Как более эффективно управлять электронной почтой на работе

Разве не было бы неплохо, если бы ваш почтовый ящик выглядел как стопка бумаг справа, а не как слева? Вот как начать сортировку электронной почты.

Как эффективно обрабатывать электронную почту на работе

Вы чувствуете, что получаете слишком много электронной почты на работе? Вы закатываете глаза и вздыхаете, когда открываете свою учетную запись электронной почты и находите сотни сообщений, ожидающих открытия, сканирования, удаления или обработки?

Иногда кажется, что на выполнение задач по электронной почте уходит больше времени, чем на выполнение какой-либо работы. Электронная почта не была предназначена для того, чтобы делать наши рабочие будни более загруженными. Электронная почта была разработана как способ ускорить доставку важных сообщений и сократить лишние бумажные отходы. Но реальность такова, что технология электронной почты - не панацея для повышения эффективности вашего делового общения. Зачем? Потому что, как и все технологии, электронная почта полностью зависит от того, как вы решите использовать ее для своих нужд. Поговорка «мусор на входе, мусор на выходе» относится к тому, как вы используете (или злоупотребляете) своими рабочими учетными записями электронной почты.

В своей книге Managing Your E-mail: Thinking Outside Inbox эксперт по коммуникациям Кристина Кавана дает советы о том, как:

Эффективно контролируйте и фильтруйте то, что попадает в ваш почтовый ящик

Выявление и управление банальными и малоценными сообщениями, создающими беспорядок в вашем почтовом ящике

Понимать и решать проблемы, вызванные групповой рассылкой электронной почты и списками рассылки

В книге также есть полезные советы и предложения о том, как избежать юридических проблем, вызванных ненадлежащим использованием электронной почты на рабочем месте. Вот несколько простых напоминаний, которые помогут вам избежать распространенных ошибок электронной почты.

1. Всегда помните, что электронные письма - это постоянные записи.

Удаленной электронной почты не существует. Несмотря на то, что электронное письмо может казаться удаленным из вашей системы, вы не можете узнать, было ли ваше сообщение удалено получателем. Фактически, после того, как вы отправите электронное письмо, невозможно узнать, что с ним произойдет. Его можно переслать, скопировать или сохранить как снимок экрана. Используйте рабочую электронную почту только для профессиональных и законных сообщений. Всегда избегайте включения в свои электронные письма информации, связанной с работой, которую вы не хотели бы делать публично известной или изученной вашим руководителем.

2. Никогда не оставляйте электронную почту без присмотра.

Всегда защищайте свою учетную запись электронной почты паролями и следите за тем, чтобы ваши почтовые программы не оставались открытыми на вашем ноутбуке или настольном компьютере. Кавана отмечает, что если кто-то другой обращается к вашей учетной записи электронной почты для отправки оскорбительной, потенциально незаконной или вредоносной информации от вашего имени, может быть очень сложно доказать, что вы не были автором этого сообщения.

3. Будьте прозрачны в отношении политик вашей организации в отношении использования, хранения и мониторинга электронной почты на рабочем месте.

Используйте баннеры в конце электронных писем, чтобы уведомить пользователей (как отправителей, так и получателей) об их законных правах и обязанностях в отношении передачи электронной почты. Баннеры можно использовать для уведомления пользователей электронной почты, если и как будет отслеживаться их передача электронной почты. Отрывок из книги « Управление электронной почтой» содержит образец формулировки баннера, уведомляющего пользователей правительственной сети электронной почты об ограничениях конфиденциальности:

В следующий раз, когда вы отправите или получите электронное письмо от корпорации или государственного органа, внимательно посмотрите, не используют ли они баннер с раскрытием информации в своих электронных письмах.

Действительно ли эта бесплатная электронная книга, которую вы получили для подписки на электронную рассылку новостей, лишнего беспорядка в вашем почтовом ящике?

4. Прекратите подписываться на рассылку по электронной почте, которую вы никогда не прочитаете.

Однажды у меня была дополнительная учетная запись электронной почты, которая выглядела точно так же. Я все откладывал работу с электронными письмами, и они просто накапливались. В конце концов я решил просто закрыть всю учетную запись. Я настроил его для чтения электронных информационных бюллетеней, каналов и других бесплатных подписок, но у меня просто не было времени читать все бесплатные электронные письма, на которые я подписался.

5. Реже пользуйтесь электронной почтой.

Контроль количества писем, которые вы генерируете, помогает контролировать количество писем, которые вы получаете взамен.

Если вы хотите сократить количество получаемой нежелательной почты и бесполезной информации, помните, сколько писем вы отправляете другим людям. Кавана отмечает, что то, что нам больше всего нравится в электронной почте, является также и тем, что мы в ней больше всего ненавидим. Она говорит: «Нам это нравится, потому что мы можем отправить одно и то же сообщение многим людям одним нажатием клавиши; мы ненавидим это, потому что мы получаем слишком много таких сообщений».

От использования функции «ответить всем» вместо того, чтобы тратить время на выбор подходящих получателей, до пересылки «вдохновляющих или забавных» писем счастья, большинство из нас использовали плохие методы работы с электронной почтой, которые замедляют нас и наших коллег. Попробуйте взять на себя несколько хороших почтовых привычек, например:

Сообщения должны быть краткими и по существу.

Регулярно обновляйте свои списки рассылки и удаляйте получателей электронной почты, которые больше не являются частью отдела или активно участвуют в общем проекте.

Не используйте списки рассылки вашей организации для продвижения личных проектов или следующей кампании по сбору средств вашего ребенка. Поделитесь этими типами объявлений в столовой или на обычной доске.

Что вы думаете? Что вас больше всего раздражает при управлении электронной почтой? Поделитесь своими мыслями в комментариях.

Напоминание: не слишком полагайтесь на электронную почту!

Независимо от того, насколько эффективно вы управляете своей электронной почтой и не позволяете ей перебивать ваш рабочий день, иногда личный телефонный звонок - лучший способ справиться с ситуацией. Но если мысль о том, чтобы взять трубку и поговорить с настоящим человеком, заставляет вас нервничать, расслабьтесь, вы в хорошей компании. Есть много людей, которые предпочли бы отправить текстовое сообщение или электронное письмо, чем разговаривать по телефону. Онлайн-статья в The Science of Us предлагает несколько советов и идей психологов о том, почему некоторые из нас боятся звонить по телефону и что мы можем сделать, чтобы преодолеть этот страх.

Психологи объясняют ваш телефонный беспокойство и как с ним справиться

Дополнительный совет по электронной почте : если одна из вещей, которая сводит вас с ума от использования электронной почты, - это тот факт, что люди бесконечно отвечают на ваши сообщения, возможно, пришло время изучить конец вашего сообщения. Вы заканчиваете свое электронное письмо конкретным, четким призывом к действию или ваше подписание слишком бессмысленное?

Вместо того, чтобы заканчивать длинное сообщение: «Что вы думаете об этом плане?» попробуйте задать более конкретный вопрос. Вы можете спросить: «Как вы думаете, какие из пяти пунктов, которые я перечислил, мы должны реализовать немедленно?» Вы задаете конкретный вопрос, связанный с замечаниями, изложенными вами в электронном письме, и создаете ощущение срочности, спрашивая, какие элементы сейчас требуют наибольшего внимания.