Nvq level 3: решение бизнес-задач в бизнесе и управлении

Схема процесса решения проблемы

Марсель Доу Деккер (собственная работа), vi

У каждой компании и бизнеса есть проблемы. Разница между успешным и неудачным бизнесом заключается в том, как они реагируют на проблемы и решают их, чтобы они не повторялись снова. Мы рассмотрим понимание бизнес-проблем и их причин, понимание методов решения бизнес-проблем, понимание факторов, влияющих на решения бизнес-проблем, и понимание того, как оценивать подходы к решению бизнес-проблем.

Эта статья написана, чтобы помочь кандидатам, которые работают над получением диплома NVQ Level 2 или Level 3 в области бизнеса и администрирования. Это отряд 3-го уровня с кредитным значением 4.

В этом блоке семь результатов обучения.

1. Понять бизнес-проблемы и их причины (1.1–1.3)

2. Понять методы решения бизнес-задач (2.1–2.5).

3. Понять факторы, влияющие на решение бизнес-проблем (3.1, 3.2)

4. Понять, как оценивать подходы к решению бизнес-задач (4.1, 4.2)

5. Уметь распознавать и анализировать бизнес-проблемы (с 5.1 по 5.5)

6. Уметь спланировать и осуществить собственное решение бизнес-проблемы (6.1–6.9)

7. Уметь оценить собственное решение бизнес-проблемы (7.1–7.3)

Результаты обучения 1, 2, 3 и 4 будут оцениваться на основе знаний и понимания; Я записал сюда информацию, основанную на знаниях, только для первых 4 результатов обучения. Результаты обучения 5, 6 и 7 будут оцениваться путем наблюдения за способностью кандидата решать бизнес-задачи. Это может быть наблюдение за вашей работой на рабочем месте, подтверждение решенных проблем, проверка результатов работы, опрос, профессиональные обсуждения, свидетельские показания коллег или руководителя, личные заявления и другие доказательства.

Примечание . Пожалуйста, запишите полученные на основе знаний результаты, относящиеся к вашей области работы, цитируя примеры и опыт везде, где это возможно. Пожалуйста, не повторно представляйте то, что здесь опубликовано. Спасибо. Всего наилучшего!

Понять бизнес-проблемы и их причины

В этом разделе мы рассмотрим способы распознавания бизнес-проблем, если они существуют, способы выявления причин этих бизнес-проблем, а также способы анализа бизнес-проблем.

1.1. Опишите способы распознать наличие бизнес-проблемы

Проблемы в бизнесе существуют во всех малых и крупных предприятиях / организациях, но не каждая организация распознает и решает их. Решение бизнес-задач - очень важная часть бизнеса, и это играет очень важную роль для успеха бизнеса.

Решение проблем

kent.ac.uk

Проблемы могут начинаться с более низкого уровня риска, оставаться незамеченными в течение некоторого времени и перерастать в очень рискованные. Проблемы могут возникать внезапно без какого-либо предупреждения или могут медленно развиваться в течение нескольких дней, недель или месяцев. Иногда то, что мы считаем проблемой, может вовсе не быть проблемой. Чтобы избежать всех этих ситуаций, каждый бизнес или организация должны иметь методы или способы, с помощью которых можно было бы распознать или идентифицировать любую бизнес-проблему.

Управленческие отчеты и показатели эффективности являются важными данными, помогающими распознавать проблемы бизнеса. Показатели эффективности сравниваются со стандартным ожидаемым значением, и он позволяет прогнозировать качество обслуживания, затраты, скорость обслуживания, удовлетворенность клиентов, убытки и прибыль и многие другие факторы. Изменение этих показателей в отрицательную сторону предупредит вас и поможет распознать проблемы в бизнесе. Некоторые проблемы могут быть временными и могут быть единовременными, в то время как другие проблемы могут начаться на более низком уровне и стать очень опасными.

Деловые проблемы иногда можно также наблюдать на основе личных наблюдений и опыта. Отзывы клиентов и сотрудников играют важную роль в выявлении или распознавании бизнес-проблем.

Есть несколько способов распознавания бизнес-проблем, и у каждого бизнеса есть свой способ распознавания проблем. Вот некоторые из способов распознавания бизнес-проблем:

• Первый и самый важный вопрос, на который следует обратить внимание, - это цели организации. Цели должны быть не просто вслепую установить или просто установить, но они должны следовать SMART (S pecific М easurable ttainable Р ealistic Т imely) объективный. Они должны быть конкретными с четкими временными рамками, без которых эта цель никогда не будет достигнута. Например, обновление существующего программного обеспечения. Это не должно быть установлено просто так, но вместо этого должны быть установлены конкретные функции для обновления, исследования о том, что потребуется для достижения этой цели, временные рамки, в течение которых эта цель должна быть достигнута, и ее реалистичные результаты - это определенные вещи, которые необходимо быть настроенным на достижение цели.
• Обратная связь, опросы или анкеты - это способ сбора у сотрудников статистики производительности и проблем бизнеса. Это также поможет выявить проблемы в управлении. Здесь следует помнить один важный момент: эффективность менеджеров не зависит от прибыли, которую они получают, но также зависит от того, как они относятся к сотрудникам и насколько они доступны.

• Многие бизнес-проблемы можно решить, если сотрудники будут ценить и заботиться о них, ценив их работу, напоминая им об их важности и о том, как их навыки помогают, отдавая должное везде, где это необходимо, поощряя их и взаимодействуя с ними.
• Необходимо часто проводить встречи для анализа и обсуждения проблем, с которыми сталкиваются в бизнесе и отделах. Это можно использовать как возможность обсудить цели, установить цели и отслеживать прогресс, а также составить планы на будущее.
• Ищите проблемы с денежным потоком. Если денежный поток не поддерживается, это может заблокировать развитие и нормальный поток бизнеса.
• Проверьте наличие запасов. Хорошо бы проверить, есть ли избыток запасов, убедиться, что у вас правильное количество сотрудников, не больше и не меньше.

• Следующий шаг - проверка финансов. Убедитесь, что заявления являются точными и полными, в противном случае они могут быть опасны для ведения бизнеса. Проверьте расходы и определите необходимые и ненужные ( исключите ненужные ).
• Посмотрите на маркетинговую сторону бизнеса, чтобы увидеть, все ли делается правильно. Сравните продукты и услуги и их стоимость с соседними организациями или конкурентами, не жертвуйте качеством.
• Убедитесь, что в процессах найма есть все формальные и юридические документы с инструкциями и информацией о политике приема на работу, стандартах работы, деловой этике, дисциплине, начислении заработной платы и всем, что имеет отношение к делу. Это поможет бизнесу, когда сотрудники подадут в суд на компанию или менеджера по любым вопросам.
• Убедитесь, что у вас есть все технологии для наилучшего выполнения задач, и всегда лучше идти в ногу с новейшими технологиями.

Несмотря на то, что все вышеперечисленное - это способы распознать проблемы в бизнесе, можно предотвратить проблемы, решая их ежедневно, вместо того, чтобы складывать их для решения позже. Вникайте в каждую деталь, расставляйте приоритеты и просто продолжайте работать над достижением цели.

1.2 Объясните, как определить возможные причины бизнес-проблем

После того, как вы определили проблемы бизнеса, следующим шагом будет определение причин этих проблем. Только тогда мы сможем исправить или решить проблемы. Причинами бизнес-проблем может быть множество причин, таких как отсутствие организации, плохое управление, плохое планирование, нереалистичные цели, слабые стратегии, неудовлетворенность сотрудников, плохое управление финансами, отсутствие отслеживания бизнес-потока и т. Д.

Некоторые типовые индикаторы бизнес-проблемы: снижение прибыли, уход клиентов, отсутствие новых клиентов, отсутствие новых целей, уход или недовольство сотрудников, отсутствие продаж и т. Д. Возможными причинами могут быть плохие политики и процедуры, плохое обучение, плохое вознаграждение, низкое качество продукции, слишком высокая цена, отсутствие технологий, старые системы, плохое обслуживание и т. д. Во всех этих ситуациях следует выяснить «почему». Вам необходимо выяснить, почему возникла эта проблема, и это поможет вам определить причины проблем. Используйте блок-схемы или гистограммы, чтобы записать процесс для анализа.

Решение проблем

teachengineering.org

Выявление многих или некоторых проблем не всегда может быть легкой задачей, так как некоторые проблемы могут существовать в течение длительного времени, некоторые могут быть скрыты и трудны для идентификации, некоторые могут быть вызваны внешними факторами вне организации, а некоторые могут быть проблемами который существовал с самого начала и всегда был таким: « Всегда проблема ».

Давайте посмотрим, как можно выявить эти причины. Вот некоторые из способов выявления бизнес-проблем:

• Сначала проверьте руководство и участников, поскольку плохое руководство может быть основной причиной многих бизнес-проблем. Соберите все управленческие отчеты, которые прогнозируют информацию, связанную с бизнесом и его финансами.

• Ищите все стратегии, которые использовались для улучшения или даже ведения бизнеса. Проверьте, есть ли положительные результаты, а если нет, проверьте, что было сделано для их исправления.
• Посмотрите все бизнес-планы, как они составлены и что делается для реализации планов. Проверьте, как работают планы, кто в них вовлечен и их вклад в развитие бизнеса.
• Проверьте маркетинговые стратегии, методы и то, что было достигнуто.
• Проверьте финансовую отчетность, расходы, доход, прибыль и то, как бизнес улучшился или снизился за последние месяцы или годы. Проверьте, чтобы узнать причины этого изменения.

• Ознакомьтесь со всеми политиками, процедурами и законодательством, относящимися к бизнесу, его сотрудникам и клиентам. Убедитесь, что все они обновлены и соответствуют ли они законам. Политики и контракты должны быть там и постоянно обновляться.
• Еще один важный фактор - это посмотреть на управление персоналом, поведение сотрудников, то, как с ними обращаются, насколько они удовлетворены и их успехи в карьере. Кроме того, работая над достижением целей, проверьте, хорошо ли обучены сотрудники, обладают ли они знаниями и навыками, необходимыми для выполнения работы, и так далее.
• Получите мнение и обратную связь от других, а не ищите причины самостоятельно. Проводите встречи, консультации и обсуждения, собирайте идеи и информацию.
• Следите за конкурентами и всегда стремитесь быть лучшими.

1.3. Описание способов анализа бизнес-проблем

Теперь, когда проблемы были распознаны и причины проблем определены, необходимо проанализировать проблемы, чтобы найти лучшее решение для них. Следует учитывать следующие важные моменты:

• Проанализировать и выяснить, что произошло, определить проблему
• Проблема действительно существует?
• Проанализируйте причину, по которой это произошло
• Как долго сохраняется эта проблема?
• Ряд причин, которые привели к этой проблеме, деньги и ресурсы, которые это стоило
• Другие незначительные проблемы, которые привели к этой серьезной проблеме
• Влияние или влияние этой проблемы на бизнес
• Разработайте возможные решения и методы уменьшения этого и предотвращения этого в будущем, а также способы их реализации.
• Есть ли какие-либо риски?

Существуют различные способы анализа бизнес-проблем. Некоторые из них обсуждаются здесь.

• Первым шагом будет определение проблем. Вам нужна четкая информация о проблемах, которые вы определили, включая причины, по которым они возникли, и что можно было сделать лучше, чтобы их избежать. После этого вы сможете найти решения этой проблемы и разработать методы или процедуры, чтобы этого не произошло в будущем.
• Вам необходимо определить, что не так с операциями в бизнесе и как это влияет на бизнес. Следите за интервалами или временем между повторениями проблем. Обратите внимание на последствия этой проблемы для бизнеса и сотрудников. Посмотрите, создает ли эта проблема другие проблемы в разных аспектах или в разных частях бизнеса. Проанализируйте задачи, зависящие от проблемной цели. Соберите информацию о том, кто вовлечен, что вовлечено, какая часть бизнеса затронута, и сколько времени это было, сколько это стоило бизнесу, а также было ли это намеренно.

• В течение этого периода продолжайте следить за эффективностью бизнеса и всех участников, включая сотрудников, клиентов и поставщиков. Это поможет вам проанализировать проблемы, их побочные эффекты и сделать выводы на основе определенных фактов и цифр.
• Наблюдайте за сотрудниками и их поведением, поскольку это очень важно для ведения бизнеса. Поговорите с ними и определите, какие у них есть проблемы. Примите меры, чтобы помочь им.
• В процессе анализа вам необходимо постоянно проверять цифры и сравнивать их с прошлой статистикой, чтобы увидеть, как меняется производительность. Постарайтесь сократить огромные и сложные проблемы, разделив их на серию небольших проблем. Это упростит их сортировку. Вам необходимо оценить влияние проблем на бизнес и предоставить достаточные ресурсы. Поищите подсказки о том, как могла возникнуть эта проблема. Найдите дополнительную информацию, ресурсы и другие материалы, которые могли бы предотвратить возникновение этой проблемы.

2. Поймите методы решения бизнес-проблем.

В этом разделе мы рассмотрим различные способы решения бизнес-проблемы, важность поддержки и обратной связи от других при решении бизнес-проблем, важность и цель анализа прогресса и планов, а также способы узнать, действительно ли проблема решена.

2.1. Опишите различные способы планирования решения бизнес-проблемы

Когда вы планируете решить бизнес-проблему, соберите подходящих людей для обсуждения или встречи и обсудите действия или решения, которые необходимо предпринять для решения проблемы. Не решайте в одиночку. Создавайте группы из людей из разных отделов и уровней опыта и собирайте их мнения и идеи. Выберите подходящие действия или решения из множества собранных идей. Проводите больше встреч для уточнения проблемы и решения, пока не придете к наилучшему возможному решению.

Когда будет найдено наиболее подходящее решение, запишите действия, необходимые для решения проблемы. Убедитесь, что все согласны. Проверьте, какое влияние это решение может оказать на бизнес. Разработайте планы по устранению причин проблемы. Проверьте затраты на внедрение решений. Все это нужно записывать и анализировать.

7 шагов решения проблемы

Короче,

• Определите проблему
• Узнайте причину проблемы
• Проанализировать проблему
• Возьмите идеи от людей, чтобы найти решение
• Найдите наилучшие возможные решения
• Выберите те, которые вы хотите реализовать
• Реализуйте решение
• Мониторинг и оценка

Когда все вышеперечисленные действия будут выполнены, вам нужно будет реализовать действия или решения. Следите за тем, как это повлияет на проблему и бизнес. Вам нужно набраться терпения и подождать, чтобы увидеть изменения. Если проблема не исчезнет, ​​вам нужно будет организовать групповые обсуждения и мозговые штурмы и продолжать делать это, пока проблема не будет решена.

После того, как проблема решена, вам необходимо разработать процедуры на основе извлеченного урока и применить их на практике, чтобы этого не произошло в будущем.

2.2. Опишите различные способы решения бизнес-проблем

Есть так много способов решить проблему. Каждая проблема индивидуальна, и ее решение зависит от вашего опыта, подхода к проблеме, знаний о бизнесе и поиска наилучшего решения.

Вам нужно использовать метод « разделяй и властвуй» для решения сложных задач. У сложных проблем может быть очень много других второстепенных проблем, которые группируются вместе, образуя сложную проблему. Итак, как мы обсуждали ранее, нам нужно разбить проблему на второстепенные части ( разделить ) и сначала решить второстепенные проблемы, пока у вас не останется только основная проблема. Тогда будет легче сосредоточиться на этой проблеме и решить ( победить ) ее. Основные этапы приведенной выше логики:

• Поиск точной проблемы
• Определите причины проблемы
• Анализируем проблему
• Разработка планов решения проблем
• Реализация планов
• Мониторинг проблемы и оценка результатов

Таким образом, чтобы выполнить описанный выше процесс решения проблемы, необходимо принять во внимание несколько факторов и рассмотреть различные способы решения этой конкретной проблемы.

Соберите всю информацию о проблеме, решениях и структурируйте их. Например, составьте концептуальную карту ( визуальное представление фактов и предположений и отношений между ними, они нарисованы или записаны в прямоугольниках ).

Как вы можете использовать Mind Maps для решения проблем?

Другие способы решения проблем:

• Внедрение новых технологий и новых продуктов
• Наем квалифицированных сотрудников
• Хорошие организационные процедуры и политики
• Поддержка сотрудников, хорошая подготовка
• Отслеживание прогресса
• Управление финансами и деньгами
• Реструктуризация персонала и отдела
• Сокращение нежелательных запасов
• Проведение частых встреч
• Удовлетворенность клиентов и отзывы
• Ответ на обратную связь
• Управление запасами
• Переговоры с поставщиками
• Своевременная отправка счетов и своевременная оплата полученных счетов

Все вышеперечисленное или некоторые из них являются способами решения проблем в зависимости от каждой проблемы.

2.3. Объясните причины получения поддержки и обратной связи от других при решении проблемы

Когда дело касается организаций и предприятий, а также любых вопросов, связанных с бизнесом, всегда лучше работать вместе, как команда или группа, от начала до конца. Есть разные причины для получения поддержки и обратной связи от других при решении проблем. Они есть:

• Вы не чувствуете себя подавленным и знаете, что в любое время, когда вам нужна помощь, с вами будут люди.
• Решая проблемы, вы можете испытывать стресс, нервничать и принимать неверные решения. Вы можете не найти правильного решения. Возможно, вы не исследовали или не проанализировали проблему должным образом. Вы можете не понимать некоторых факторов. Так что поддержка и обратная связь помогут вам преодолеть все эти проблемы.
• Все части и этапы процесса являются общими. Итак, будь то успех или неудача, он разделяется.
• Вы не несете единоличную ответственность за все, что связано с этой задачей.
• Обратная связь помогает вам исправлять ошибки и ошибки, а также помогает учиться и становиться лучше.
• Обратная связь также помогает повысить производительность и улучшить способы выполнения задач.
• Обратная связь и поддержка помогут вам определить правильное и неправильное.

2.4. Объясните цель регулярного анализа прогресса и корректировки планов в процессе решения проблем

После того, как решение было реализовано, вы не можете просто так оставить его. Необходим постоянный мониторинг и анализ. В процессе решения проблемы может потребоваться разработка / корректировка различных планов и выработка решений, если предыдущие решения не помогли. Это также способствует долгосрочному успеху бизнеса. Целью этого является:

• Вы узнаете и узнаете много нового о процессе решения проблем, вы получите мотивацию и придумываете инновационные способы решения проблем и успешного ведения бизнеса.
• Вы знаете, как расставлять приоритеты и что делать в бизнесе.
• Обзор поможет вам выявить какие-либо достоинства и недостатки проблемы.
• Это помогает вам регулярно отслеживать бизнес и проблемы.
• Это поможет вам избежать дальнейших проблем в будущем.
• Это помогает детально определить настоящую первопричину проблемы.
• Вы участвуете и сохраняете мотивацию.
• Для лучших решений необходимы планы корректировки. Если один план не работает, возможно, вам придется внести изменения в уже существующий план или создать совершенно другой план.
• Это поможет вам не сбиться с пути и найти лучшие решения для конкретных проблем в будущем.
• Этот процесс поможет вам выявить лазейки и ошибки в бизнес-структуре, ее политиках и процедурах.
• Вы можете работать вместе, и это укрепляет отношения между работодателем и сотрудником, а также отношения между бизнесом и клиентами, тем самым помогая бизнесу расти.
• Это помогает сэкономить время, деньги и ресурсы.

2.5. Опишите способы узнать, когда проблема решена.

После того, как вы внедрили решение и определили, что проблема решена, вам необходимо убедиться, что проблема полностью решена. Есть много способов узнать, решена ли проблема. Вот несколько способов:

• Установите цели и атрибуты проблемы, продолжайте отслеживать их и проверять, достигнуты ли они.
• Вы можете проводить различные тесты и опросы, чтобы проверить, решена ли проблема.
• Отзывы сотрудников, если проблема внутренняя, и отзывы сотрудников и клиентов, если проблема внешняя, - это способы проверить, решена ли проблема.
• Проверьте, есть ли вероятность повторения.
• Вы можете вручную проверить бизнес-процессы на наличие проблем.
• Сбор исторических данных, сравнение последних данных со старыми - это другие способы проверки, и это помогает вам увидеть, как производительность бизнеса менялась в течение длительного периода времени, когда у него не было проблем, а когда у него были проблемы.
• После нормализации производительности процесс мониторинга должен продолжаться в течение некоторого времени, чтобы проблема не повторилась.

Пожалуйста, оставьте отзыв!

Я надеюсь, что вы все нашли здесь информацию и рекомендации полезными. Следующая часть этого раздела, посвященная результатам обучения 3 и 4, находится по ссылке ниже.

Решение бизнес-задач - Диплом NVQ уровня 3 в области бизнеса и администрирования - 2

Ливингста