Пример личного заявления nvq о том, как брать минуты

Принимая минуты.

Что такое минуты?

Протокол - это короткие записи, которые я делаю во время встречи или обсуждения. Я записываю их, чтобы мы не упустили ничего из того, что обсуждалось или согласовывалось на встрече. Протокол официально утверждается председателем и ведется в виде записи, принадлежащей организации. Они могут помочь с любыми расследованиями, которые будут проводиться в будущем. Они также предоставляют записи о том, какие решения были приняты на собрании и кто будет по ним действовать.

Протоколы всегда короткие и простые, написанные простым языком, потому что они должны быть распространены или доступны людям с разным уровнем стандартов на этом языке, в моем случае на английском. Любой, кто не смог присутствовать на собрании и кому нужно знать, что произошло на собрании, получит пользу от простого письменного протокола.

Как я готовлюсь к встрече

Я организую встречу и готовлюсь к ней, собирая информацию для повестки дня, согласовывая с председателем вопросы, которые будут включены в повестку дня, распространяю повестку дня с подтверждающими документами, бронирую зал заседаний, информируя участников о дате, времени, месте и цель и путем организации закусок. У меня также есть сведения о посетителях и извинения, необходимые для встречи.

У меня есть повестка дня и все необходимые блокноты и ручки для протоколирования. Я внимательно слушаю обсуждение и записываю важные моменты.

Что я делаю во время встречи

Я постоянно общаюсь со своим председателем по ходу собрания, следя за тем, чтобы повестка дня соблюдалась, как было обсуждено и утверждено. В редких случаях из-за некоторых неизбежных обстоятельств повестку дня придется изменять или выполнять вне очереди, но участники будут уведомлены об изменении и его причине, чтобы избежать путаницы. Я также убеждаюсь, что председатель резюмирует важные моменты, и все принимаемые решения согласовываются с участниками, принимая во внимание любые конфликты идей. Я также удостоверяюсь, что действия намечены по каждому пункту повестки дня.

Я концентрируюсь на том, чтобы записать то, что было решено, и кто это будет делать. Я даю каждому пункту отдельный заголовок и стараюсь писать свои черновые записи вскоре после собрания. Я следил за тем, чтобы протокол был точным, методичным, грамматически правильным и кратким и был написан простым и понятным языком. Я убеждаюсь, что они последовательны по форме и содержанию, и концентрируюсь на принимаемых решениях. Протоколы также составляются в согласованном формате в соответствии с пунктами повестки дня с аккуратными заголовками там, где это необходимо.

Просмотр и распространение протокола

После того, как я записал протокол, я нахожу время, чтобы просмотреть их и запустить их председателем для утверждения и любых необходимых изменений, прежде чем я распространю их среди необходимых членов. Протоколы рассылаются в виде защищенного документа по электронной почте необходимым сотрудникам. Я удостоверяюсь, что любые действия, требующие последующих мер, выполняются в установленные сроки.

Минуты сохраняются на жестком диске для использования в будущем. Они служат в качестве справки для любого человека, который займет какие-либо должности в будущем.

Пожалуйста, используйте это только как ссылку

Пожалуйста, не копируйте ничего, представленное здесь, и не отображайте это в своем файле. Это было опубликовано здесь исключительно для того, чтобы помочь вам понять, что они ожидают от вас и как вы должны писать. Когда вы готовите свои собственные файлы, вы должны будете иметь отношение к своей рабочей области и организации и придерживаться их. Спасибо за сотрудничество.