Как правильно автоматизировать бизнес-телефонную систему

Телефонный администратор

Изображение предоставлено FreeDigitalPhotos.net

Это руководство применимо к любому типу автоматизированной телефонной системы для бизнеса. Это понадобится вам после того, как ваша система будет установлена, и все подключения будут выполнены.

Я дам вам информацию, необходимую для того, чтобы запрограммировать вашего автосекретаря на эффективное обслуживание звонящих.

Правильная конфигурация имеет решающее значение для создания отличного первого впечатления о вашем бизнесе.

Телефонная система для бизнеса состоит из трех частей:

Основным компонентом является УАТС, которая выступает за « P rivate Б ранчо Е х изменений .» Для ответа и маршрутизации входящих вызовов требуется живой человек, если система не включает пункт «2» ниже.
Автосекретарь предоставляет меню параметров, которые вызывающие абоненты могут использовать для маршрутизации вызовов, не прибегая к услугам секретаря.
Наконец, компонент голосовой почты позволит вызывающим абонентам оставлять сообщения для персонала.

Преимущества автоматизированной телефонной системы

Деловые звонки могут повлиять на концентрацию сотрудников и дать им дополнительную ответственность принимать сообщения для других сотрудников. Автоматизированная телефонная система позволяет персоналу работать более продуктивно, но только в том случае, если она запрограммирована на правильную маршрутизацию звонящих.

Вызывающие абоненты могут автоматически перенаправляться на определенные телефоны в офисе. Во многих случаях персонал может даже переадресовать свои добавочные номера на внешние телефоны или на мобильные телефоны.

При включенной голосовой почте система будет принимать сообщения для занятого персонала. Каждый человек может записать свое приветствие, которое воспроизводится для вызывающего абонента, если он не отвечает.

Автосекретарь также может позволить вызывающим абонентам прослушивать записанную информацию, не дожидаясь, пока живой человек ответит на обычные вопросы. Это отлично подходит для предоставления информации о часах работы, направления к вашему офису, списка предложений о работе и ответов на любые другие часто задаваемые вопросы.

Как несколько абонентов получают доступ к одному номеру?

Если у вас только одна телефонная линия, то дозвонится только один вызывающий абонент. Второй вызывающий абонент получит сигнал «занято», поскольку ваша телефонная компания не может доставить второй вызов.

Если вы не хотите, чтобы ваши абоненты получали сигналы «занято», вам потребуется отдельная телефонная линия для каждого одновременно вызывающего абонента.

Вам необходимо соответствующее количество телефонных линий для поддержки ожидаемого объема вызовов, а ваша телефонная система должна поддерживать дополнительные линии.

Например, если у вас десять добавочных номеров, и пять человек обычно принимают все внешние телефонные звонки одновременно, вам потребуется пять телефонных линий, поступающих от вашей телефонной компании. Если все пять линий заняты, следующий вызывающий абонент получит сигнал «занято».

Фактический способ доставки входящих вызовов - это функция телефонной компании. Каждый абонент набирает один и тот же номер, ваш основной номер компании. Телефонная компания предоставляет услугу опрокидывания . Если первая линия занята, следующий вызывающий абонент переключается на следующую доступную линию.

Сигналов "занято" можно избежать, если будет достаточно телефонных линий для одновременной доставки всех возможных абонентов.

Как заставить телефонную систему для бизнеса правильно обрабатывать звонящих абонентов

При программировании опций меню важно учитывать логическое размещение отделов и персонала в вашей компании. Хорошо организованное меню телефона поможет абонентам быстро дозвониться.

Вы захотите указать своему собеседнику в правильном направлении, не запутывая выбор. Важное значение имеет удобное меню с опциями для конкретных отделов, персонала или другой информацией.

Как вы подходите к планированию правильной структуры своего меню? Подумайте, о чем звонит большинство ваших абонентов и что им нужно от вас. Также подумайте, насколько хорошо ваши клиенты знают вашу компанию.

Они обычно связываются с конкретным персоналом?
Они знают добавочные номера?
Знают ли они фамилии ваших сотрудников?
Или они просто имеют смутное представление о том, в какой отдел им нужно обратиться?

Зная это, вы можете разработать меню своего телефона, чтобы удовлетворить потребности ваших клиентов.

Если вам звонят много людей с типичными вопросами или вам нужна информация о ваших продуктах, включите такую опцию, как « Нажмите 5, чтобы получить информацию о наших виджетах ».

Если ваши клиенты знают ваш персонал по имени, тогда будет полезно предложить телефонный справочник по имени. Вызывающему абоненту предлагается набрать фамилию на клавиатуре телефона.

Помните, что если кто-то уходит из вашей компании или вы нанимаете других, вам необходимо обновлять телефонный справочник.

В качестве меры безопасности, чтобы не потерять вызывающих абонентов, всегда полезно дать вызывающему абоненту возможность добраться до оператора, нажав ноль. Вашим оператором может быть ваш администратор или любое лицо, которое может помочь звонящим, нуждающимся в руководстве.

Телефонный абонент нажимает пункты меню

Изображение Pete Linforth с сайта Pixabay

Этикет с использованием автоматизированной телефонной системы для бизнеса

Хорошая деловая практика - максимально упростить для ваших абонентов возможность связаться с соответствующим лицом, чтобы помочь им. Следующие моменты имеют решающее значение.

Предлагайте полезные варианты меню

Принято размещать отделы в меню и назначать добавочные номера для персонала. В некоторых случаях вы можете добавить людей в меню, чтобы ваш абонент услышал: «Для Салли Джонс нажмите 1, для Джона Смита нажмите 2 и т. Д.»

Обратите внимание, что в этом случае вы даете своему абоненту представление о размере вашей компании. Вы можете избежать этого с помощью функции набора по имени и сделав это одним из пунктов меню.

Сделайте звонящим быстро живым человеком с помощью Option Zero

Многие люди спешат, а некоторым не хватает терпения прослушать все меню. Вы не хотите терять этих потенциальных клиентов и определенно не хотите их расстраивать. Часто эти абоненты хотят нажать ноль, чтобы реальный человек немедленно обратил на них внимание. Поэтому рекомендуется сделать так, чтобы параметр меню «нулевой» звонил оператору, который может помочь им или направить вызов.

Не смешивайте деловые и личные приветствия

Еще один важный момент - не смешивайте деловые и личные поздравления. Когда ваши сотрудники перенаправляют свои добавочные номера на свои сотовые или домашние телефоны, они могут не захотеть, чтобы их абоненты слышали их исходящее приветственное сообщение, если они не отвечают на переведенный вызов.

Фильтрацию вызовов можно использовать для блокировки личного приветствия пункта назначения, поэтому вызывающий абонент слышит только профессиональное приветствие, предоставленное по добавочному номеру. Если ответит голосовая почта мобильного телефона, вызывающий абонент не будет подключен. Вместо этого вызывающий абонент будет перенаправлен в голосовую почту бизнес-системы с соответствующим приветствием, связанным с бизнесом.

Проверка звонков

Вместо соединения при ответе он сначала воспроизводит имя вызывающего абонента для получателя. Затем они могут нажать клавишу, чтобы принять вызов. Если ответ голосовой почты, он не вернет тональный сигнал клавиши, поэтому телефонная система вернет звонящего, как я только что объяснил выше.

Обработка звонков при отсутствии персонала

Ваш персонал не всегда может принимать звонки. Но нужно заботиться о своих клиентах, когда они звонят.

Поэтому, когда вызов остается без ответа, быстрое направление вызывающего абонента к соответствующему ящику голосовой почты с инструкциями в приветствии поможет заверить вашего вызывающего абонента, что о нем позаботятся в кратчайшие сроки.

Когда вашему персоналу требуется конфиденциальность для выполнения соответствующих задач, их добавочные номера можно установить в режим «Не беспокоить», чтобы важные абоненты не просто слышали звонки или не попадали в « тюрьму голосовой почты ».

Вместо этого, когда для внутреннего номера задано значение «Не беспокоить», он будет воспроизводить альтернативное приветствие, которое пользователь почтового ящика настроил для обработки звонящих, когда они недоступны. Это приветствие известно как «Недоступное приветствие». Он дает инструкции для вашего вызывающего абонента, например, какой добавочный номер набрать для немедленного обслуживания другим сотрудником.

Тот факт, что пользователь почтового ящика может записать как обычное приветствие, так и недоступное приветствие, упрощает переключение в режим «Не беспокоить» (или режим недоступности) и обратно без необходимости записывать новое приветствие.

Помните, что вам нужно следить за всеми сообщениями. Таким образом, ваш персонал должен регулярно проверять свои голосовые почтовые ящики или иметь включенный метод уведомления о сообщениях.

Как подключить удаленных сотрудников через вашу телефонную систему

Если у вас есть мобильный персонал, вы нанимаете персонал для работы на дому или у вас есть вспомогательные офисы, вы должны связать всех своих сотрудников в единую телефонную систему, чтобы они были доступны для ваших звонящих.

Некоторые телефонные системы позволяют программировать добавочные номера для маршрутизации вызовов на внешние номера. Если у вас есть эта функция, создайте расширения для всего удаленного персонала, который должен быть доступен.

Правильное использование дополнительных мобильных телефонов

Если ваш удаленный персонал не находится в определенных местах, вы можете запрограммировать добавочные номера телефонной системы для маршрутизации вызовов на их мобильные телефоны. Абонент, который набирает свой добавочный номер, подключается через сотовый телефон, даже не зная, что физически он не находится в офисе.

Однако вы можете принять во внимание, что пропущенные вызовы, оставленные в голосовой почте, не могут быть своевременно приняты и возвращены. Решение состоит в том, чтобы отключить фильтрацию вызовов и позволить всем вызовам попадать в голосовую почту своего мобильного телефона, если нет ответа.

Преимущество в том, что им не нужно будет проверять сообщения в двух местах. Им просто нужно проверить мобильный телефон, который, вероятно, имеет сигнал ожидающего сообщения, указывающий на пропущенный вызов.

Обратите внимание, что вызывающий абонент услышит личное приветствие на мобильном телефоне, если на него не будет ответа. Таким образом, приветствие должно иметь отношение к бизнесу, если используется этот метод, если только ваша система не может обойти это приветствие, как я обсуждал ранее.

Правильное планирование произведет большое впечатление на ваших абонентов, когда им будет легко связаться с соответствующим персоналом для достижения намеченных целей. Это приносит пользу как вам, так и вашим клиентам.

Удаленный работник отвечает на телефонный звонок

Изображение Gref_exe с сайта Pixabay

Заставляем телефонную систему удовлетворять ваши потребности

Вы захотите рассмотреть гибкость использования и то, как ваши абоненты смогут извлечь максимальную пользу из вашего настраиваемого меню автоматического оператора.

Вы должны решить, какие функции использовать и как их правильно реализовать. Вы не хотите использовать функцию телефонной компании, которая мешает работе телефонной системы.

Вот краткое изложение некоторых общих функций и способов их интеграции:

Голосовая почта

Если кто-то из ваших сотрудников занят по телефону, его голосовая почта примет сообщение. У каждого добавочного номера телефона должен быть свой голосовой почтовый ящик со своим личным приветствием.

Когда вы используете функцию голосовой почты в своей телефонной системе, крайне важно отключить службу голосовой почты вашей телефонной компании.

Перевод звонков

Если у вас есть сотрудники в удаленных местах, вы можете разрешить звонящим, набирающим свой добавочный номер, переводить их на свои сотовые телефоны.

Хорошая телефонная система должна быть способна обрабатывать различные типы функций передачи, которые предоставляет ваша телефонная компания, например трехсторонний вызов или передача и отключение, что является функцией, известной как Centrex.

Если у вашей телефонной компании нет возможности переадресации, то приличная телефонная система все равно должна иметь возможность переводить вызывающих абонентов на другой номер, исправляя вызов по двум телефонным линиям.

Наконец, убедитесь, что ваша телефонная система производит хорошее первое впечатление

Наконец, когда ваша автоматизированная система настроена и вы завершили программирование, позвоните по номеру телефона и послушайте приветствие вашей компании. Протестируйте каждую опцию в меню, чтобы убедиться, что все работает так, как вы планировали.

Вы же не хотите, чтобы ваши абоненты столкнулись с чем-то странным. Вы можете поймать это и исправить до того, как звонящие обнаружат что-то не так, что их раздражает.

Помните, ваша телефонная система - это первое, что испытывают ваши клиенты и клиенты, когда они звонят вам. Так что произведите отличное первое впечатление.