Оглавление:
- Введение:
- 1.1 Какова цель встреч?
- 1.2 Какие организационные и юридические требования могут применяться к протоколу записи?
- 1.3. Почему протоколы должны точно фиксировать обсуждения и решения?
- 1.4 Какова цель документов и терминов, которые обычно используются на собраниях?
- 2.1 Какова роль председателя и другие официальные обязанности на собраниях?
- 2.2 Как вы работаете с председателем, когда ведете протокол?
- 3.1 / 2 Почему вы должны внимательно слушать, когда выделяете минуты, и как вы это делаете?
- 3.3. Как вы делаете заметки во время обсуждений на собраниях?
- 3.4 / 5 Почему вы должны получать разъяснения и как вы это делаете?
- 3.6. Как вы сортируете, выбираете и структурируете информацию для получения минут?
- 3.7 Что означает использование правильного тона и профессионального языка за считанные минуты?
Минуты жизненно важны в любом бизнесе.
Дэвид Трэвис, CC0, через Unsplash
Введение:
Этот отряд является дополнительным отрядом Группы B на Уровне 2 с 4 кредитами. Этот блок помогает кандидату хорошо знать и понимать задачи при ведении протоколов, роль председателя и протоколиста на собраниях, процедуру ведения протокола, подготовку к ведению протокола и то, как следовать организационным процедурам, политикам и руководящим принципам при ведении протокола. минут
Пожалуйста, найдите личное заявление, относящееся к этому устройству!
PS: Пожалуйста, не копируйте ничего, представленное здесь, и не отображайте их в своем файле. Это было опубликовано здесь исключительно для того, чтобы помочь вам получить представление / понимание того, что они ожидают от вас, и как вы должны писать. Вам придется иметь отношение к своей рабочей области и организации и придерживаться их при подготовке файлов. Спасибо за сотрудничество.
1.1 Какова цель встреч?
Основная цель встреч - обмен идеями и высказывание разных мыслей. Встречи используются почти в каждой организации как способ передачи информации другим людям, где их основные функции - информирование, поиск идей, поиск разъяснений, решение проблем, обсуждение предложений / способов работы, принятие решений и урегулирование споров.
1.2 Какие организационные и юридические требования могут применяться к протоколу записи?
Протокол должен точно отражать повестку дня собрания. Структура протокола соответствует списку вопросов повестки дня. Чтобы эффективно использовать минуты, вам необходимо подготовить шаблон на основе пунктов повестки дня. Оставьте достаточно места для заметок по ходу встречи. Это поможет вам не запутаться и плавно перемещаться по элементам в ходе встречи.
Протоколы - это юридические документы, которые служат доказательством для будущих ссылок на любые обсуждения, проведенные на собрании. Протокол должен содержать название, время, дату, место встречи, имена участников, извинения, посетителей, пункты, необходимые действия и дату следующей встречи.
Обязательно запишите действия по каждому пункту повестки дня и кем. Протокол должен быть точным, потому что люди будут ссылаться на него в будущем, и они должны быть в состоянии точно понять, что произошло на собрании.
1.3. Почему протоколы должны точно фиксировать обсуждения и решения?
Протокол следует составлять точно и кратко, чтобы любой человек, независимо от того, присутствовал ли он на собрании, мог знать, что произошло.
Протоколы служат официальным документом о действиях, произошедших на собрании, и образуют историческую запись для команды или отдела. Даже если люди забывают вспомнить, что произошло на собрании или что было обсуждено и принято решение, протоколы помогут им вернуться и получить эту информацию. В протоколах также записываются предпринятые действия и действия, которые необходимо предпринять. Таким образом, он действует как напоминание о сроках, которые необходимо соблюдать. Протокол также дает информацию людям, которые не присутствовали на собрании.
1.4 Какова цель документов и терминов, которые обычно используются на собраниях?
Документы для собраний создаются, когда представители бизнеса встречаются для обсуждения вопросов, относящихся к текущему и будущему функционированию бизнеса.
Три общих документа для встреч:
- Уведомление о встрече (подробности, такие как дата, время, тип встречи, место, цель встречи)
- Повестка дня (подробный перечень повестки дня собрания)
- Протокол (протокол / подтверждение встречи с подробностями, такими как место и время встречи, цель встречи, участники, председатель собрания, извинения, повестка дня, обзор протокола предыдущего собрания, дата, время и место следующего собрания и время закрытия собрания)
2.1 Какова роль председателя и другие официальные обязанности на собраниях?
Роль председателя состоит в том, чтобы обеспечить точный протокол собрания. Председатель собрания несет ответственность за
- Помогите составителю протокола согласовать пункты повестки дня.
- Следуйте пунктам повестки дня по порядку.
- Информирование ответственного за протокол о любых вопросах, которые будут исключены из согласованной повестки дня.
- Обобщите конкретные моменты, решения или действия, согласованные по каждому пункту повестки дня, прежде чем переходить к следующему пункту.
- Согласитесь и сделайте резюме для долгих обсуждений.
- Просмотрите протоколы, когда они написаны как черновик.
2.2 Как вы работаете с председателем, когда ведете протокол?
Я обсуждаю с председателем до начала собрания, утверждаю пункты повестки дня, а также всех посетителей, которые присутствуют на собрании. Я получаю советы о времени и месте проведения встреч, если обычная комната, где проводится собрание, недоступна. В случае сомнений я спрашиваю, нужно ли добавить конкретное обсуждение в протокол. Я также уточняю любые технические термины, обсуждаемые на встрече, чтобы избежать записи неверной информации. После собрания я как можно раньше составляю протокол и прошу его утвердить моим руководителем, прежде чем раздаю его участникам.
3.1 / 2 Почему вы должны внимательно слушать, когда выделяете минуты, и как вы это делаете?
Я должен внимательно слушать, пока веду протоколы, потому что они служат записью решений и деталей для всего, что обсуждается и согласовывается на встрече.
Вот несколько способов сделать это:
- Мне нужно слушать аналитически, выискивая основные идеи и детали.
- Я проясняю то, что не понимаю, или прошу председателя повторить факты, которых я не понимаю.
- Принимаю во внимание чувства выступающих и участников.
- Я активен и готов ответить.
- Я устраняю отвлекающие факторы (шум, прерывания и т. Д.) И сосредотачиваюсь на выступающем, чтобы не пропустить важные моменты и действия, которые необходимо записать.
3.3. Как вы делаете заметки во время обсуждений на собраниях?
Я прихожу на собрание пораньше, убеждаюсь, что знаю, кто председатель, сажусь рядом с ним и проверяю, что у всех есть все бумаги (повестка дня), и беру запасные. Я прочитал все бумаги задолго до собрания и прошу назвать имена присутствующих. Внимательно слушайте, записывайте ключевые слова и записывайте решения. Прошу пояснений и сверяю свои записи с председателем.
3.4 / 5 Почему вы должны получать разъяснения и как вы это делаете?
Любые сомнения, возникающие при составлении протокола, должны быть прояснены, потому что это решения, принимаемые группой, и они помогают в будущем.
Я проясняю ситуацию, прося председателя или группу повторить или говорить немного медленно, если я сомневаюсь в каких-либо обсуждениях. Я даю себе время послушать и не отвлекаться.
3.6. Как вы сортируете, выбираете и структурируете информацию для получения минут?
Я использую единый шаблон для составления минут. Цель встречи варьируется от одного типа встречи к другому, поэтому формат протоколов тоже может быть разным.
Используемый шаблон также упростит поиск важной информации, и он должен быть единообразным на протяжении серии встреч.
Я структурирую протокол следующим образом:
- Название встречи.
- Дата и время встречи.
- Список всех присутствующих под заголовком «Настоящее».
- Список всех тех, кто не присутствует, но прислал свои извинения, этот список должен иметь заголовок «Извинения».
- Подтверждение согласования протокола предыдущего собрания. Следует указать дату предыдущей встречи.
- Любые изменения или действия, вытекающие из протокола предыдущего собрания, должны быть записаны.
- Любые вопросы, возникшие в связи с предыдущим протоколом, должны быть включены в заголовок обсуждаемых вопросов.
- Протокол всегда должен следовать в том же порядке, что и на собрании.
- Дата следующей встречи.
3.7 Что означает использование правильного тона и профессионального языка за считанные минуты?
Протокол - это запись того, что именно произошло на встрече. Так что в нем должны быть записи обсуждений и действий. Он должен фокусироваться на обсуждаемых вопросах и содержать четкую информацию о том, что было решено по каждому пункту. Протоколы должны быть написаны полными предложениями и достаточно подробными. Это поможет любому читателю, не присутствующему на собрании, понять, о чем на самом деле говорилось.
PS: Пожалуйста, не копируйте ничего, представленное здесь, и не отображайте их в своем файле. Это было опубликовано здесь исключительно для того, чтобы помочь вам получить представление / понимание того, что они ожидают от вас, и как вы должны писать. Вам придется иметь отношение к своей рабочей области и организации и придерживаться их при подготовке файлов. Спасибо за сотрудничество.