Как написать эффективную жалобу в компанию: пошаговое руководство и образцы писем

Написание письма-жалобы

Мы все были там, когда компания не оставляла нас довольными своим продуктом. Всегда нужно обращать внимание на покупку неисправного, некачественного или просто не превышающего ваши ожидания предмета. Иногда ресторан может предложить вам еду, которая не соответствует вашим ожиданиям (волосы в мясо, кто-нибудь?).

Хотя люди в целом довольны продуктом или услугой, иногда компания может сделать исключение или просто оставить вас в стороне.

Получение бракованного продукта или плохое обращение официанта не должно остаться незамеченным! Подобные проблемы могут быть легко решены с помощью письма или электронного письма с жалобой.

Как написать письмо-жалобу с четкими формулировками: резюме

Каждый из этих шагов полностью описан ниже.

Шаги	Что вам нужно сказать	Пример - продукт
Шаг 1. Убедитесь, что вы отправили его в нужное место	Адрес отдела и компании слева. Приветствуйте с Уважаемым господином / госпожой	Адрес, Уважаемый господин / госпожа или уважаемый господин / госпожа Блейки
Шаг 2: начните букву с правильного тона	Вы купили товар в _store_ _дата_. Предоставьте другую соответствующую информацию, такую как справочные коды, детали гарантии, гарантии и сроки годности для пищевых продуктов.	Я недавно купил шторы Pastel Lavender размером 1,5 x 2 м в супермаркетах на улице Бейкерс-Лейн 12 сентября 2020 года. Код для штор - 338J.
Шаг 3. Эффективное объяснение проблемы	Что не так с продуктом или услугой? Будьте краткими, точными и лаконичными. Укажите, что именно не так с продуктом.	На внешнем шве штор был очень заметный разрыв, который невозможно исправить, не повредив ткань.
Шаг 4. Предложите решение	Укажите, как вы хотите, чтобы проблема была решена, что поможет исправить проблему? Это может быть возврат / ремонт / замена / изменение услуги / купона / бесплатных товаров	Чтобы исправить этот вопрос, хотелось бы полностью платную замену занавеси указанного выше типа.
Шаг 5: Приложите или приложите соответствующие и необходимые документы	Вы также можете указать, что прилагаются соответствующие документы, например: гарантии, квитанции.	К письму прилагается квитанция с необходимой информацией и гарантией на 1 год.
Шаг 6. Установите ограничение по времени	Укажите подходящие сроки для ответа.	Буду рад, если вы пришлете замену в любое время с 6 по 15 июня.
Шаг 7: напишите сильную концовку	В заключение скажите, что вы надеетесь, что они решат проблему, и выйдите.	Я абсолютно уверен, что вы пришлете замену и исправите проблему. Искренне Ваш….

Как написать эффективное письмо-жалобу

Шаг 1. Убедитесь, что вы отправили его в нужное место

Первое, что вам понадобится, это

адрес штаб-квартиры компании в вашей стране, и
отдел, в который вы его отправите.

Сначала может быть сложно найти место, куда можно написать, потому что компании могут не очень эффективно показать, где находится их база. Скорее всего, вы сможете найти их контактную информацию на:

гарантия или гарантийная страница, поставляемая с вашим продуктом
их сайт. Щелкните ссылки «Связаться с нами» или «О нас», которые содержат соответствующую информацию.
сам продукт. На упаковке продуктов питания и напитков обычно есть контактная информация, поэтому обязательно проверьте их! Вы будете удивлены, узнав, что информация находится в самых простых местах.

Узнав их адрес, обязательно проверьте соответствующий отдел, в который вы будете отправлять письмо. Для небольших сервисов, таких как рестораны, нет необходимости, но для крупных компаний (например, Unilever или Pepsi) потребуется отдел. На своем веб-сайте компания укажет, куда направить ваше письмо, будь то техническое, обслуживание клиентов или так далее.

Шаг 2: начните букву с правильного тона

Как только вы узнаете этот надоедливый адрес и будете готовы к работе, можете начинать письмо!

Первое, что вам нужно сделать, это указать адрес отправителя в верхнем правом углу, а ваш адрес - в левом углу. Это сделано для формальности, которая всегда добавляет приятности вашему письму.
Затем напишите « Уважаемый господин / госпожа», если вы не знаете, кто является представителем службы поддержки клиентов. Если вы пишете менеджеру или генеральному директору, напишите Уважаемый господин / госпожа…

Затем вы начинаете текст письма, который будет в центре внимания любого, кто будет его читать!

Начните с того, что вы купили товар в любом магазине в любой день. Для продуктов питания укажите срок годности и код магазина. Для всего остального это актуально. Например: я недавно купил 2-литровую бутылку Pepsi Max в супермаркетах 19 ноября 2014 года. Срок годности бутылки - 30 ноября 2014 года, а код на узком месте - 113A.
Скажите, что вы всегда ожидали высочайшего качества от этой компании, и в этот конкретный день ваши ожидания не оправдались, например: я всегда высоко ценил TechnoPC и доверял каждому из ваших ноутбуков. Я пошел в супермаркеты, чтобы купить ноутбук с такими же ожиданиями, но мой опыт работы с ноутбуком считает, что это утверждение неверно.

Шаг 3. Эффективное объяснение проблемы

Следующая часть является наиболее важной, потому что в ней упоминается, что именно произошло, когда вы использовали продукт или посетили услугу.

Расскажите, в каком состоянии находился товар, когда вы открывали упаковку, и что именно с ним не так. Если вы не можете определить, что не так внутри, просто скажите, что это не работает должным образом, и компания рассмотрит это, например: Я обнаружил, что камера работает неправильно. Каждый раз, когда я включал камеру, она попадала в фотогалерею. Это не позволило мне сделать снимок, так как это позволило мне получить доступ только к галерее.
Если вы говорите об услуге, укажите, что произошло во время вашего визита, например: Когда я был на встрече с парикмахером по имени «Лиззи», она провела 30 минут, разговаривая со своими друзьями, и в итоге я дождался очень много времени!

Советы по передаче правильного тона:

Все время сохраняйте спокойствие. Не приходите в ярость, вы имеете полное право на это, но представьте, сколько жалоб получила в тот день служба поддержки клиентов. Читатель может расстроиться, рассердиться на вас и выбросить его, посчитав его ложным или спамом.
Будьте лаконичны, не преувеличивайте свое письмо не относящимися к делу утверждениями, такими как напрасная трата денег, сколько вы пострадали или какой это плохой продукт. Они просто хотят знать, что не так, и исправить это, обычно они никогда не читают даже половину письма, только ключевые предложения.
Будьте как можно точнее, говоря, что не так с продуктом или услугой. Это сэкономит компании много времени.

Если у вас есть жалоба, не медлите! Вот для чего нужна служба поддержки клиентов. Действуй!

Шаг 4. Предложите решение

В этом разделе вы скажете, что вы хотите сделать, чтобы исправить проблему. У вас есть несколько вариантов, которые вы можете запросить у компании, в том числе:

Возврат за товар
Ваучер, который можно использовать с любым из их ассортимента
Изделие в ремонте
Изменение их обслуживания, например, более качественная еда, повышение уровня гигиены или изменение отношения персонала.
Купоны на питание

Примеры: я хотел бы получить полную компенсацию за свою камеру, так как вместо нее я хочу приобрести альтернативную камеру.

Скажите, каким бы вы хотели видеть продукт в будущем, если купите его снова, например: я надеюсь, что эта проблема больше не повторится для других клиентов, и что я всегда буду получать от ваших продуктов высочайшее качество.

Шаг 5: Приложите или приложите соответствующие и необходимые документы

Если у вас есть какие-либо изображения, которые вы хотели бы приложить (особенно для электронных писем), справочные страницы, такие как страницы с гарантиями, гарантийные страницы или квитанции, вам нужно будет указать это в письме.

Скажите, что прилагается гарантия / гарантия / квитанция.

Примеры: «Пожалуйста, найдите в приложении копию моего оригинального чека, а также страницу гарантии на будильник и информацию о серийном номере».

Если у вас есть поврежденный продукт, который вы хотите отремонтировать, не забудьте упомянуть и об этом.

Пример: Пожалуйста, найдите также неисправную камеру, о которой я упоминал в своем письме.

Шаг 6. Установите ограничение по времени

Зачем устанавливать ограничение по времени? Что ж, компании получают десятки писем каждый день, если не сотни. Скорее всего, получение ответа от компании может занять от 6 недель до 3 месяцев, а если вам потребуется ремонт, это займет еще больше времени. Это довольно долгое ожидание!

Большинство компаний изучат ваше письмо примерно через 2 недели после того, как вы его отправите, из-за отставания. Чтобы они не бросили это на задний план, вы можете установить временные рамки, когда вам нужен ответ. Вот это здорово.

Примеры: Я хотел бы получить ответ при первой возможности, в любое время с 16 августа по 30 августа. Это было бы очень признательно.

Шаг 7: напишите сильную концовку

Вы можете закончить свое письмо, сказав, что вы надеетесь, что проблема будет решена, и выйдете с уважением, если вы не знаете их имени или С уважением, если вы знаете их имя.

Пример: я надеюсь, что эта проблема будет решена, и я абсолютно уверен, что вы исправите ее.

Отправьте свое письмо, и вы должны ожидать ответа в указанные вами сроки.

Причины написать письмо с жалобой

Многие люди игнорируют продукт, который подводит их, вообще ничего не делая. Как потребитель, вы имеете право на возврат средств за свой продукт или замену на другой. Вот несколько причин, по которым написание письма с жалобой является эффективным:

Компания будет уведомлена обо всех неисправных продуктах в их линейке, которые могут представлять большую опасность для окружающих. Связавшись с ними, они могут понять, почему это было неисправно, и предотвратить повторение этого.
Компании ненавидят недовольных клиентов, поэтому у вас есть хорошие шансы на замену вашего продукта или возврат денег.
Для напитков и продуктов питания вместо замены вы можете получить бесплатные купоны или даже бесплатные продукты! Компании всегда вставляют их, чтобы подсластить вас.
Ресторан или другая компания, предоставляющая услуги, может быть доведена до сведения сотрудника, который, возможно, не выполняет свою работу должным образом.
Если что-то не так, признайтесь! Вы заплатили деньги за этот продукт или услугу, поэтому у вас должен быть высококачественный продукт. Никогда не молчите об этом, потому что проблема будет решена очень быстро!

Следующее письмо - жалоба на неисправный смартфон.

Уильям, общественное достояние, через Pixabay

Образец письма о неисправном смартфоне

Уважаемый господин / госпожа, Я недавно купил смартфон Samsung Galaxy S5 в супермаркетах на Бейкер-стрит, Лондон, 17 июля. Гарантия действительна в течение одного года, а в ссылочном номере на коробке указано SSF319.

Смартфон оказался неисправным, и я очень разочарован вашей продукцией. Смартфон продолжает отображать экран меню, но не позволяет мне получить доступ к приложениям или открыть новое окно. Экран остается замороженным на экране меню.

Я прошу вас отремонтировать телефон при первой возможности, желательно в сроки, указанные ниже.

Пожалуйста, найдите прилагаемую гарантию, поставляемую с телефоном, а также квитанцию, которую магазин дал мне при покупке. В этих документах вы найдете все необходимые справочные коды.

Я хочу получить ответ в срок с 27 июля по 10 августа и хочу, чтобы телефон был полностью отремонтирован и работал нормально.

Надеюсь, что такого не повторится и с другими покупателями. Я останусь вашим клиентом, если проблема будет исправлена. Я надеюсь, что проблема будет решена, и я абсолютно уверен, что это произойдет.

Искренне Ваш, Сьюзан Уэллс

Образец письма о плохом обслуживании в ресторане

Уважаемый господин / госпожа, Я пишу, чтобы подробно рассказать о своем разочаровывающем опыте в Taco Hut в среду, 26 июля. Как ваш постоянный клиент, я очень расстроен, когда говорю, что у меня были самые ужасные впечатления в вашем ресторане.

Когда я заказал тако, персонал полностью задержал процесс, проигнорировав мой заказ! Когда я спросил их, могу ли я заказать, они приняли его, но были очень резкими и грубыми. Один сотрудник по имени «Эмма» обслужил заказ, но это было не то, что я заказал в первую очередь. Она не стала менять заказ, и я остался есть еду, которую я вообще не просил!

Я считаю, что персоналу нужно изменить отношение к своим клиентам. Хотелось бы, чтобы они правильно делали свою работу, были дружелюбны и полезны. Их раздражительность и отношение «тьфу, еще один покупатель» должны исчезнуть. и единственный путь к успеху в ресторане - это дружелюбный персонал, готовый помочь.

Я останусь вашим клиентом после исправления проблемы. Сообщите мне об изменениях.

Искренне Ваш, Сьюзан Уэллс.

Как лучше всего пожаловаться: письмо или электронное письмо?

Может быть трудно решить, писать ли электронное письмо или письмо. У обоих есть свои преимущества и недостатки, но обычно лучше, если вы написали рукописное письмо. Это потому, что компания отнесется к вам более серьезно и отправит вам ремонт / замену по почте намного быстрее.

Однако у некоторых компаний (например, Apple) нет действительного адреса, на который вы можете написать для ремонта, поэтому вам придется отправить их по электронной почте в соответствующий отдел.

Лучшие советы

Следующие основные советы помогут вам решить проблему на вашем курсе!

Будьте лаконичны. Любая болтовня или разглагольствования по этому поводу приведет только к замешательству и разочарованию читателя, а это последнее, чего вы хотите! Компаниям нужны краткие официальные письма, которые можно легко просканировать, а затем использовать для получения важной информации, например, о том, что не так, о сроках, в которые вы хотите получить ответ, и о том, что поможет решить проблему. Это сделает процесс быстрым и легким.
Не ругайся, не гневайся и не гневайся! Это очень плохая атмосфера, и она только усугубит ситуацию!
Не угрожайте компании, если вы не проконсультировались с адвокатом. Для небольших проблем, таких как дефектные продукты, нет необходимости представлять какие-либо юридические угрозы.
Убедитесь, что у них создается впечатление, что вы и дальше будете их клиентом, если они решат проблему. Если вы скажете, что никогда больше не купите их продукты, они могут проигнорировать ваше письмо и никогда не решить проблему. Но заявив, что если они вернут вам деньги / изменят вопросы, они сделают это, чтобы сохранить вас в качестве клиента.
Укажите временные рамки, когда вы хотите получить ответ или решение. Это позволяет работать быстро и плавно. Без временных рамок компания может не отвечать в течение нескольких недель.

Все комментарии приветствуются! Испытывали ли вы когда-нибудь неудовлетворительный продукт или услугу? Поделитесь своим опытом ниже. Спасибо за прочтение!