Принимая минуты: часть i

Фотография Ливингсты

Введение

Эта статья написана, чтобы помочь кандидатам, которые развивают свою квалификацию в области бизнеса и администрирования. Это не значит, что это не будет полезно / полезно для других. Эта статья будет полезна всем, кто работает в компании или организации и отнимает минуты для точного учета обсуждений и решений, принятых во время собраний, а также ведения журнала действий в рамках своей должностной роли.

Чтобы иметь возможность уделить время собранию, необходимо обладать хорошими коммуникативными навыками, оценочными навыками, навыками межличностного общения, а также навыками организации и планирования. Минутка - это не просто сидеть на собрании и писать заметки. Это включает в себя большую подготовку до и после встречи, а также множество навыков, чтобы добиться наилучшего результата.

Перед тем, как собрание действительно состоится, нужно подготовиться к собранию с точки зрения места, участников, повестки дня, напитков, требований доступа и необходимых документов. Для любых презентаций вы должны быть готовы со всем оборудованием, таким как ноутбук, диапроекторы, материалами и документами, необходимыми для презентации идей.

Перед началом собрания отметьте все изменения в повестке дня, внесенные в последний момент. Всегда храните копию вопросов, которые возникли на последней встрече, и пункты действий. В течение нескольких минут лучше всего иметь шаблон, который соответствует требованиям, стилю и стандартам организации.

По завершении этого раздела кандидат будет хорошо знать роль собраний, почему проводятся собрания, юридические и организационные требования, которые могут применяться к ведению протоколов, почему протоколы ведутся и их преимущества, а также причины, по которым протоколы должны быть точные и различные документы, используемые на встречах как часть протокола, до и после встречи.

Кандидаты также будут знать о различных типах минут и стилях написания минут, о том, как структурировать протоколы и писать их с правильным тоном языка, а также о том, как хранить и о цели их безопасного и надежного хранения. Они обсуждаются в третьей части этой серии.

Перед тем, как начать этот блок, нужно знать определение или значение минут.

Протоколы - это формальные документы, и они представляют собой краткие отчеты о собрании. Они точны и содержат информацию о том, что обсуждалось на встрече, каковы были рекомендации, решения дискуссий и их действия.

Хорошо составленные протоколы будут краткими, точными и информативными, и они будут логически представлены с четкими обсуждениями, рекомендациями, решениями и пунктами действий.

Роль встреч

Словарь определяет собрание как « официально организованное собрание » или « социальный акт собрания для какой-то общей цели ».

Встреча - это собрание двух или более людей для обсуждения, обмена информацией и достижения соглашения. Встречи могут проводиться различными способами, например, лицом к лицу, конференц-связью, видеоконференцией и т. Д. Встреча не должна быть пустой тратой времени и быть эффективной. Эффективные встречи происходят при правильном планировании и должны иметь цель и результат.

Роли встреч:

• Для согласования действий, для совместного согласованного решения.
• Принимать решения быстрее, чем с помощью телефонных звонков и электронных писем. Например, вам может быть неприятно звонить людям и оставлять голосовые сообщения или отправлять им электронные письма и долго ждать ответа.
• Например, чтобы сэкономить время, то, на что вам потребовалось более 15 минут, чтобы написать электронное письмо, которое все еще может быть непонятным для получателя, можно обсудить за две минуты, если вы встретитесь лицом к лицу.
• Чтобы делиться информацией, получать или искать идеи и информацию, а также прояснять вещи.
• Для решения вопросов или любых проблем и планирования рабочих стратегий.
• Подробно обсуждать организационные или ведомственные вопросы, когда это может быть сложно, по электронной почте.
• Во избежание путаницы, конфликтов и неточностей.
• Обсудить проекты или что-либо, связанное с работой, и способы ее выполнения.
• Для выяснения и разрешения конфликтов и разрешения споров.
• Принимать решения по обсуждаемым вопросам и отслеживать действия против любых решений, принятых в прошлом.
• Чтобы помочь быстрее принимать решения, так как каждый находится в одном месте для обсуждения и принятия решений.
• Для переговоров по контрактам и соглашениям в зависимости от организации или рассматриваемых вопросов.
• Чтобы дать каждому возможность высказаться и высказать свои мысли и идеи.
• Принимать экстренные решения и действия в случае необходимости - кризисное управление.
• Чтобы помочь в построении команды и мотивации.
• Чтобы помочь установить цели и задачи.

В общем, роль собрания заключается в проведении определенных важных обсуждений и принятии решений путем объединения всех вовлеченных членов в одно место. Это позволит избежать множества телефонных звонков, электронных писем и путаницы, помогая принимать четкие решения и назначать действия соответствующему человеку, людям или отделу.

Юридические и организационные требования, которые могут применяться к ведению протокола

Протокол собрания должен соответствовать юридическим и организационным требованиям организации по многим причинам.

Минимальные требования, которые ожидаются от протокола: подробности о

• Где встреча прошла?
• Когда состоялась встреча, включая дату и время?
• Кто присутствовал на встрече и их разные роли на встрече?
• Кого не было?
• Как прошла встреча?
• Что произошло на встрече?
• Что обсуждалось на встрече?
• Что было решено, и официальные направления обсуждений и решений?

Протоколы служат юридически обязательными документами во многих ситуациях и во многих организациях и могут быть представлены как свидетельство определенных обсуждений и решений, когда в будущем возникнут юридические проблемы.

В протоколе должна быть указана дата следующего собрания в конце, а также, где возможно, время и место проведения. Протокол должен документально подтверждать наличие кворума, поскольку для принятия большинства обоснованных решений требуется минимальное количество людей. Например, в моей организации, когда решения принимаются на собрании группы менеджером по операциям, они ожидают присутствия руководителя группы, чтобы решение было действительным в рамках юридических и организационных требований нашей организации.

Польза протокола как точного учета обсуждений и решений

Протоколы ведутся как на официальных, так и на неофициальных встречах, и встреча может быть краткой, встречей комитета / совета директоров, групповым обсуждением и т. Д. Стиль протоколов зависит от цели.

Протокол - это запись события или собрания, и, следовательно, они записываются, чтобы иметь формальное подтверждение того, что произошло, или того, что обсуждалось и было решено на собрании. Это помогает людям, которые не смогли присутствовать на собрании, а также помогает организации или компании в будущем. По этой причине минуты должны быть точными.

Назначение и преимущества протоколов для точного учета обсуждений и решений:

• Многие компании будут не только вести протоколы для собственных справок и записей, но также должны будут делиться этой информацией со своими партнерскими компаниями и держателями акций. В этих случаях протоколы подтверждают факт встреч, а также отражают качество и стандарты организации.
• Они обеспечивают запись обсуждений и решений и, следовательно, служат памятью и историей организации.
• Когда дело касается государственных органов управления, протоколы необходимо будет предоставить общественности. Таким образом, протоколы собрания будут доступны для общественности, поскольку люди захотят узнать результаты встреч и обсуждений и как они были приняты.
• Протоколы можно использовать для отслеживания упомянутых решений и действий в случае возникновения конфликта в будущем.
• В минутах будут точки действий, которые необходимо выполнить, и они помогут с изменениями и улучшениями для организации, и, следовательно, минуты будут напоминанием об этих действиях, о человеке, который должен их предпринять, и о том, в какие временные рамки они должны быть выполнены..
• Разделение протокола с заинтересованными людьми, которые не смогли присутствовать, будет держать их в курсе любых изменений, обсуждений и решений.
• В целом эти минуты помогают организации расти, а также помогают строить отделы и членов команды.

Образец шаблона для повестки дня собрания

Ливингста - Создано в MS Word

Документы, обычно используемые на собраниях: повестки дня, протоколы, возникающие вопросы, листы действий

Для того, чтобы любая встреча проходила в процедурном порядке, есть несколько важных и необходимых документов, без которых встреча не пройдет гладко.

Необходимые документы для встречи:

Повестка дня. Повестка дня - это документ, который создается секретарем, администратором или кем-либо, занимающим аналогичную должность или должность. Затем он утверждается председателем и распространяется среди других членов, которые будут присутствовать на собрании. Он может распространяться в электронном виде или в виде бумажных копий. Всегда лучше иметь несколько запасных экземпляров.

Повестка дня содержит подробную информацию о названии встречи, дате встречи, времени встречи и месте встречи вверху. Затем следуют участники, извинения и посетители / докладчики. Затем следуют пункты повестки дня, в которых срочные и важные вопросы перечислены вверху списка. Обязательными пунктами в списке повестки дня являются предыдущие протоколы или подтверждение предыдущих протоколов, возникающие вопросы и любые другие вопросы. Остальные - это элементы, собранные соответствующими участниками, участвовавшими во встрече.

Образец шаблона ведомости посещаемости

Ливингста - Создано в MS Word

Лист посещаемости - этот документ представляет собой список всех участников собрания. Чтобы иметь точную информацию, включены несколько столбцов, например, имя, должность, контактный номер, адрес электронной почты. Это поможет составителю протокола записать имена в считанные минуты, а также поможет легко связаться с ними, когда это необходимо, особенно когда на собрании присутствуют внешние члены. Пожалуйста, посмотрите формат справа, который я использую в своей организации для посещаемости.

Обычно это не используется для внутренних встреч, но используется для встреч с участием внешних клиентов или партнерских организаций. Но всегда хорошо иметь такое собрание, на котором собрано столько членов или разных отделов и могут быть люди, которых вы не узнаете. Это также сокращает ваше время на составление списка участников, особенно при большом количестве участников.

Глоссарий терминов и аббревиатур - если собрание будет включать обсуждение бизнеса, где будут использоваться технические термины и сокращения, и если есть участники, которые не знакомы с этими терминами и акронимами, всегда лучше дать их список с краткое описание или значение. Это поможет им с легкостью следить за встречей и избежать ненужных перерывов.

Образец шаблона протокола

Ливингста - Создано в MS Word

Кодекс этики / кодексы поведения - он не используется на всех собраниях, но может использоваться на заседаниях совета директоров, собраниях, в которых участвует общественность и т. Д. Это набор принципов и ожиданий, которые изложены членам, в соответствии с которыми они должны придерживаться, участвуя в собрании. Он разработан для бесперебойной и успешной работы собрания. На некоторых собраниях его используют для сохранения свободы слова.

Предыдущие протоколы - это протоколы предыдущего собрания, которые вносятся на собрание для оглашения и подтверждения. Также проверяются пункты действий с предыдущей встречи, чтобы увидеть, были ли они выполнены, или в каком состоянии находятся действия, если не были приняты меры, причины этого собираются и записываются в протокол вместе с необходимыми действиями или решениями.

Ведение записей (Минуты). Ведение записей - это шаг к составлению протокола. Это главный документ на собрании, так как все, что происходит, обсуждается или решается, записывается. Записи ведутся секретарями, администраторами или аналогичным офисным лицом, и они записываются в согласованном стиле в соответствии с политиками и процедурами организации. Шаблон можно использовать для удобства ведения заметок.

Образец шаблона для заметок о действиях

Ливингста - Создано в MS Word

Приложения к протоколам - Иногда на собраниях может потребоваться зачитать и согласовать политику, процедуру или отчет. В этом случае этот документ будет внесен на собрание и зачитан членам, и его необходимо будет приложить к протоколу. Подробности того, как это делается, будут обсуждаться в другом разделе этого раздела.

Презентационные документы - на некоторых собраниях будут представлены презентационные документы. Хотя презентации проводятся на большом экране с помощью диапроекторов, всегда полезно дать всем участникам копии, чтобы у них была запись того, что было представлено, а также это поможет им записать важные моменты, которые будут полезны или полезно для них в будущем при продолжении презентации.

Листы действий - этот лист не является обязательным, но для ясности и правильной организации вы можете собрать все пункты действий с предыдущей встречи и указать статус по каждому из них, чтобы было легче пройти через их во время встречи. Также любые действия для текущего собрания могут быть записаны на этом листе, в то время как некоторые действия могут иметь ссылки на предыдущие действия. В конце встречи также будет проще подытожить все действия из этого листа. Однако это не обязательно. Разные люди работают по-разному, поэтому вы можете использовать любые удобные методы, которые упростят и упростят для вас процессы.

Помимо этого, в зависимости от собрания и его цели, различные другие документы, такие как уведомление о собрании, финансовые отчеты, отчеты об исследованиях, отчеты о проектах, корреспонденция, отчет председателя и т. Д., Могут быть документами, используемыми на собрании.

Пожалуйста, перейдите по ссылке ниже, чтобы перейти к следующей части этого раздела, где описаны роль председателя собрания и его обязанности, как протоколист работает вместе с председателем во время собрания, как эффективно слушать и делать записи, а также цель прояснение любых сомнений в ходе встречи обсуждаются.

Принимая минуты - Часть II

Надеюсь, это вам немного помогло. Спасибо за чтение. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами или любыми отзывами относительно этой статьи. Если вы чувствуете, что он не затрагивает соответствующие темы, оставьте отзыв!

Спасибо.

Ливингста