10 золотых правил управления проектами

Следуйте этим правилам, чтобы любой проект заработал на полную мощность.

Canva.com

Я участвовал в управлении проектами и портфелями проектов более 30 лет, и есть несколько золотых правил, которые я усвоил во всех этих проектах, которые являются стандартными для любого типа проекта. В этой статье я хочу поделиться с вами некоторыми из них.

Если вы примените эти правила к любому проекту, за который вы беретесь, у вас, скорее всего, будет успешный проект без стресса!

Правила управления проектами

Понять масштаб
Понять цели заинтересованных сторон
Строить планы
Непредвиденные обстоятельства
Общайтесь с командой
Тестировать рано / прототип
Монитор
Отчитывайтесь перед клиентом и управляйте ожиданиями
Доставить
Проведите встречу по подведению итогов / извлеченные уроки

1. Понять объем

Может показаться, что я констатирую очевидное, но очень важно, чтобы вы знали, о чем идет речь. Что вы пытаетесь построить или достичь? Есть ли письменная спецификация проекта, которой вы должны придерживаться? Какие бизнес-цели движут проектом?

Поговорите с людьми, принимающими решение о продвижении проекта. Это может быть продавец в вашей организации (если вы выполняете проект в качестве поставщика для другой компании) или высшее руководство в вашей организации, если это внутренний проект.

Узнайте, чего ожидает ваш клиент (внутренний или внешний). Делали ли они что-нибудь подобное раньше и как, по их мнению, прошел этот проект - что было хорошо, а что можно было сделать лучше?

Убедитесь, что вы понимаете все технические требования к проекту - при необходимости поговорите с техническим специалистом в вашей команде или вашим ИТ-менеджером / отделом.

2. Понять цели заинтересованных сторон.

Прежде чем начать проект, постарайтесь выяснить, кто все заинтересованные стороны. Например, если вы выполняете проект для внешнего клиента, у вас могут быть следующие заинтересованные стороны:

Бизнес-спонсор - это человек, который кладет руку в карман и тратит деньги вместе с вами или вашей организацией. Они будут хотеть своевременную качественную доставку без дополнительных затрат по сравнению с согласованными.
Менеджер клиентского проекта - это человек в вашей клиентской организации, с которым вы будете больше всего поддерживать связь во время проекта. Им нужен проект без стресса и хлопот. Они захотят хорошо выглядеть в глазах своего начальника, и вы можете обнаружить, что их вознаграждение или бонус будут связаны с успехом проекта.
Эксперт по работе с клиентами - возможно, на каком-то этапе проекта вам придется пообщаться с экспертом по клиентам. Они захотят внести свой вклад и сказать свое слово в дизайне и захотят, чтобы их опыт был услышан и учтен. У них также обычно не хватает времени (учитывая, что они являются экспертами в своей области).
Другие поставщики - иногда вы обнаружите, что либо вы будете зависеть от ввода от другого поставщика вашего клиента, либо они будут ждать ввода от вас. Вам придется работать (обычно через менеджера проекта вашего клиента) с этим поставщиком, чтобы он оставался довольным.
Ваш собственный босс - вашему боссу нужны отчеты о том, как продвигается ваш проект (чтобы убедиться, что вы делаете этого клиента счастливым и приносите прибыль своей организации).

Обязательно поймите от каждого из спонсоров проекта, что сделает этот проект успешным с их точки зрения.

3. План

Сейчас я не могу достаточно подчеркнуть это - план, план, план. Составьте список задач, задействованных в проекте, и необходимых ресурсов (людей и вещей). Посмотрите на взаимозависимость задач - что не может начаться, пока не начнется или не завершится что-то еще и т. Д.

Используйте такие инструменты, как MS Project, или даже простую электронную таблицу Excel, чтобы облегчить планирование. Организуйте людей и вещи, которые вам понадобятся, заранее и запланируйте раннее прототипирование и контроль качества, чтобы сгладить первые проблемы.

4. Непредвиденные обстоятельства

Независимо от того, насколько хорош ваш план, все пойдет не так, как ожидалось. Жизнь вмешается. Не забудьте добавить в свой план некоторые непредвиденные обстоятельства. Это могут быть дополнительные ресурсы или дополнительное время в вашем расписании, но это будет иметь значение между спокойной доставкой и безумной поздней ночью в 2 часа ночи, чтобы довести ее до финала для доставки.

Если ваш проект предназначен для внешнего клиента, поощряйте его с самого начала внести в бюджет некоторые непредвиденные обстоятельства (возможно, 10%). Это даст им некоторое пространство для перемещения в рамках объема работ и будет означать, что будет легче довести проект до завершения без необходимости возвращаться через закупки для каждого небольшого изменения.

5. Общайтесь с командой

Скорее всего, вы не завершите этот проект в одиночку. Не забывайте, что ваша команда не умеет читать мысли, и вам нужно будет общаться с ними, чтобы привлечь их к работе, запросить идеи, провести мозговой штурм и сообщить им о сроках. Будьте честны и прислушивайтесь к их мыслям о том, как сделать дела быстрее или лучше.

Если ваш проект длится несколько недель или месяцев (или даже лет), назначьте регулярное время для встреч с командой. Если ваша команда рассредоточена по всему миру, вы можете провести это собрание в удобное для всех время с помощью конференц-связи или сеанса, такого как сеанс Zoom или Webex.

Убедитесь, что каждый член команды понимает общую картину и все они понимают, какое влияние их выполнение хорошей (или плохой) работой окажет на других членов команды.

Составьте краткое изложение проекта, чтобы помочь новым участникам быстро присоединиться к делу и освоиться.

6. Тестирование на ранней стадии / прототип

Независимо от того, что вы создаете, не заходите слишком далеко в производство, не проверив, как вы это делаете. Если возможно, создайте ранний прототип и поделитесь им с лицами, принимающими решения. Чем раньше вы получите эти данные, тем меньше переделок вам придется делать позже.

На ранних этапах тестирования или прототипов следует попытаться протестировать все аспекты продукта. Привлекайте ИТ-специалистов, конечных пользователей, заинтересованных лиц и других к участию в этом раннем тестировании.

7. Монитор

После того, как вы подписались на ранний прототип и тестирование, вы можете переходить к полномасштабной разработке. Здесь будет затрачена основная часть усилий.

На этом этапе жизненно важно следить за своим проектом. Установите промежуточные цели и сроки и не пропустите их - относитесь к каждой как к крайнему сроку для клиента.

Продолжайте связываться с командой и клиентом / заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что ожидания остались прежними и что вы нацелены на их соответствие.

8. Отчитывайтесь перед клиентом и управляйте ожиданиями

Клиенты хотят знать, что происходит. Они не любят оставаться в неведении без отчетов о том, как идут дела. И они не любят сюрпризов.

Обязательно регулярно отчитывайтесь перед клиентом и сообщайте ему, как идут дела с его проектом - в конце концов, это их деньги!

Если они не придерживаются своей стороны сделки (предоставляют обратную связь, предоставляют что-либо!), Обязательно сообщите им об этом и сообщите, как их задержка повлияет на сроки или бюджет.

9. Доставить

День Д наступил. Сообщите клиенту перед доставкой, когда ожидать доставки - следует ли ожидать ее утром в свое время, последней ночью, в полдень и т. Д.? Клиент может нервничать, если он думал, что доставка будет с ним первым делом этим утром, а вы на самом деле хотели доставить ее где-то до полуночи!

После доставки обязательно сообщите клиенту, что доставка была доставлена, и сообщите ему, что делать дальше. Должны ли они подписаться, оставить отзыв, сообщить другим рецензентам и т. Д.?

Если ваша поставка представляет собой программное обеспечение, и вы доставляете его в электронном виде, обязательно проверьте, что то, что вы загрузили (например, на FTP-сайт), действительно может быть успешно загружено, разархивировано и запущено.

Остерегайтесь технических специалистов, которые предполагают, что только потому, что они загрузили его, он должен быть полностью там и в целости и сохранности!

10. Проведите совещание по подведению итогов / извлеченных уроках.

После того, как все будет подписано и проект будет закрыт, запланируйте встречу для рассмотрения. Эта встреча даст вам возможность получить хорошие отзывы (при условии, что вы хорошо поработали!), Отметить, где можно улучшить будущие проекты, и высказать своим клиентам обратную связь о той роли, которую они сыграли.

Проведите внутреннюю встречу со своей командой перед любой встречей с вашим клиентом по окончании проекта.

Будьте честны, но дипломатичны. Хвалите там, где заслуживает похвалы, и дайте конструктивный отзыв, если вы считаете, что это улучшит процесс в следующий раз.

Задокументируйте результаты.