Объяснение 4 этапов эффективной встречи

Фото rawpixel.com через Unsplash

Почти в каждом эпизоде американской версии «Офиса » причудливый Майкл Скотт из Стива Карелла водил своих сотрудников в конференц-зал на встречу, которая начиналась плохо, ни к чему не приводила и обычно заканчивалась угрозой увольнения, физической травмы или нежелательной встречи. объятие. В реальной жизни собрания на рабочем месте (а на самом деле собрания где угодно - церковь, внеклассные занятия или даже встреча с семьей) могут казаться одинаково произвольными и неудобными. Если цель состоит в том, чтобы провести мозговой штурм и в конечном итоге найти решения, то собираться за столом в зале заседаний или собирать 40 сотрудников с помощью Zoom без определенного направления - все равно что прыгать в парусной лодке без парусов. Вы серьезно никуда не денетесь.

Следуйте этим шагам для улучшения встреч, которые начинаются и заканчиваются хорошо с большим прогрессом между ними.

Советы для эффективной встречи

Выберите время и место, которые не будут отвлекать участников. Встреча за час до обеда в офисе напротив кафетерия будет совершенно неинтересна для посетителей.
Если вы можете провести собрание виртуально, сделайте это. Больше нет причин просить людей перенести свой рабочий день, чтобы встречаться в одном месте.
Убедитесь, что ваша цель имеет твердую и определенную цель. Встреча для обсуждения способов урезания бюджета на следующий квартал недостаточно узкая. Сделайте тему «Решаем, на какие три вещи нам не нужно тратить деньги в следующем квартале».
Приглашайте только тех, кто имеет отношение к теме встречи. Обычно люди не любят ходить на собрания, поэтому не заставляйте приходить никого, кто не нужен для решения проблемы.
Создайте основные правила до начала собрания и убедитесь, что у всех участников есть копии - универсальное основное правило - «не мешать друг другу».
Отправьте последующие электронные письма в течение 24 часов после встречи, подтверждающие и принятые решения, а также тех, кто будет выполнять определенные роли в этих решениях.

4 этапа эффективных встреч

Первое, что нужно понимать при проведении эффективных встреч, - это то, что они не сходятся вместе волшебным образом, когда вы входите в душный конференц-зал. Как и в любом отличном мероприятии, здесь есть элемент планирования и подготовки, без которого настоящая встреча совершенно бессмысленна.

Четыре этапа эффективных встреч:

Подготовка. Пришло время действительно определить, о чем ваша встреча. Это мозговой штурм о том, как лучше использовать летних стажеров? Вы пытаетесь решить, на что потратить лишние деньги в бюджете арт-отдела? Правильно сформулированная основная тема обсуждения является ключом к успеху встречи, потому что участники хотят чувствовать, что это дополнительное время, отведенное от их рутины, того стоит.
Встреча. Во время встречи, вы будете уверены, что по повестке вы сформированная при р репарации , так что все основные тезисов воспитаны, и каждый получает возможность внести свой вклад вклада без поднятия темы, делая встречу больше, чем это необходимо быть.
Закрытие. За несколько минут до запланированного завершения собрания вы завершите обсуждения, при необходимости установите время для следующего собрания и рассмотрите возможность для участников связаться с вами с любыми дополнительными вопросами.
Следовать за. Последующие действия так же важны для качества встречи, как и этап подготовки. Здесь вы закрываете все пробелы и сводите концы с концами, чтобы убедиться, что решения, принятые во время встречи, выполняются должным образом.

Из всех этапов встречи больше всего времени должна занимать подготовка. Устройтесь в тихой обстановке и наметьте, чего вы хотите от предстоящей встречи, сосредоточившись только на том, что поможет реализовать улучшения.

Фото Алехандро Эскамиллы через Unsplash

Подготовка к эффективной встрече

Определите цель встречи

Здесь мы находимся на самом важном этапе планирования встречи - решаем, почему вы встречаетесь. Чтобы определиться с целью встречи, в первую очередь задайте себе два простых вопроса:

Какой вопрос нужно решить?
Почему нужно решать проблему?

Ответы на эти вопросы и станут целью встречи.

Выберите лучшее время и место

Подумайте о времени и месте, которые будут способствовать мозговому штурму и открытому обсуждению, а также о том, какая обстановка лучше всего подходит для размера вашей группы.

Если вы выберете удаленное расположение, вы можете использовать службу видеочата, такую как Zoom, простой конференц-звонок или даже обсуждение в чате через службу обмена сообщениями. Огромным преимуществом удаленных собраний является то, что время может быть более гибким, так как участники могут просто присоединиться через свой телефон, где бы они ни находились.

Если вы решите встретиться лично, подумайте о том, чтобы выбрать время, когда животики не будут урчать, а глаза не будут смотреть на часы. Встреча прямо перед окончанием работы или прямо перед обедом, вероятно, плохая идея.

Создать повестку дня

Затем вам нужно будет создать повестку дня. Повестка дня, которую иногда называют «дорожной картой», будет направлять встречу и помогать вам, как проводнику, и всем остальным участникам, следить за тем, где вы находитесь и куда должны идти.

Хорошая повестка дня встречи будет включать:

Темы, которые необходимо обсудить
Ключевые темы для обсуждения, относящиеся к каждой конкретной теме
Определенное время начала и окончания встречи
Место для вопросов до окончания времени

Повестка дня может выглядеть примерно так:

Расписание встреч

15:00 Начало встречи

3: 00–3: 05 Представление участников и темы

3: 05-3: 20 Обсуждение темы и темы для обсуждения

3: 20–3: 30 Вопросы

15:30 Завершение встречи

Конец: 15:30

Основная тема беспокойства: где поставить новые торговые автоматы?

Будет установлено три новых торговых автомата - два для закусок и один для напитков.
Должны ли все торговые автоматы быть расположены в одном месте или по всему зданию?
Кодекс пожарной безопасности гласит, что торговые автоматы нельзя располагать возле выходов из здания.

Пожалуйста, напишите на [email protected] до 28 июня с дополнительными вопросами и проблемами.

Эта повестка дня работает, потому что она устанавливает четкие ориентиры для пути встречи. Распечатайте свою повестку дня и раздайте ее каждому участнику в начале собрания или по электронной почте заранее, чтобы у всех была возможность ознакомиться с повесткой дня и вернуться к ней на протяжении всей встречи. Также неплохо разместить его везде, где вы встречаетесь, чтобы он всегда был перед вами и участниками во время обсуждения.

Выберите и пригласите участников на собрание

Решите, кто должен быть на встрече и почему
Отправляйте запросы участникам по электронной почте, текстовым сообщениям или другим формам профессионального общения.

Установить основные правила

Границы помогают поддерживать функционирование общества в основном в гражданском состоянии. Думайте о своей встрече как о мини-обществе и установите некоторые границы, называемые Основными правилами. Чтобы установить основные правила для эффективной встречи, будьте конкретны и устраняйте возможные отвлекающие факторы, например:

Технологии. Можно ли использовать телефоны и компьютеры во время собрания?
Уважение к другим участникам. Не рекомендуется перебивать, громко разговаривать друг с другом или слишком долго.
Перерывы. Если собрание будет долгим, будут ли какие-то перерывы, и когда и где членам следует ожидать встречи?

Цели основного правила

Основные правила должны быть конкретными и обеспечивать, чтобы у всех присутствующих на собрании была возможность участвовать в продуктивной среде.

Назначьте критические роли

Как и любой хорошо отлаженный механизм, успешная встреча требует большего, чем проводящий ее человек. Вам нужно будет назначить три важных ролика в рамках собрания, чтобы оно продолжало работать от начала до конца.

Фасилитатор

Фасилитатор следит за ходом встречи, обеспечивает соблюдение основных правил и помогает участникам вернуться к цели встречи, если беседа отклоняется от темы.

Хронометрист

Хронометрист будет отслеживать определенное время начала и окончания собрания, периодически напоминая участникам, сколько времени прошло и сколько времени осталось.

Рекордер

Диктофон записывает идеи, высказанные во время встречи, и обязательно запрашивает разъяснения, если разговор становится запутанным, чтобы вся записанная информация была полезной и могла использоваться в качестве эффективного справочника после встречи.

Приобретайте и систематизируйте материалы

Решите, какие материалы необходимы для встречи, и соберите их до времени встречи. Итак, если вы будете использовать ноутбук, убедитесь, что он не начнет обновляться только в середине собрания, и если вы ожидаете, что все будут делать заметки, возьмите достаточно ручек и блокнотов, чтобы их можно было передать. Если вы планируете представить данные, найдите время, чтобы создать несколько визуальных элементов, подтверждающих ваши цифры.

Приходите на встречу, чтобы обсудить один или два четко определенных вопроса. Слишком много обсуждений может помешать истинному прогрессу и привести к неактуальной дискуссии.

Фото Тима Гоу через Unplash

Встреча

Введение

Проведите краткое введение, чтобы познакомить всех участников собрания друг с другом, затем сформулируйте цель собрания и ознакомьтесь с основными правилами, чтобы у всех было четкое представление о том, как будет проходить собрание.

Укажите цель встречи

Обсудите цель встречи, почему вы все здесь и чего надеетесь достичь (чтобы прийти к единодушному решению относительно наилучшего места или мест для трех новых торговых автоматов).

Просмотрите повестку дня

Для личных встреч раздайте распечатанные копии повестки дня, включающие темы для обсуждения, темы для обсуждения, а также время начала и окончания.

Для удаленных собраний дважды проверьте, что все были отправлены и имеют доступ к повестке дня, прежде чем начать. Дайте участникам дополнительную минуту, чтобы они могли поднять ее перед тем, как углубиться в обсуждение.

Установите время, чтобы завершить встречу и придерживаться его. Ваши сотрудники и коллеги оценят вашу решительность. Поощряйте всех присылать вам по электронной почте любые дальнейшие вопросы, чтобы никто не чувствовал себя оставленным без дела.

Фото Эдера Посо Переса через Unsplash

Закрытие собрания

Заключение

Даже если собрание проходит очень хорошо и у всех появляются отличные идеи, важно придерживаться окончательного времени окончания, установленного в начале собрания. Если есть что еще обсудить, это можно сделать на последующем этапе.

Для плавного закрытия:

В конце собрания дайте участникам несколько минут, чтобы они могли задать вопросы и ответить на них.
Решите, достигнуто ли решение или оно будет обсуждаться снова на следующей встрече.
Если решение было достигнуто, создайте план действий с конкретным графиком.
Если решение не было достигнуто, придумайте другое время встречи, которое состоится в ближайшем будущем.

Создание плана действий

Когда пришло время создать план действий, вам нужно будет включить следующие элементы:

Решение. Решение состоит в том, чтобы переместить все три торговых автомата в одно центральное место, с автоматом по продаже напитков посередине, чтобы их было легко найти, а все закуски можно было купить в одном месте.
Как реализовать решение. Для реализации этого решения машины будут перенесены на участок холла напротив ванных комнат.
Кто будет участвовать в реализации решения и их конкретные роли. Джеки свяжется с поставщиками, чтобы сообщить им, где должны быть установлены машины, а Хуан встретит их в день установки, чтобы убедиться, что машины установлены в надлежащем месте.
График процесса решения. Джеки позвонит поставщикам в понедельник утром и сообщит информацию и назначит дату установки, в то время как Хуан свяжется со своим менеджером, чтобы попросить отгул от своих обычных утренних дел для встречи с поставщиками.

В течение одной недели после встречи свяжитесь с участниками по электронной почте, чтобы уточнить любые вопросы и решить проблемы, которые возникают после встречи. Держите каналы связи открытыми, чтобы получить от встречи максимальную пользу.

Фото Эндрю Нила через Unsplash

Следовать за

Отправить дополнительные электронные письма

Сохраняйте динамику встречи после ее завершения, отправляя заметки диктофона участникам встречи в последующем электронном письме. Напомните всем об обязанностях Джеки и Хуана и убедитесь, что у всех есть ваша контактная информация, если возникнут какие-либо проблемы или вопросы.

Отправить индивидуальные последующие электронные письма

Для тех, кто выбран для выполнения определенных обязанностей по внедрению решения, отправьте электронное письмо, чтобы узнать о ходе выполнения и обсудить любые проблемы, которые могут помешать графику. Убедитесь, что Хуан получил разрешение от своего менеджера на перерыв для встречи с поставщиками, и еще раз проверьте в понедельник днем, когда Джеки связалась с поставщиками, чтобы подтвердить время и место установки.

Следование этим простым рекомендациям для краткой и высокоэффективной встречи поможет вам и вашим коллегам быть в курсе всех проблем, не отвлекаясь от них.