Формат перевернутой пирамиды для эффективного делового письма

Стиль письма "Перевернутая пирамида": надежная формула для эффективного делового письма.

Компьютерщик

Нет. Перевернутая пирамида - это не новое место для археологических раскопок. Напротив, это стиль письма, используемый журналистами и многими другими писателями для краткого, эффективного и убедительного изложения информации.

Поскольку в нем делается упор на краткость и быстрое общение, он также является полезным шаблоном для эффективного делового письма.

По сути, стиль письма «Перевернутая пирамида» признает высокую вероятность того, что любая аудитория не прочитает письменные сообщения полностью. Таким образом, он помещает самую важную информацию в начало и постепенно сокращается.

Этот стиль презентации чрезвычайно полезен для бизнеса, особенно для стартапов, потому что в мире, где за внимание конкурируют многочисленные маркетинговые материалы, вероятность того, что у вашего клиента не будет постоянного интереса читать все, чрезвычайно высока.

Поэтому вам нужно немедленно передать свое сообщение. Вам также нужно сразу перейти к делу и сосредоточить внимание клиента. Формат перевернутой пирамиды - это способ эффективно достичь этих целей. Кроме того, если у вас возникли трудности с производством контента, уменьшающаяся структура поможет вам в выполнении задачи.

А. Свинец. Самый важный сегмент формата перевернутой пирамиды

Перевёрнутая пирамида открывается свинцом. Это не заголовок (заголовок) или авторство. Вместо этого ведущим является первый абзац или утверждение. В журналистике ведущее место занимает 5W и 1H: кто, что, где, когда, почему и как .

В свою очередь, в рамках бизнес-коммуникаций формирование лидерства - это вопрос сочетания 5W и 1H в зависимости от их важности.

Если вы пишете профиль компании, то кто , что и почему должны быть в центре вашего внимания.

Кто ты?
КАКИЕ услуги или продукты вы предлагаете?
Вкратце: ПОЧЕМУ ваши товары или услуги заслуживают внимания.

Если вы рекламируете распродажу, то почему , когда и где должны быть подчеркнуты. В большинстве случаев такие связи предполагают, что аудитория уже хорошо знают, кто вы.

ПОЧЕМУ стоит обратить внимание на эту распродажу?
КОГДА распродажа?
ГДЕ распродажа?

Каким бы ни был сценарий, суть в том, что вы должны немедленно передать краеугольные камни своего сообщения. Вы должны немедленно ответить на фундаментальные вопросы. Кроме того, этот подход также закладывает основу для развития вашего сообщения. Это помогает настроить вашего клиента в пользу вас.

Этот стиль письма слишком формулирует подход?

Излишне говорить, что такой структурированный подход к коммуникациям может привести к действительно сухим вступительным заявлениям. Или вы можете втиснуть так много информации, что бессознательно упустите одну из Ws.

Чтобы этого избежать, поэкспериментируйте с разными стилями лидов: например, с анекдотом, привлекающим внимание.

Также обратите внимание, что какой бы подход вы ни использовали, цель остается той же. Сообщите самую важную информацию прямо сейчас. Всегда предполагайте, что аудитория тоже не дочитает. Убедитесь, что даже когда это произойдет, они, по крайней мере, уйдут со скелетом вашего сообщения.

Б. Тело

Тело или средний сегмент пирамиды - это то место, где представлены детали. В случае делового письма это обычно будет описанием предлагаемых продуктов / услуг и причин для покупки.

Опять же, акцент здесь делается на мрачном факте, что клиент может внезапно перестать читать, что приводит к крайне важной потребности быть кратким. Пух, гиперболы, метафоры, «подобные»: прошу нас пропустить. Уважайте своего клиента как чрезвычайно занятого профессионала и немедленно доставьте мясо.

С помощью руководства вы заложили краеугольные камни своего сообщения. Здесь вы лаконично заполняете стены и столбы.

C. Нижний кончик

В новостных статьях именно здесь размещается наименее важная информация. Такие вещи, как связанные истории, общая информация, второстепенные цитаты и т. Д.

В случае коммерческих коммуникаций это будет обстановка для «дома», построенного на двух вышеуказанных ступенях. Другими словами, нижняя подсказка содержит вспомогательную информацию, которая еще больше убеждает вашего (потенциального) клиента вести с вами дела. Например, тематические исследования, отзывы существующих клиентов или некоторая предыстория компании, вызывающая большой человеческий интерес.

Внутри этого нижнего сегмента пирамиды вы также можете считать, что находитесь в более безопасном месте. Если клиент «доживет» до этого момента, скорее всего, он дочитает.

Короче говоря, на этом этапе вы можете позволить себе быть более красочным. Красочно, но не многословно. Краткость всегда должна быть основой и целью коммерческих коммуникаций.

D. Другие преимущества стиля письма перевернутой пирамиды

В журналистике космос - дорогое удовольствие. В коммерческом мире это вдвойне дороже.

Журналисты используют стиль перевернутой пирамиды не только для краткости, но и для облегчения обрезки.

Публикационное пространство в печатных СМИ чрезвычайно ценно - часто не хватает места для статей из тысячи слов. Поэтому редакторам нужен быстрый и безопасный способ обрезки статей. Когда они представлены в формате, в котором наименее важная информация помещается в конце, они могут просто начать рубить снизу.

Этот восходящий подход так же полезен для эффективного делового письма, потому что, скорее всего, «пространство» также ограничено для вас. Если вы делаете брошюру и у вас есть много информации о продукте или изображений для демонстрации, вам понадобится эффективный и безопасный способ сжать слова, чтобы у вас не закончилось место для макета.

Точно так же, если вы готовите веб-сайт или ведете блог для своей компании, вам потребуется систематическая стратегия, чтобы ваша информация оставалась доступной для восприятия интернет-аудиторией. Короче говоря, стиль перевернутой пирамиды - это практичный инструмент для получения полезной и полезной информации. И самым быстрым способом.

Почему краткость вдвойне необходима для эффективного делового письма?

Не знаю, как вы, но мне очень сложно понять коммерческое сообщение, когда я, по крайней мере, заранее не понимаю задействованные 5W.

Когда вы наполняете меня рассказами о том, насколько довольны ваши клиенты, или восхваляете себя, но при этом не сказали мне четко, кто вы и какова ваша установка, единственное, что вы делаете, - это сбиваете меня с толку.

С замешательством приходит и скептицизм. Очень скоро я подозреваю, что вы что-то скрываете; просто почему ты не рассказываешь мне больше о себе? Почему вы не понимаете, что именно вы продаете?

Пройдет немного времени, и я отправлю твое сообщение в корзину.

Или ты не вызываешь у меня подозрений, но ты меня утомляешь. Это красочный мир. В Интернете так много всего, чем можно насладиться. Если мне нужно утомиться гадать о вас, вы не стоит тратить время. Я считаю ваш контент достойным только корзины.

В маркетинге скука и отвлекающие факторы - ваши злейшие враги.

Pixabay

Приложения в графическом дизайне

Формат перевернутой пирамиды может быть применен и к другим формам коммуникации. Например, графический дизайн. Будь то печатные публикации или онлайн-материалы, применяются те же принципы.

Ваша "начальная" страница закладывает основу, обращаясь к 5W и 1H. Ваши последующие страницы или веб-разделы затем конкретизируют сообщение. Это гарантирует, что даже если ваш клиент перестанет читать после открытия страницы, он все равно получит суть вашего сообщения.

При правильном выполнении этот подход также способствует сохранению сообщений. Это, в свою очередь, закладывает основу для второго контакта.

Шаблон перевернутой пирамиды для графического дизайна.