Как организовать вашего неорганизованного начальника

Они боссы по какой-то причине (но не в организационных навыках)

Помощь начальнику в организации повысит его или ее профессиональный имидж. Помогите им сделать это, не выставляя напоказ.

Мэгги через Flickr, CC-BY-SA 2.0, изменено FlourishAnyway

Помогите своему боссу собрать его (или ее) вещи вместе

Он босс по уважительной причине, но эта причина, конечно, не в его организаторских способностях.

Иногда он пренебрегает ключевыми деталями. Его офис - это гора неуместных файлов. Когда ваш босс не может найти этот важный документ, приближающиеся сроки могут превратить офис в скороварку. Звучит знакомо? Если да, помогите своему боссу распоряжаться своим временем и расставить приоритеты, при этом позволяя ему думать, что это его идея.

По мере того как ваш начальник становится более организованным, он улучшит свой профессиональный имидж. Он также будет лучше осведомлен о том, что находится в его расписании, и научится лучше распоряжаться своим временем. В свою очередь, вы можете получить остаточные преимущества меньшего стресса и большей эффективности.

Подумайте о дополнительном времени и усилиях, которые потребуются для его организации, как об инвестициях. Управляя, вы будете управлять своим карьерным ростом и профессиональным имиджем одновременно.

Готовы начать?

Ты получил это!

Подавать пример. Сначала сами продемонстрируйте твердые организаторские способности.

StartUpStockPhotos через Pixabay, бесплатный домен

Первое доверие

Прежде чем пытаться что-либо исправить, вы должны заслужить на это право. Это означает создание основы доверия.

Подавать пример

Убедитесь, что вы сами демонстрируете солидные организационные навыки, отлаживая свою систему, чтобы не сбиться с пути. Держите свое рабочее место в порядке. Приходите на встречи подготовленными. Соблюдайте все сроки. Кроме того, продемонстрируйте свою находчивость, имея под рукой наиболее часто используемую информацию (например, ключевые контакты, часто используемые отчеты).

Стремитесь понять

По мере того, как вы завоевываете доверие своего начальника, также слушайте, обращая особое внимание на любые выражаемые чувства. Прислушивайтесь к признакам того, что плохие организаторские способности вашего начальника вызывают у него разочарование, конфликт или даже последствия в организации. Примеры включают пропущенные сроки или встречи, потерянные документы и комментарии других людей.

Прежде чем броситься на помощь, сначала оцените ситуацию и особенно избегайте обратной связи, которая может иметь неприятные последствия для вас. (Помните, что вы находитесь в режиме сбора информации.) В его безумии может быть метод, каким бы неэффективным он ни был, который вам нужно понять.

Кроме того, как бы вас ни раздражала его неряшливость, никогда не общайтесь с теми, кто ругает его. Ваше высказывание может вернуться к нему, и такие критические комментарии несовместимы с вашим намерением помочь.

Создание доверительного партнерства - ключ к успеху

Продемонстрируйте солидные организационные навыки, приходя на встречи подготовленными и поддерживая чистоту на рабочем месте. Прислушайтесь к ощущениям, с какими чувствами или последствиями связаны плохие организаторские способности начальника.

rdubois по сравнению с Flickr, CC-BY-SA 2.0

Обеспечьте стратегическую поддержку

Убедитесь, что и ваша роль, и ваше поведение способствуют максимальной производительности вашего начальника, сводя к минимуму отвлекающие факторы и повышая его эффективность.

Согласовать цели

Узнайте, каковы цели вашего начальника и как его оценивают в компании. Убедитесь, что ваши цели по производительности связаны с его. Если вы чувствуете разрыв, скажите ему, что вы хотели бы получить ясность в отношении того, как ваши цели могут более полно поддержать его и цели организации.

Минимизируйте перерывы

Спросите его, как он предпочитает получать информацию, как с точки зрения его канала (например, электронный, лично, по телефону), так и с точки зрения временных предпочтений. Некоторые люди «утренники» и любят нырять прямо в день, тогда как другие не спешат согреваться.

Также поймите, как он хочет, чтобы его отвлекали, и помогите ему избегать ненужных. Исследования показывают, что офисных сотрудников отвлекают в среднем каждые три минуты. ¹ Учитывая, что возврат к исходной задаче может занять до 23 минут, неудивительно, что кто-то может завершить начатое.

Вместо того, чтобы заходить и задавать этот быстрый вопрос - который часто не так уж и быстр, не так ли? - попробуйте эту технику. Сгруппируйте несколько менее важных вещей, а затем выделите 15 минут в календаре вашего начальника, чтобы позаботиться обо всех них за один присест. После использования этой техники несколько раз объясните ему, что ваша цель - эффективность и минимизация сбоев. Обсудите, как это работает для вас обоих. Вы можете обнаружить, что это отличный способ начать разговор об эффективности.

Сделайте хорошего начальника организованным

Говорите лаконично и помогайте своему руководителю не отвлекаться.

ernestoeslava через Pixabay, бесплатный домен

Читательский опрос

Общайтесь четко

Будь краток

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Уолл Стрит Джорнэл. «Отвлекающие факторы на рабочем месте: вот почему вы не закончите эту статью». Последнее изменение: 11 декабря 2012 г.