Как улучшить деловое письмо

Как улучшить деловое письмо

Почему так важно деловое письмо?

Деловые письма - это общая нить, связывающая разные аудитории. Конечный результат написания контента в конечном итоге видят инвесторы, клиенты, партнеры, рекламодатели, сотрудники, потенциальные клиенты, поставщики и кредиторы. Плохо написанное сообщение может нанести непоправимый ущерб - как заметил Уилл Роджерс в бессмертной мудрости: «У вас никогда не будет второго шанса произвести хорошее первое впечатление».

В эпоху цифровых технологий письменного контента в Интернете организации любого размера имеют минимальный контроль над временем и местом получения этого важного первого впечатления. Клиентоориентированные процессы продаж и стратегии входящего маркетинга позволяют покупателям полностью решать свою судьбу. Когда потенциальные покупатели ищут образовательный контент, который позволит им своевременно принимать решения о покупке, большинство клиентов, ищущих информацию, в первую очередь полагаются на поисковые системы и социальные сети, чтобы указать им правильное направление.

Благодаря высококачественному деловому письму компании могут сразу же повысить свои шансы произвести благоприятное первое впечатление. Несмотря на высокие ставки на завоевание или потерю новых клиентов из-за качества контента, многие организации продолжают регулярно отказываться от делового письма. Хотя это серьезная проблема, ее можно исправить.

Цель здесь - описать, почему и как возникают проблемы делового письма, и найти несколько практических решений. Чтобы начать этот обзор, первая таблица ниже суммирует то, что я считаю 10 основными причинами, по которым владельцы и менеджеры бизнеса не обращают внимания на деловые письма в своей повседневной жизни. Во второй таблице представлен еще более длинный список - 15 распространенных ошибок, которых следует избегать при любых попытках улучшить деловое письмо.

10 причин, по которым организации игнорируют написание контента

1. Отсутствие навыков написания контента
2. Незнание эффективных стратегий делового письма
3. Нерешительность относительно альтернатив
4. Нежелание тратить больше на написание высококачественного контента
5. Не зная, что требуется помощь
6. Не задавать правильные вопросы
7. Нехватка времени
8. Сопротивление поступать иначе
9. Не уверен, что нужно
10. Плохой опыт работы с краудсорсинговыми и фрилансинговыми сайтами

Вы бы предпочли учиться на ошибках или избегать ошибок?

Как ты относишься к ошибкам? Я думаю, что все мы часто неправильно понимаем ошибки.

С одной стороны, у нас есть общее наблюдение, говорящее нам: «Мы все делаем ошибки». Не менее популярный совет: «Мы всегда должны учиться на своих ошибках». Есть также масса мудрости от уважаемых и успешных людей, которые неоднократно напоминают нам, что неудачи сыграли важную роль в их конечном успехе.

Если мы хотим предотвратить ошибки, нам нужно в первую очередь понять, почему мы делаем ошибки. Хотя я полностью придерживаюсь философии учиться на ошибках, некоторые потенциальные риски и проблемы гораздо более важны, чем другие, и их следует буквально избегать любой ценой. В таких случаях часто возможно учиться на коллективных ошибках других - и впоследствии полностью избежать или предотвратить ошибку.

Когда мы говорим об обучении на ошибках, важно понимать, что процесс обучения не должен ограничиваться исключительно оценкой нашей собственной работы. Говорим ли мы о деловом письме или о любом другом примере допущенной ошибки, есть множество мудрых слов, доступных от людей, которые открыто готовы поделиться своим опытом.

В этом духе я составляю обширный список из 15 распространенных ошибок делового письма - они кратко изложены в следующей таблице. Вы бы предпочли научиться у них или предотвратить их?

15 ошибок делового письма, которых можно избежать

1. Повторение одной и той же ошибки
2. Устаревшие решения проблем написания нового контента
3. Вводящие в заблуждение и неточные утверждения
4. Неадекватное исследование контента
5. Небрежное деловое общение в любом контексте
6. Вращение контента
7. Бесплатные стоковые фотографии
8. Изучение потенциала нишевой аудитории
9. Недостаток деталей для потребителей
10. Дублированный контент
11. Ненужные и / или избыточные ссылки
12. Упрощение содержания
13. Написание контента для поисковых систем вместо клиентов
14. Чрезмерное продвижение
15. Переход на некачественный контент

Пресс-релизы устарели?

Хотя пресс-релизы продолжают широко использоваться, следует задать два вопроса:

1. Насколько эффективны пресс-релизы?
2. Пресс-релизы - пережиток ушедшей эпохи?

Что касается первого вопроса, то, по моим наблюдениям, большинство пресс-релизов неэффективны даже отдаленно. При некоторых серьезных усилиях этот курс обычно можно хотя бы частично повернуть вспять. Готовы ли организации тратить на это время и деньги - это совершенно другой вопрос.

Что касается второго вопроса, мой опыт показывает, что пресс-релизы имеют ограниченную ценность для большинства организаций, особенно в цифровую эпоху. Благодаря изменениям в входящем маркетинге и процессам продаж, ориентированным на клиента, образовательный контент, такой как тематические исследования, расширенные статьи и официальные документы, вероятно, будет намного более эффективным, чем пресс-релиз, с точки зрения обучения и убеждения потенциальных клиентов принять решение о покупке.

Несмотря на эти аргументы об обратном, у пресс-релизов все еще есть поклонники и сторонники, которые выступают за выпуск пресс-релизов для определенных случаев. Для этих и подобных обстоятельств в следующей таблице представлены 10 рекомендаций, которые могут помочь улучшить ваш пресс-релиз.

10 рекомендаций и предложений для пресс-релизов

1. Сначала обложка «5 Ws» - кто, что, где, когда, почему
2. Избегайте бесплатных пресс-релизов
3. Точка зрения от третьего лица (они, она, он)
4. Ссылки "No Follow" (Nofollow)
5. Ограничьте ссылки до абсолютного минимума
6. Уникальный контент о событии, заслуживающем новостей
7. Избегайте любых искажений
8. 500 слов или меньше
9. Выпуск со вторника по четверг (обычно)
10. Включите видео и текстовое изображение, охватывающее большинство ключевых моментов

4 примера: написание устаревшего контента
Вращение - создание нескольких версий одного и того же контента
Короткие статьи - от 200 до 400 слов
Сети блогов - упор на ссылки, а не на контент
Повторяющееся содержание изображения - неуникальные стоковые фотографии

10 примеров делового письма: старое и новое

4 Наблюдения за деловым письмом: учебные материалы

• «Стандартные статьи» часто недостаточны для выполнения работы при обучении клиентов, поэтому будьте готовы сделать «больше», если полагаться на статьи для результатов входящего маркетинга. Концепция расширенных статей - это практическое решение.
• Ориентированные на клиента процессы продаж требуют образовательного контента, такого как тематические исследования.
• Использование официальных документов и другого специализированного контента может помочь предприятиям получить конкурентное преимущество.
• Взыскательные потребители ясно дали понять, что при принятии решений о покупке они ищут качественный образовательный контент. Задача владельцев бизнеса и руководителей высшего звена - предоставить контент, отвечающий высоким ожиданиям потенциальных клиентов.

Стратегическое деловое письмо

Дополнительные советы по успешному написанию деловых писем
Увеличение использования одностраничных бизнес-предложений
Не используйте слишком много изображений - это может уменьшить количество просмотров на мобильных устройствах
Включите незапрошенные предложения в стратегии развития бизнеса
Используйте несколько контентных стратегий - думайте за пределами блога

Улучшите свое деловое письмо, следуя этому руководству.

© 2017 Стивен Буш