких этапов, включите краткое обновление статуса, связанное со статусом каждой фазы или ключевой части проекта.

Включение основных этапов проекта и связанных с ними дат дает каждому возможность установить флажки высокого уровня, чтобы убедиться, что проект идет по плану.

Новости Project Accelerator

График вехи

Вехи - это важные даты, которые критически важно выполнить команде проекта во время разработки проекта. Например, вехой может быть демонстрация того, над чем вы работаете, для инвесторов или ключевых заинтересованных сторон или ожидаемая дата завершения. Вам необходимо называть контрольные даты в еженедельном отчете о статусе проекта, чтобы гарантировать, что и основные заинтересованные стороны проекта, и команда проекта не упустят их из виду.

В полете и предстоящие работы

Включите в еженедельное обновление статуса проекта раздел, в котором будет представлена сводная информация о том, над чем сейчас работают члены проектной группы и к какой работе они будут переходить после этого. Вы сможете почерпнуть эту информацию из графика проекта и иерархической структуры работ. Это также помогает контролировать менеджера проекта, поскольку заставляет его общаться со всеми, чтобы проверить, над чем они работают и какие задачи они будут выполнять дальше. Это также дает членам проектной группы еще одну возможность выдвигать любые проблемы, с которыми они сталкиваются, или риски, которые находятся на горизонте.

Риски и проблемы

Последние, но все же важные разделы, которые необходимо включать в еженедельный отчет о состоянии проекта, относятся к рискам и проблемам. Раздел, посвященный рискам, должен четко обозначать все потенциальные риски для проекта, который вы видите на горизонте, и план, который вы должны сделать для снижения этих рисков в случае, если они станут проблемами. Это не точная наука, и нет способа быть готовым ко всему, но вы хотите убедиться, что вы определили все, что можете, и что у вас есть приблизительное представление о том, как вы будете контролировать это, если это станет вопрос. В разделе проблем должны быть перечислены все проблемы, возникающие в настоящее время в рамках проекта, и действия, которые предпринимаются для их решения.