Оглавление:
- Системы быстрой и простой обработки квитанций
- 1. Выберите систему
- Связующие
- Плюсы и минусы использования связующих
- Папки с файлами
- Плюсы и минусы использования файловых папок
- Расширение файлов
- Плюсы и минусы использования расширяющихся файлов
- Цифровые файлы
Эти простые шаги помогут вам упорядочить чеки.
VirginiaLynne CC-BY через Hubpages
Системы быстрой и простой обработки квитанций
Вы тратите слишком много времени на поиски квитанции о возврате товара? Готовы ли вы к уплате налогов, или вам сложно успеть к 15 апреля? Если вы похожи на меня, у вас может возникнуть соблазн просто позволить квитанциям накапливаться до тех пор, пока они не превратятся в несортированный беспорядок. Вот почему лучший способ организовать чеки - сохранить вашу систему:
- Просто запомнить.
- Быстрая подача документов.
- Легко найти то, что вам нужно.
Помня об этих трех целях, вы сможете использовать следующие четыре простых шага для создания системы, которая будет работать на вас.
1. Выберите систему
Нет идеальной файловой системы. Вы всегда должны взвесить стоимость наличия подробной системы, которая упрощает поиск квитанций, и времени, необходимого для их подачи. Вот четыре разные системы с плюсами и минусами каждой.
Binder System for Receipts немного сложнее, но помогает быстро находить нужные вещи. Используйте карманные индексные разделители для хранения меньших чеков.
VirginiaLynne CC-BY через HubPages
Связующие
С помощью подшивки с учетными карточками для разделения типов квитанций вы легко найдете то, что вам нужно. Эта система лучше всего подходит для людей, которые часто возвращаются и смотрят квитанции, потому что вы можете легко перелистывать назад и вперед по разным разделам, а также потому, что скоросшиватель поддерживает порядок документов. Если вы всегда храните новые документы в начале или в конце раздела, вы можете быстро просмотреть чеки в хронологическом порядке.
Я использовала эту систему для организации квитанций родителей моего мужа, когда он опекал их, потому что от нас требовалось регулярно составлять отчеты об их доходах и расходах, а мне нужно было легко находить квитанции.
Плюсы и минусы использования связующих
- Требуется больше всего времени для подачи
- Самый простой способ хранить файлы в порядке месяца.
- Лучше всего подходит для квитанций, к которым нужно часто обращаться
- Аккуратно и легко хранить на книжной полке.
- Ограничено размером ноутбука, или вы можете использовать более одного.
Папки с файлами работают быстро, легко и расширяются.
VirginiaLynne, CC-BY, через HubPages
Папки с файлами
Система файловых папок - самая простая и быстрая в использовании система, поэтому у вас больше шансов сохранить порядок. После 6 месяцев отставания в заполнении моей записной книжки для семейных квитанций я наконец решил вернуться к папкам с файлами. Я кладу незаполненные бумаги впереди и обычно кладу их на место, когда эта передняя часть заполнена, или примерно раз в месяц.
Подсказка: храните документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся позже, в одном файле. Я помещаю всю свою налоговую информацию, включая благотворительные взносы, в один файл.
Плюсы и минусы использования файловых папок
- Недорого и просто.
- Просто нужны папки с файлами и картотечный шкаф или ящик.
- Быстро в файл.
- Возможность расширения до любого размера и количества файлов.
- Бумагу найти сложнее, чем Notebook System.
VirginiaLynne, CC-BY через HubPages
Расширение файлов
Для небольшого организационного проекта возьмите расширяющийся файл, в котором есть разделы и вкладки. Если вы студент и у вас всего несколько типов квитанций, или если вы хотите систематизировать квитанции по проекту, например, по проекту ремонта дома, это отличный способ сделать это. Я также использовал эту систему для всей бумажной работы по нашему усыновлению, и я часто использую небольшой расширяющийся файл для планов на отпуск.
Плюсы и минусы использования расширяющихся файлов
- Хранит все в аккуратном портативном файле.
- Отлично подходит для организации квитанций, которые нужно хранить постоянно.
- Подходит для небольших партий бумаг.
- Портативный.
- Не работает для большого количества бумаг.
Цифровые файлы
Я начинаю отказываться от бумаги, и вы тоже можете. Многие компании хотят, чтобы вы отказались от бумажных документов, и могут дать вам за это бонус. Теперь в некоторых магазинах, таких как Home Depot, вы можете получать квитанцию по электронной почте, а не на бумаге. Кроме того, вы можете сканировать, чтобы делать снимки нецифровых чеков. Однако вам все равно нужно будет помнить:
- Организуйте цифровые файлы: не просто сбрасывайте все свои квитанции в один файл, потратьте некоторое время на создание групп файлов и не забудьте пометить каждую из своих квитанций по мере ее создания, иначе у вас будет головная боль от необходимости открывать каждую, когда вы пытаетесь что-то найти.
- Резервное копирование: компьютерные вирусы или компьютерные сбои могут повлиять на вашу систему, поэтому убедитесь, что у вас есть квитанции на компьютере, на котором есть облачная резервная копия, например Carbonite.
Цифровые квитанции могут избавить от головной боли при подаче документов, но только если вы будете осторожны. Вы должны быть уверены, что действительно загрузили квитанции любых важных отчетов, которые могут вам понадобиться позже, поскольку многие компании хранят только 12-месячный отчет о квитанциях ваших отчетов. Например, когда я подал заявку на расширенную гарантию на кредитную карту на сломанную посудомоечную машину, мне потребовалось наше первоначальное заявление, сделанное 15 месяцев назад. Его не было в наличии