Собрания персонала: средство эффективного общения на рабочем месте

Собрания персонала - это удобное место, где сотрудники всех уровней могут общаться, обновлять друг друга и задавать вопросы.

Автор

Почему полезны регулярные собрания персонала?

Проведение регулярных запланированных встреч с сотрудниками на рабочем месте значительно улучшит коммуникативные усилия, составляющие основу любой рабочей группы. Сотрудники, которые могут рассчитывать на постоянные встречи с коллегами по работе и менеджерами, будут чувствовать большую ответственность за свою работу из-за частой возможности общаться друг с другом на этих встречах.

Кроме того, эти сотрудники будут испытывать чувство доверия к своему руководству, потому что они вовлечены в планирование и другие процессы, которые делают рабочее место лучшим местом для всех. Поскольку сотрудники проводят большую часть своей жизни на работе, важно дать им почувствовать, что они являются частью успеха организации, поскольку она достигает своих стратегических целей.

Эффективное общение для менеджеров и сотрудников

Собрания сотрудников позволяют сотрудникам участвовать в процессе принятия решений в организации, обмениваясь своими мнениями, идеями и т. Д. На структурированном, но общепринятом форуме. Хотя окончательная власть и принятие решений принадлежат руководству организации, лидеры часто обращаются к своим сотрудникам за их ценным вкладом.

Менеджеры, которые используют эти встречи в качестве инструментов общения, открывают для сотрудников прекрасную возможность поделиться друг с другом своим рабочим опытом. Вот некоторые общие характеристики эффективного собрания персонала.

Характеристики успешных командных встреч

Регулярное расписание: чтобы быть действительно эффективным средством передачи информации и сбора информации от сотрудников, собрания персонала следует планировать заранее, чтобы сотрудники могли их предвидеть и планировать в соответствии с остальной частью своего расписания / календаря. Сотрудники, которые могут рассчитывать на то, что эти встречи будут проводиться регулярно, будут рассматривать их как возможность постоянно делиться информацией с другими.
Своевременный старт: если менеджеры хотят, чтобы их сотрудники приходили на встречу вовремя, им также необходимо показать пример своевременного прибытия на встречу. Кроме того, начало собрания должно быть запланировано, чтобы опоздавшие участники знали, что они должны приложить усилия, чтобы не опоздать на следующее собрание. Как менеджер, ведущий встречу, своевременное и своевременное начало встречи продемонстрирует, насколько важной для него является встреча.
Подготовленная повестка дня: поскольку сотрудники, скорее всего, будут иметь информацию, которой можно поделиться, полезно иметь подготовленную повестку дня, чтобы сохранить некоторую структуру и порядок на собрании. Легко сбиться с пути, когда сотрудники предлагают информацию, которая может не относиться к заранее подготовленной повестке дня. Повестки дня также служат удобными записями, которые руководитель может вернуться и посмотреть, чтобы определить, были ли затронуты определенные темы.
Обязательная посещаемость: регулярно планируемое собрание персонала, которое проводится для обмена и сбора важной информации о рабочем месте, обычно должно иметь обязательное требование посещения для персонала. Сотрудники должны быть частью этого коммуникационного «мозгового центра», поскольку он эффективен только в том случае, если все присутствуют, чтобы слушать обсуждение и предлагать свое уникальное понимание обсуждаемых тем. Разрешение пропустить собрание персонала для выполнения другой работы должно быть исключением, а не обычным явлением.
Профессионализм: Поскольку личные мнения и идеи будут делиться на собраниях персонала, крайне важно, чтобы менеджер контролировал собрание, пока говорят другие, чтобы все обсуждения оставались профессиональными и уважительными. Сотрудники часто сохраняют определенные темы для открытого обсуждения на собрании персонала. Эти люди могут очень страстно относиться к своему мнению и обижаться на них или защищаться, когда другие разделяют другое мнение. Для руководства очень важно, чтобы все были профессиональны, напоминая им, что у каждого есть свое мнение, и мы должны уважать их возможность поговорить со своими коллегами на таком форуме. Если на собрании персонала нет контроля в этом отношении, более сильные личности будут говорить лучше других, и это может привести к тому, что некоторые сотрудники не захотят принимать активное участие в будущем.
Необходимость отменить собрания персонала: менеджеры могут иметь возможность отменить собрание из-за их собственных неизбежных проблем с расписанием или отсутствия реальных проблем, требующих участия персонала в это время. Поскольку неэффективно проводить собрание только ради собрания, отменить собрание целесообразно, потому что сотрудники оценят освобождение времени в своем графике для выполнения другой работы. Возможно, будет разумно отправить электронное письмо, чтобы сообщить сотрудникам, что они могут поговорить с менеджером один на один, если у них есть какие-либо нерешенные вопросы, которые им необходимо обсудить. Разрешение поговорить с менеджером или продвижение «Политики открытых дверей» после неожиданной отмены собрания персонала даст сотруднику понять, что ему не нужно ждать до следующего собрания, чтобы обсудить что-то важное для него.

Собрания персонала, воплощающие эти характеристики, принесут эффективные результаты, которые принесут пользу организации и всем, кто усердно работает над ее успехом.

Авраам Линкольн произнес свою речь «Дом разделен» в Капитолии штата Иллинойс (Старый Капитолий штата) в Спрингфилде, штат Иллинойс, 16 июня 1858 года. Организации не выживут, если у сотрудников не будет возможности открыто общаться.

Автор

Используйте собрания для обсуждения текущих проблем

Регулярно проводимые собрания персонала создают форум для последовательного обсуждения любых текущих или новых разногласий или межличностных проблем, которые могут возникать между людьми, которые взаимодействуют друг с другом на регулярной основе. Если учесть, сколько своего дня и, следовательно, своей жизни они проводят на работе, неудивительно, что межличностные ситуации могут возникать из-за различий между поколениями, ценностей и общего жизненного опыта.

Дело в том, что каждый приходит на работу со своим «багажом», который определяет то, кем он является на самом деле. Регулярно запланированные встречи с коллегами предоставляют запланированную и, следовательно, надежную возможность решить проблемы до того, как они перерастут в кризисные ситуации.

Рабочие отношения похожи на любые другие личные отношения - они требуют достаточных возможностей для решения проблем, которые могут помешать выполнению работы и достижению целей организацией. Когда отношения «разделены» и продолжают гноиться без вмешательства руководства, на рабочем месте могут происходить серьезные сбои, поскольку различные команды или стороны бросают вызов друг другу за доминирование в отношении определенной точки зрения.

Общение - ключ к успеху

Использование всех возможностей для общения друг с другом на рабочем месте - ключ к профессиональному успеху сотрудников и их лидерских качеств. Когда собрания персонала проводятся регулярно, профессионально и таким образом, чтобы поощрять всех участников к активному участию, организация может воспользоваться преимуществами наличия сплоченной рабочей команды, доверие которой достигается за счет продуктивного взаимодействия. Обмен информацией между людьми, которые заставляют организацию достигать ее целей и задач, создает более гармоничную среду для всех.