«Работа в деловой среде»: личное заявление (экзамен по бизнесу и администрированию nvq)

Цель и преимущества уважения и поддержки других людей на работе

Принадлежность к команде заставляет меня чувствовать себя частью чего-то большего, чем я. В среде, ориентированной на команду, я понимаю миссию и цель своей организации, я способствую общему успеху организации, работая с другими членами. У меня может быть определенная должностная функция и я принадлежу к определенному отделу, но даже помимо этого я буду работать с другими, чтобы внести свой вклад в общие цели и успех организации.

Чтобы работать в команде или в организации, мне нужно научиться уважать других людей на работе и поддерживать других людей на работе. Мне нужно знать, чем занимается организация, какова структура организации и почему были созданы каждая команда и отдел, что они делают и как они вносят свой вклад. Каждая команда и каждый человек должны понимать, где их работа вписывается в общий контекст организации.

Когда работа выполняется коллективными усилиями, а не отдельными людьми, выполняющими задачи, организация может процветать, потому что работа будет завершена вовремя и в рамках бюджета. Чтобы построить хорошую командную работу, члены команды должны общаться друг с другом и поддерживать друг друга. Эта связь учит нас разделять рабочие цели и планировать задачи, а также помогает каждому развиваться как личности. Работая в команде, мы можем определить слабые и сильные стороны друг друга. Это приводит к предоставлению и получению обратной связи для улучшения своей работы.

Я работаю в разнообразной рабочей среде, и я встречаю разных людей с разными характерами и из разных культур. Как организация и как команда я должен уважать и ценить каждого человека, независимо от расы, обычаев, убеждений, внешнего вида и т. Д. Когда разные люди работают вместе, они объединяют различные навыки, таланты и опыт. Это помогает команде и организации работать с максимальной отдачей.

Прежде чем судить кого-либо, я должен встать на его место, чтобы четко понять, что чувствует этот человек. Так я буду смотреть на вещи с точки зрения этого человека. Я всегда думаю о том, как бы я себя чувствовал, если бы оказался в ситуации этого человека. Мне нужно уважать их потребности, их культурные ценности и расовые различия при разрешении любых разногласий. Таким образом я заставляю человека чувствовать себя важным и показываю ему, что я забочусь о нем, и я здесь, чтобы поддержать его всеми возможными способами. Я заставляю их чувствовать себя ценными, слушая их и поддерживая их симпатии и интересы, ценю их потребности и уважаю конфиденциальность информации там, где того требует ситуация.

Я также многому учусь у людей, когда работаю в разнообразной среде. Я прошу наблюдения и руководства, когда мне нужна поддержка. Я также понимаю важность построения отношений на работе с коллегами и начальством и использую других людей как источник вдохновения.

Обеспечение безопасности и конфиденциальности на работе

Информационная безопасность означает защиту информации и информационных систем от несанкционированного доступа, использования, раскрытия, нарушения, модификации или уничтожения. Информационная безопасность связана с конфиденциальностью, целостностью и доступностью данных независимо от того, представлены ли данные в электронной, печатной или других формах.

Конфиденциальность важна по разным причинам. Данные, относящиеся к набору сотрудников и управлению ими, автоматически становятся конфиденциальными. Кроме того, в моей организации мы имеем дело с огромным количеством конфиденциальных данных наших клиентов. Все они хранятся в шкафах и на серверах организации. Если данные попадут в чужие руки, эта информация может быть использована для мошенничества, дискриминации и других нарушений.

Каждая организация должна внимательно относиться к обработке и уважению данных, которые проходят через их руки.

Ниже приведены юридические требования и передовая практика:

• Закон о защите данных 1998 г. (разработан для защиты сбора, хранения и использования личных данных).

• Закон о правах человека 1998 г.

• Общий закон конфиденциальности

Конфиденциальность - долг каждого. Персонал всегда должен свободно обсуждать со своими руководителями или руководителями, что это означает в повседневной работе с любыми материалами. Кроме того, все сотрудники должны знать, каковы правила для той отрасли, в которой они работают, и знать, как на своем рабочем месте иметь дело с предполагаемыми рисками и нарушениями.

Обеспечение безопасности деловой среды

При работе в организации, на предприятии или в любой рабочей среде очень важно соблюдать меры безопасности и правовые процедуры. Каждая организация имеет собственную конфиденциальную информацию, и необходимо позаботиться о защите этих документов от общественности, иначе это приведет к катастрофическим последствиям. Имущество должно быть защищено замками, которые могут открываться только уполномоченным персоналом. В нашей организации есть безопасные замки, которые могут открыть только сотрудники организации с помощью своей карты. Комнаты менеджеров охраняются цифровыми замками. Вся конфиденциальная информация и файлы хранятся в шкафах, к которым имеют доступ только сотрудники.

Входная дверь в офисы закрывается на замки, которые можно открыть, проведя карточкой. Кроме того, при управлении организацией все сотрудники соблюдают все юридические требования, касающиеся использования конфиденциальной информации и защиты данных клиентов. Также подписываются контракты на любые услуги, которые предоставляются и запрашиваются, с указанием всех юридических требований и результатов, если продукт или услуга неудовлетворительны.

Ожидается, что сотрудники, работающие в организации, будут иметь при себе удостоверение личности, в котором указаны их имя, должность и название организации вместе с их фотографией. Также все сотрудники должны следить за тем, чтобы неопознанные, посторонние лица или лица, не являющиеся сотрудниками, не входили в здание без причины. Любые посетители, входящие в здание, должны расписаться в журнале регистрации на стойке регистрации и выйти из него, когда они покидают помещение. В каждом офисе ведется учет всего имущества - офисного оборудования, мебели и любых предметов, принадлежащих организации, вместе с марками и моделями. Каждое оборудование снабжено уникальными кодами, которые наносятся на оборудование вместе с названием организации и номером телефона. Все неиспользуемые или конфиденциальные предметы (например, ноутбуки) надежно заперты.

Любые предметы, взятые сотрудниками, например ноутбуки, проекторы и т. Д., Подписываются при получении и возврате. Ценности сотрудников должны быть постоянно надежно заперты. Следует проявлять осторожность, чтобы избежать краж в офисе в нерабочее время, поэтому всегда следите за тем, чтобы все ценные вещи и конфиденциальная информация были надежно заперты. Обо всех недостающих или, по вашему мнению, предметах необходимо сообщить менеджеру офиса. Также вы должны сообщать в полицию о краже и любых подозрительных действиях и принимать необходимые юридические меры.

Конфиденциальные документы не следует просто выбрасывать. Перед утилизацией их необходимо измельчить.

Инциденты, связанные с конфиденциальностью

Что касается конфиденциальности и безопасности моей работы и файлов, с которыми я работаю, я очень внимательно отношусь к ситуациям и документам. Я запираю всю конфиденциальную информацию и документы, касающиеся сотрудников и клиентов, в запертом шкафу. Кроме того, конфиденциальные файлы, которые хранятся на жестком диске, защищены паролем, поэтому любой, у кого есть доступ к общему диску, не сможет открыть документы. Это было результатом проблемы, с которой я столкнулся в прошлом году. _________________ (удалено в целях конфиденциальности) сохраняются на общем диске, к которому имеют доступ другие коллеги. Я не сохранял их в папке «Мои документы», которая является личной, так как моему руководителю также требовался доступ к этим файлам. Я обнаружил, что сотрудник пытался открыть документы из папки, в которой все _____________ (удалено в целях конфиденциальности) были спасены. После этого инцидента я обсудил со своим менеджером, что произошло, как это повлияло на организацию, конфиденциальность информации о других сотрудниках, и объяснил ей, как это повлияет и на всех остальных членов команды. Затем мой менеджер спросил, что можно сделать, я предложил защитить паролем все конфиденциальные файлы. С тех пор все конфиденциальные файлы, независимо от того, где они хранятся, защищены паролем, и пароль предоставляется только заинтересованному лицу, имеющему разрешение на открытие файлов.

Техническое обслуживание оборудования

В офисе мы всегда имеем дело с принтерами, факсами и файлами, которые необходимо переработать. Пустые картриджи с тонером и ленты для факсов могут вызвать опасные последствия из-за присутствующих в них химикатов. Это касается вопросов здоровья и безопасности. Поэтому их отправляют в зону, где опасные отходы оставляют для утилизации, и компания по сбору отходов собирает их каждый месяц. Кроме того, все коробки и крышки, в которых поступают тонеры, картриджи и канцелярские принадлежности, утилизируются в соответствующих контейнерах, чтобы избежать проблем со здоровьем и безопасностью.

Я также убеждаюсь, что все оборудование, такое как принтер, факс и компьютеры, находится в хорошем рабочем состоянии. Если возникают какие-либо проблемы с ИТ, я записываю звонок в службу поддержки ИТ и отслеживаю любые задержки, указывая справочный номер обращения.

Приложение: «Отчетные данные»

Этот конкретный ответ ниже был добавлен сюда, поскольку были запросы от двух кандидатов. Это никоим образом не связано с приведенным выше личным заявлением.

Ливингста

Опишите способы представления данных, чтобы

а) Соответствует согласованным целям и задачам

б) является точным и свободным от предвзятости

Данные - это группа информации, которая используется для различных целей, таких как анализ, оценки, а также для достижения определенных результатов или выводов. Отчетность по данным - это процесс, при котором данные извлекаются из источника или многих источников, а затем преобразуются в формат, который можно использовать для определенной цели. Обычно они представлены в виде отчета в виде таблиц, диаграмм, статистики, графиков или электронных таблиц и т. Д. Эти данные могут использоваться для принятия важных решений внутри организации или с внешними организациями. Таким образом, отчет о данных должен быть подготовлен таким образом, чтобы он отвечал целям и задачам требования, а также должен быть точным и свободным от предвзятости, поскольку качество данных очень важно.

Способы представления данных для соответствия согласованным целям и задачам:

Всегда проверяйте, что собранные вами данные служат цели отчета, который вы собираетесь подготовить.
Убедитесь, что отчет составлен в согласованном стиле и формате и может быть легко понят вовлеченным людям.
Убедитесь, что требуется подробный или обобщенный отчет, и подготовьте отчет соответствующим образом.
Сделайте язык максимально простым, если отчет будет распространяться среди широкой аудитории; Опять же, это зависит от цели отчета и от того, чего вы пытаетесь достичь или сообщить.
Убедитесь, что отчет имеет согласованную / приемлемую структуру и соответствует ли его содержание целям и задачам организации. Короче говоря, он должен иметь логическую структуру, с четкими идеями и быть хорошо организованным.
Разместите данные ясно и аккуратно в разных разделах с примечаниями или пояснениями, где это необходимо.
Лучше не называть людей в отчете.
Заключительная часть должна содержать результаты вашего исследования или анализа.
Включите рекомендации, если таковые имеются.
Всегда полезно с самого начала подвести итог тому, о чем идет речь, его цели и о том, что обсуждается. Вы также можете указать причину создания этого отчета. Вы можете упомянуть его ограничения, если таковые имеются, и предложить области для улучшения.

Способы представления данных, чтобы они были точными и свободными от предвзятости:

Никогда не делайте никаких предположений на основании данных или выводов, поскольку это может представлять угрозу для функционирования организации.
Проверьте грамматику, правописание и точность используемых цифр, поскольку эти отчеты отражают качество организации. Если есть какие-либо вычисления, дважды проверьте их, чтобы увидеть, нет ли ошибок. Всегда лучше пройти через другого человека или двух для обзора, чтобы избежать грамматических или числовых ошибок.
Не располагайте повторяющейся или несущественной информацией.
Вы должны быть очень конкретными в своем отчете, используя точные, ясные слова и цифры, чтобы в нем не было предвзятости.