За галочкой: что на самом деле может сделать для вас внутренний аудит?

Узнайте, как сделать внутренний аудит действительно полезным для вашей компании, а не просто поставить галочку.

Canva

Внутренний аудит по неправильным причинам

Поскольку внутренний аудит теперь становится обязательным требованием, компании иногда нанимают аудиторских сотрудников исключительно для того, чтобы иметь возможность поставить галочку в этом поле, не зная, что с ними делать.

Многие аудиторы обнаруживают, что они просто воспроизводят внешний аудит, и, хотя это может помочь, когда внешние аудиторы приезжают в гости, это не дает много ценной информации для бизнеса.

Внутренний аудит должен быть конструктивным мероприятием, предназначенным для определения степени, в которой система менеджмента соответствует своим собственным процедурам и практике. Внутренний аудит также может выявить улучшения в бизнес-процессах и помочь во внутренних коммуникациях.

Что такое внутренний аудит?

Хотя внутренние аудиты обычно проводятся сотрудниками компании, наблюдается рост числа внешних специалистов, нанимаемых с единственной целью аудита. Так же, как вы передаете свои юридические или финансовые роли на аутсорсинг, вы также можете передать на аутсорсинг роли аудиторов.

Ваш внутренний аудит - самый важный из всех аудитов. Это позволяет бизнесу взглянуть на свои собственные системы, процедуры и действия, чтобы решить, подходят ли они для бизнеса и действительно ли сотрудники им следуют.

Он предоставляет руководству информацию о том, соблюдаются ли их стандарты качества, является ли система настолько эффективной и столь же действенной, какой должна быть, и нужны ли улучшения.

Также они могут обеспечить связь по всей компании и быть отличным мотиватором.

Для чего используется внутренний аудит?

Критериями внутреннего аудита обычно являются собственная политика, процедуры и рабочие инструкции предприятия.

Вы не стремитесь проводить аудит непосредственно в соответствии с конкретным внешним стандартом во время внутреннего аудита, в основном дублируя то, что сделал бы сторонний аудитор; вместо этого вы гарантируете, что ваши собственные политики и процедуры правильно используются в повседневных задачах.

Если внутренние документы компании разработаны в соответствии со всеми внешними нормативными требованиями и содержат ссылки на соответствующие стандарты, ваши внешние требования должны быть учтены. Однако понимание стандартов и требований действительно помогает обеспечить основу для того, что должна включать документация.

Не надо бояться аудитов

Большинство стандартов и кодексов требуют аудита. Аудиты следует рассматривать как пользу для компании, а не как рутинную работу или навязывание.

Аудит используется для сбора информации, которая затем анализируется и сообщается. В этом отчете часто обсуждается необходимость улучшения или корректирующих действий.

Но аудит - это не охота на ведьм, чтобы возложить вину на отдельного сотрудника или конкретную область бизнеса. Аудиты должны проводиться позитивно и прозрачно. Ваш аудитор должен заставить вас и ваших сотрудников чувствовать себя непринужденно и уверенно в отношении аудита, а не бояться.

Ваш аудитор должен работать с вами, чтобы убедиться, что ваш аудит работает на вас, оставаясь при этом независимым и объективным в отношении любой информации, которую он нашел.

Что может сделать хороший аудит

Подтвердите, соблюдаются ли задокументированные процедуры
Предоставлять точную информацию об эффективности текущих процедур
Помощь в разработке планов постоянного улучшения
Определите, где необходимы изменения в процедурах
Повышение осведомленности и понимания требований к процессу
Помогите минимизировать риск
Повышение безопасности на рабочем месте
Улучшить внутреннюю коммуникацию
Подтвердите положительный опыт работы
Предоставьте информацию, которая поможет увеличить продажи ваших товаров или услуг.
Позвольте вам принимать более обоснованные решения, чтобы помочь вашему бизнесу расти

Графики и объемы внутреннего аудита

Поскольку мы установили, что вы не хотите просто ставить галочку, а на самом деле хотите использовать свои внутренние аудиты с пользой, ваш график аудита должен основываться на проведенных вами оценках рисков.

Какие области вашего бизнеса нуждаются в особом внимании в настоящий момент?
В каких областях вы хотели бы получить больше информации о том, как у них дела на самом деле?

Просмотр ваших ресурсов

Вам также необходимо просмотреть доступные ресурсы при настройке расписания аудита.

Сколько аудитов вы реально можете провести за год?
Сколько вам нужно делать?
Сможете ли вы пройти достаточно аудитов, чтобы чувствовать себя комфортно, выполняя внешние требования, а также находя информацию, которая вам действительно нужна?

Объем аудита

Так же, как вам необходимо расставить приоритеты при составлении годового графика аудита, это также важная часть при разработке объема аудитов. Объем устанавливает, что фактически будет рассматриваться в ходе индивидуального аудита. Учитывая потенциальный размер областей и процессов, подлежащих аудиту, очень важно знать, на что ваше внимание требуется больше всего.

При создании графиков аудита и объемов аудита вам необходимо учитывать следующее:

Недавно завершенные оценки рисков
Информация, касающаяся возможных финансовых последствий, влияния на продукцию и поставки
Качество внутреннего контроля: настолько ли они сильны, как вы считаете, должны быть? Они используются?
Полученные жалобы клиентов
Степень изменения или стабильности: Произошла ли большая смена персонала? Один и тот же персонал был в отделе с момента его создания?
Результаты последнего аудиторского задания и перечисленные корректирующие действия: все ли они были выполнены?
Обсуждения с персоналом на всех уровнях любых областей, которые, по их мнению, требуют внимания
Требуются ли какие-либо особые навыки или знания для проведения аудита?

Это ваш аудит

В конечном итоге - независимо от того, кто проводит внутренний аудит, внутренний персонал или внешние подрядчики - это ваш аудит, и вам нужно знать, какую информацию вы хотите просмотреть.

Аудит может быть настолько простым или сложным, насколько вам нравится. И помните, вы единственный, кто действительно знает, какая информация для вас ценна.

Если вы хотите узнать, почему одна сфера вашего бизнеса всегда выглядит лучше, чем другие, или какой день у ваших сотрудников чаще всего бывает в выходной, внутренний аудит может помочь вам в этом выяснить.