Как бороться с кражами сотрудников

Как бороться с кражами сотрудников

Автор

Кража сотрудников: это может случиться с вами

Если вы владелец малого бизнеса, доверять своим сотрудникам необходимо и рискованно. С одной стороны, вам нужны люди, которые могут помочь вам во всех аспектах ведения бизнеса, от взаимодействия с клиентами и клиентами до работы с поставщиками, приема платежей, бухгалтерского учета, отслеживания расходов и складирования полок. Однако даже некоторые сотрудники с впечатляющими резюме и отзывами могут быть нечестными. Когда такой сотрудник отвечает за прием платежей, покупку товаров, связанных с бизнесом, и / или за балансирование счетов, соблазн увести деньги с вашего бизнеса может быть слишком велик. Некоторые сотрудники умеют скрывать свои воровства, а другие просто занимаются мошенничеством.

Статистика краж сотрудников удивительна, если не шокировать.

В 2011 году исследование Национальной федерации розничной торговли показало, что потери в результате краж сотрудников, краж в магазинах, ошибок в оформлении документов и мошенничества с поставщиками составили 34,5 миллиарда долларов, или 1,41 процента розничных продаж. Из этой суммы 43,9% были связаны с кражами сотрудников. значительно больше, чем кражи в магазинах (35,7%).

В то время как некоторые кражи сотрудников можно отнести к категории относительно небольших (кража канцелярских принадлежностей, использование оборудования компании в личных целях), более значительные потери возникают из-за фальсификации учетных записей рабочего времени, кражи конфиденциальной деловой информации, такой как списки клиентов, а также проверки счетов и записей, чтобы вложить больше денег в кармане сотрудника.

К сожалению для этого автора, я обнаружил, что доверенный сотрудник, который работал с моей юридической фирмой с момента ее открытия, переплачивал себе как заработную плату, так и использовал бизнес-кредитную карту для самых разных личных покупок в течение 5-месячного периода в 2019 году. Она была моей единственной сотрудницей, и я работал с ней, когда мы оба работали в другой компании годом ранее. Эта служащая отвечала за прием клиентов, начисление заработной платы (для нас двоих), дебиторскую задолженность, а также выполняла функции моего секретаря и помощника юриста. У нее был доступ как к кредитной карте компании, так и к текущим счетам компании. Сотрудник также создал, по моей просьбе, наши услуги по расчету заработной платы, веб-сайт, рекламу и маркетинг. Она неоднократно говорила мне: «Я хочу, чтобы вы могли сосредоточиться на юридической практике - обо всем остальном я позабочусь».Эти слова стали преследовать меня, поскольку кража ее сотрудника обошлась мне чуть более чем в 20 000 долларов за пять коротких месяцев.

Пять признаков кражи сотрудников

Что делать, если вы обнаружили или подозреваете в краже сотрудника

1. Если вы не застали сотрудника на месте преступления (см. № 7 ниже), немедленно сообщите о предполагаемой краже в свой отдел кадров, если он у вас есть, и скоординируйте свои действия с отделом, следуя всем опубликованным процедурам справочника для сотрудников. Вы можете обсудить этот вопрос со своим бухгалтерским отделом, если он у вас есть.
2. Если у сотрудника есть доступ к корпоративным кредитным картам, наличным деньгам, банковским счетам, счетам клиентов или товарам, немедленно ограничьте или заблокируйте доступ. Это включает в себя сообщение банкам о подозрении на кражу и увольнение сотрудника в качестве уполномоченного лица или агента по всем счетам. По возможности ограничьте доступ сотрудников к помещениям предприятия и ко всем местам, в которых ведется ваш бизнес.
3. Если у вас нет отдела кадров и / или нет опубликованного руководства для сотрудников, договоритесь о том, чтобы третье лицо присутствовало на телефонном звонке или встрече с сотрудником, подозреваемым в краже.
4. Подготовьтесь к телефонному звонку или встрече с сотрудником, чтобы получить доказательства, которые у вас есть, или подтвердить подозрение в краже.
5. Немедленно отстраните или уволите сотрудника, в зависимости от ваших доказательств и при наличии справочника для сотрудников, после выполнения опубликованных политик и процедур. Рекомендуется, чтобы во время этой встречи или телефонного звонка присутствовал третий человек.
6. Немедленно сообщите о краже в полицию.
7. Если вы застали сотрудника на месте кражи, немедленно позвоните в полицию, прежде чем разрешить сотруднику уйти.
8. Немедленно сообщайте о краже клиентам или клиентам, если у сотрудника был доступ к конфиденциальной информации, включая, помимо прочего, номера социального страхования, номера банковских счетов и / или номера кредитных карт.
9. Если у сотрудника есть выданный ему портативный компьютер или другое портативное устройство, на котором хранится конфиденциальная информация о клиенте или клиенте, немедленно обеспечьте возврат такого компьютера или устройства (а). Необходимо потребовать возврата всего имущества компании, включая сотовые телефоны, членские карты и любые другие методы, с помощью которых могут быть произведены расходы компании (например, топливные кредитные карты).

Предотвратите воровство сотрудников в своем бизнесе

Что вы можете предпринять, чтобы предотвратить или свести к минимуму кражу сотрудников

Наем сотрудников - деликатная практика. Вы можете проконсультироваться с юристом по трудоустройству, чтобы убедиться, что ваша практика приема на работу не является дискриминационной. Адвокат также может помочь вам разработать руководство для сотрудников, в котором рассматриваются такие ситуации, как кража сотрудников. Для защиты коммерческой тайны и списков клиентов также может быть рекомендовано заключение соглашения о недопущении конкуренции.

С самого начала проявляйте инициативу в предотвращении потерь. Это, в сочетании с тщательной юридической практикой проверки сотрудников, может обеспечить некоторую страховку для владельца малого бизнеса.

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить или свести к минимуму кражу сотрудников:

• Запросите и свяжитесь по крайней мере с тремя профессиональными рекомендациями, перечисленными потенциальным сотрудником, перед наймом
• Если у сотрудника будет доступ к денежным средствам и / или счетам, регулярно проводите аудит и балансируйте бухгалтерские книги (не реже одного раза в месяц)
• Объясните и попросите сотрудника подписать политику и процедуры найма в отношении разрешенного использования кредитных карт компании и оплаты за счет средств компании любых покупок, связанных с бизнесом
• Объясните и попросите сотрудника подписать политику и процедуры найма, запрещающие использование кредитных карт компании и оплату из средств компании любых личных расходов.
• Рассмотрите возможность обращения к юристу с просьбой составить обязательное к исполнению соглашение о недопущении конкуренции для защиты собственных списков клиентов и маркетинговых стратегий компании.
• Рассмотрите возможность требования предварительной авторизации любых расходов на покупку, связанных с бизнесом, на сумму, превышающую сто долларов, в рамках любой отдельной транзакции, а также в любой ситуации, когда количество транзакций, связанных с бизнесом, превышает три в каждую данную неделю.
• Подумайте о том, чтобы потребовать от каждого сотрудника (не на часах) отчитываться о часах, ежедневно затрачиваемых на рабочие задачи, с описанием каждой задачи.
• Если вы согласны оплачивать медицинское страхование или другие расходы (например, услуги сотовой связи), подумайте о том, чтобы организовать прямую оплату поставщику, а не возмещать расходы напрямую сотруднику.

Знайте свои права, если сотрудник украл у вас

Автор

Воровство сотрудников: выход

Уроки, которые я усвоил в результате краж сотрудников, были трудными. На момент написания статьи дело находится в уголовном судопроизводстве. Я еще не определил, буду ли преследовать моего бывшего сотрудника в гражданском суде.

Этот владелец малого бизнеса может никогда не окупить мои убытки. Я, конечно, не возмещу бесчисленные часы, потраченные на заполнение отчетов в полицию и ФБР, встречи с представителями банков и учреждений, выпускающих кредитные карты, слежение за клиентами, чтобы предупредить их о краже, и борьбу с потенциальной компрометацией конфиденциальной информации клиентов. На этот раз и его эмоциональные потери намного превышают реальную сумму денег, украденную из моего малого бизнеса.

С тех пор, как я обнаружил кражу со стороны сотрудников, я узнал, что со многими другими друзьями и коллегами случались похожие ситуации. Хотя я считаю, что полного предотвращения трудно достичь, малые предприятия, безусловно, могут предпринять определенные шаги, чтобы минимизировать риск потерь.

Насколько распространены кражи сотрудников?

Разговор с незнакомцами: что нам следует знать о людях, которых мы не знаем

В случае кражи сотрудника может потребоваться судебный иск

Автор

© 2020 Стефани Маршалл