Минуты: стиль, структура и язык

Фотография Ливингсты

Эта статья входит в группу из трех статей о ведении протокола (две другие предназначены для встреч и протоколов, а также о роли председателя собрания и составителя протокола. В этой статье объясняются различные типы протоколов, разные используемые стили написания. в составлении минут, сортировке, отборе и структурировании информации для получения минут и правильного тона, а также в использовании профессионального языка при написании минут.

Различные типы минут

Существуют разные типы минут, и тип минут, которые вы пишете, будет зависеть от цели или использования минут. Обычно на собраниях команды используется простой неформальный протокол, тогда как подробный официальный протокол составляется, если протокол предназначен для внешней аудитории. Так что тип минут зависит от типа аудитории и цели.

В основном есть три типа минут:

• Дословный протокол
• Дискурсивные минуты
• Примечания к действию

Дословный протокол:Дословно означает «точно такими же словами, как писатель или оратор» или «слово в слово». Эти протоколы используются особенно тогда, когда возникает какой-либо спор, и каждое слово выступающих необходимо записывать. Он используется на официальных заседаниях совета директоров или общих ежегодных собраниях или в юридических ситуациях, когда человек записывает обсуждение слово в слово. Все высказанные аргументы и комментарии записываются. Обычно это будет ситуация, когда обсуждение сосредоточено на конкретном человеке. Поскольку это может быть утомительный процесс, в зависимости от деликатного характера обсуждаемых вопросов, человеку, который записывает, придется использовать диктофон или стенографию, а затем печатать заметки позже. При выполнении аудиозаписи необходимо проявлять осторожность, чтобы записанный фрагмент не попал в руки не тем людям.Примеры ситуаций, в которых ведется стенографический протокол, - это апелляции, общественные слушания, собрания совета, дисциплинарные комиссии, процедуры рассмотрения жалоб и т. Д.

Дискурсивные протоколы: эти типы протоколов используются, когда проводятся более формальные собрания, такие как заседания комитета или совета директоров. В них есть основное содержание обсуждения и пункты действий. Подобные встречи, вероятно, будут иметь внешнюю аудиторию, которая будет распространять информацию, обсуждаемую на встрече. Таким образом, протоколы будут в форме абзацев, аккуратно по разделам и по порядку обсуждений.

Очень редко можно увидеть людей, к которым обращаются по их имени в протоколах такого типа, поскольку действия и обсуждения будут осуществляться правлением или комитетом и, следовательно, будут упомянуты в протоколе как правление или комитет. Протокол ведется секретарем или лицом, выполняющим аналогичную роль, которое не принимает участие в обсуждении и, следовательно, может вести точный протокол. Секретарь в этом случае будет нести ответственность за подготовку повестки дня, организацию собрания, например, место проведения, угощение, отслеживание действий, информирование председателя и распространение других соответствующих документов.

Очки действий: Это наиболее распространенный тип протоколов, которые обычно записываются в виде коротких заметок с подробностями о решениях и заметками о действиях. Обсуждения подробно не записываются, а просто упоминаются. Эти протоколы ведутся на собраниях команд, обсуждениях в малых группах, внутренних собраниях, обсуждениях проектов и т. Д. Как следует из названия, эти протоколы содержат просто список решений или краткие заметки с указаниями к действию. Они сосредоточены на результате и будущих действиях. Он имеет неформальный стиль и может быть написан в виде маркированного списка, поскольку он распространяется только внутри страны. Часто протоколист также участвует во встрече в обсуждениях. Эти протоколы просты, могут быть записаны быстрее и точны. У этих встреч также есть повестка дня, подготовленная администраторами или кем-либо, кто отвечает за встречу.Бывают случаи, когда один из участников просто записывает записи во время встречи.

Все вышеперечисленное - это типы минут, и важно правильно и эффективно использовать каждый стиль.

Различные стили письма, которые используются в минутах

Стиль написания протокола - самая важная задача в процессе его написания. Протокол означает, что записи, сделанные во время встречи или пока вы находитесь на ней. Вам нужно записать так, чтобы вы поймете позже, когда будете составлять протокол. Нет никаких особых правил, которые нужно соблюдать, так как у каждого свой стиль записи минут.

При составлении минут используются различные стили письма:

• Хорошо иметь план в соответствии с повесткой дня, чтобы вам было легче делать заметки под каждым пунктом в ходе обсуждения.
• Подготовьте список участников и отметьте их галочками, когда они войдут в комнату, и это также даст вам список отсутствующих людей. Это поможет, поскольку вам не нужно записывать имена всех участников, поскольку это может занять много времени и сбить с толку, когда группа большая.
• Запишите название встречи, дату, время и место встречи, включите вопросы, которые по какой-то причине остались без обсуждения, так как их нужно будет вернуть в будущем. Также не забудьте указать дату и время следующей встречи в конце.
• Не пытайтесь запечатлеть все, кроме дословных протоколов. Внимательно слушайте и фиксируйте важные детали. Не пишите длинные предложения, просто кратко записывайте пункты (маркированные списки), используя прямой язык. Также избегайте повторений и будьте конкретны.
• Если делать заметки становится слишком сложно в результате слишком большого количества обсуждений, перекрестных ссылок и т. Д., Вы всегда можете получить разрешение, чтобы узнать, можно ли записать встречу на аудиозаписывающее устройство. Убедитесь, что участники знают об этом. Это очень помогает прояснить ситуацию при составлении протокола.
• Что касается дословных протоколов, запишите все дословно под соответствующими заголовками, так как это будет полезно при составлении протокола. Для этого нужно уметь быстро писать, и лучше всего знать стенографию. Важно записать как можно больше, и все, что не нужно, можно пропустить позже, потому что, если вы упустите определенную информацию, вы не сможете вспомнить ее позже, когда будете составлять протокол.
• Для дискурсивных минут записывайте важные моменты для каждого обсуждения, чтобы вам напомнили о том, что обсуждалось, пока вы составляете протокол. Опять же, лучше писать под соответствующими заголовками, чтобы избежать путаницы при составлении протокола.
• Для заметок о действиях используйте маркеры, чтобы отметить важные моменты. Вы можете использовать шаблон с колонками для обсуждаемой темы, решения и действий.
• При написании рекомендуется использовать сокращения, даже для имен членов, так как это ускорит запись. Обязательно используйте сокращения, которым вы следуете, поскольку другие сокращения не будут иметь смысла, когда вы позже посмотрите записи, составляя протокол. Вот некоторые примеры: Минуты (минуты), Руководящий орган (GB), Подготовка (подготовка), Важное (имп) и т. Д.
• Всегда записывайте обсуждения в том порядке, в котором они обсуждались, но вы все равно можете указать номер пункта в соответствии с повесткой дня. Например, если пункт 7 повестки дня обсуждался третьим на собрании, запишите его как третье обсуждение, но вы можете поставить номер 7 рядом с ним для облегчения ссылки на повестку дня.

Все протоколы должны быть краткими и точными, а для этого примечания должны быть написаны точно, в правильном порядке и стиле. Сделайте написание заметок как можно проще, проделав некоторые предварительные приготовления перед встречей, и если написание заметок пройдет хорошо, это значительно упростит задачу составления протоколов. Протокол также должен помочь любому, кто не смог присутствовать на собрании, четко понять, что происходило на собрании, без необходимости проведения другого собрания для разъяснения тех же дискуссий.

Как сортировать, выбирать и структурировать информацию для получения минут

Производство минут - следующая задача в процессе отведения минут. Лучше всего составить протокол как можно скорее после встречи, так как вы лучше запомните вещи. При составлении протокола не нужно включать все, что было записано в процессе ведения заметок. Информации должно быть достаточно, чтобы люди, не присутствовавшие на встрече, могли следить за ней и фиксировать ее содержание без путаницы или необходимости в дополнительной информации. Так что запишите основные / важные моменты.

Первое, что нужно помнить, - это нумерация минут. Каждый вопрос, обсуждаемый на собрании, или каждый обсужденный пункт повестки дня имеют небольшую заметку, называемую минутой. Протоколы в целом представляют собой сборник коротких заметок. Поэтому для облегчения чтения и следования, а также для ссылки лучше всего давать число каждой минуте.

Каждый пункт повестки дня или каждое обсуждение должны содержать объяснение (если дискурсивные протоколы) или краткое примечание (если примечания к действию) того, что обсуждалось, с основными моментами обсуждения, любыми разногласиями, решениями и действиями. Если встреча периодически повторяется, рекомендуется иметь стандартный шаблон для минут, так как это упростит задачу по написанию минут. Любые стандартные пункты повестки дня могут быть добавлены в шаблон протокола.

Стандартные позиции всех минут:

• Название / название собрания / правления / комитета
• Дата встречи
• Время встречи
• Место / место
• Список участников - это люди, которые были приглашены на встречу.
• Список извинений - люди, от которых были получены извинения
• Список отсутствующих - люди, которые были приглашены, но не пришли и не прислали извинения
• Подтверждение предыдущего протокола вместе с датой предыдущего собрания
• Изменения, внесенные в предыдущий протокол
• Возникающие вопросы
• Резюме обсуждений, решений и действий
• Вопросы в процессе, отложены или завершены
• Какой-нибудь другой бизнес
• Дата следующей встречи

Для остальных элементов добавьте / создайте заголовки в своем шаблоне. Теперь у вас есть макет с заголовками для всех вопросов, обсуждаемых на собрании. Теперь просмотрите свои заметки и добавьте соответствующую информацию, такую ​​как обсуждения, решения и рекомендации, под каждым заголовком или под каждым заголовком, отбрасывая нерелевантную информацию.

Структурирование протокола - не очень сложная задача, поскольку существует согласованный стандарт, стиль или шаблон, который используется для записи протокола. Структура протокола также зависит от повестки дня, поскольку протоколы составляются в том порядке, в котором обсуждались вопросы повестки дня.

В случаях, когда на собрании были утверждены какие-либо отчеты, политика или процедуры, они должны быть приложены к протоколу. Если к протоколам прикреплены приложения, на полях минут появляется аннотация Att . На первой странице приложения также сделана ссылка, в которой указывается название собрания, комитета или правления, дата собрания и пункт протокола, к которому принадлежит приложение. Это приложение необходимо отправить вместе с протоколом после утверждения.

После того, как вы составили протокол, его можно отправить председателю для любых разъяснений, а затем для утверждения. После утверждения председателем они могут быть переданы соответствующим людям, то есть людям, которые присутствовали, и людям, которым необходимо принять решения. Это может быть полезно, если список действий вместе с датами крайних сроков прилагается вместе с протоколом, чтобы соответствующим людям было легче их выполнить.

Если после распределения люди просят внести исправления, их можно записать и перенести на следующее собрание, чтобы председатель мог проверить и уточнить их вместе с другими членами, присутствующими на собрании. Только после внесения всех изменений протокол согласовывается и подписывается как точный.

Правильный тон и использование профессионального языка за считанные минуты

Во время письма очень важен тон писателя, поскольку он передает сообщение и показывает отношение или эмоции по отношению к предмету со стороны писателя и оказывает влияние на читателя. Соответствующие используемые тона зависят от аудитории, а также от написанной информации.

Протоколы - это профессиональные документы, которые не только просматриваются внутренними людьми, но и могут быть просмотрены любым лицом за пределами организации, даже если это было внутреннее собрание, когда речь идет о юридических вопросах. Поэтому важно записать их профессионально, используя правильный профессиональный / формальный тон и язык. Также убедитесь, что в документе есть короткие и ясные предложения, которые придерживаются сути, и используются простые слова, которые легко понять.

Протоколы следует составлять в прошедшем времени, поскольку они касаются встречи или обсуждения, имевшего место в прошлом. По возможности используйте пассивный голос при записи минут, так как это исключит использование имени любого человека, но использование только пассивного голоса не имеет смысла и затрудняет понимание. Поэтому всегда используйте сочетание активных и пассивных голосовых предложений при записи минут.

В протоколе содержится подробная информация о том, что обсуждалось и решалось на собрании группой участников, поэтому лучше писать протокол от третьего лица. Таким образом вы отдаляетесь от письма и записываете вещи нейтрально. Используйте такие фразы, как «председатель заявил, что», «было отмечено», «комитет решил, что», «это было решено» и т. Д. В случаях, когда вопросы были изложены конкретным лицом или когда соглашение было достигнуто человека, важно указать этого человека и то, что он сказал, так как это поможет в будущих ссылках.

Произносимые на собрании слова не следует записывать точно в протокол, их нужно переводить на другой язык, приемлемый для профессиональных документов. Если участники собрания использовали сленг, не включайте их в протокол, а замените соответствующими словами. Если они не имеют отношения к решению или не важны, просто опустите их. Точно так же, когда на собраниях возникают споры или разногласия, не записывайте их в качестве аргументов, вместо этого используйте альтернативные фразы, такие как «были выражены различные мнения» или «были выражены различные мнения». Это не указывает на человека, который был в разногласии, но говорит читателю, что обсуждение было из-за разногласий.

Используйте такие фразы или слова, как «были обеспокоены», «директор выделил», «объяснил правление», «запросил исполнительный директор», «выразил озабоченность по поводу», «предложил собранию», «поднял вопрос», и т. д. Следующее, что нужно отметить, - это проверить орфографию, грамматику и пунктуацию. Не полагайтесь только на проверку орфографии и грамматики в редакторе документов. Лучше всего прочитать протоколы вручную после того, как вы их составили, а также попросите другого человека прочитать и оставить отзыв.

Надеюсь, это вам немного помогло. Спасибо за чтение. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами или любыми отзывами относительно этого хаба. Если вы чувствуете, что он не охватывает соответствующие темы, оставьте отзыв!

Спасибо.

Ливингста