5 простых шагов к сложному общению на рабочем месте

Если вы работаете на любой руководящей должности, от лидера команды до генерального директора, будут моменты, когда вам придется вести неприятный разговор с другими сотрудниками. Это часть любой лидерской роли, и ее не следует избегать. Чтобы быть более сильным лидером, вам нужно будет иметь дело как с хорошими, так и с плохими аспектами своей роли.

Однако есть способы справиться с подобными ситуациями, которые могут помочь вашей команде, отделу или компании расти и стать сильнее, а также способы, которые могут нанести вред вашей команде, отделу или компании. Все хорошие лидеры захотят свести к минимуму любой ущерб и вместо этого использовать это как возможность укрепить свою команду и свои позиции лидера.

Когда проблема выявляется, это может касаться производительности, отпуска по болезни, ссоры на рабочем месте или любой темы, которая может вызвать дискомфорт у вас или другого сотрудника, вам нужно будет понять, как лучше всего управлять ожиданиями сотрудников, чтобы свести к минимуму любой конфликт и разрешить проблему быстро и справедливо..

В этой статье мы обсудим пять ключевых шагов, которые вы должны выполнить, чтобы успешно обсуждать сложные темы на рабочем месте.

Когда может возникнуть трудный разговор

Время от времени, если вы работаете в роли руководителя, будь то руководитель группы, супервайзер или руководство, вам придется иметь дело с трудной ситуацией с теми, кто работает под вами.

Сложные разговоры могут затрагивать множество тем, но чаще всего они связаны с плохой работой или поведением, личными проблемами работника, которые могут влиять на его работу, или расследованием жалоб и недовольств.

Помнить; независимо от того, насколько сильно вы можете не хотеть вести подобные разговоры, всегда лучше иметь их, чем нет, и чем раньше вы их сможете, тем лучше. Чем раньше проблема будет рассмотрена и решена, тем легче будет ее решить.

Шаг первый: подходите ли вы для работы?

Прежде чем делать что-либо еще, убедитесь, что вы тот человек, который хочет вести этот разговор. Если вы не уверены, обратитесь к своему менеджеру или в отдел кадров. Если вы подходите для этой должности, всегда лучше убедиться, что HR и / или ваш руководитель точно знает, что вы планируете делать. Это также поможет вам почувствовать большую поддержку.

Как только вы утвердитесь, вы - подходящий человек для работы; тогда пришло время взломать!

Шаг второй: что делать до встречи / разговора

Убедитесь, что вы знаете факты, что произошло, когда и почему. Вы должны знать на 100%, что происходит. Как вы могли рассчитывать на полезное обсуждение, имея в своем распоряжении только половину фактов?

Подумайте, что вы знаете о человеке, с которым вам нужно поговорить, является ли причина, по которой вам нужно поговорить с ним, чего вы ожидаете от него? Или это совсем не в характере? Примите это во внимание, прежде чем говорить с ними, возможно, возникло недоразумение, и вы хотите начать это обсуждение с как можно более открытой позицией.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании; вам может потребоваться посоветовать план действий, чтобы знать политику компании, чтобы иметь сильные позиции для консультирования.

Шаг третий: спланируйте встречу

Планируя встречу, помните следующее:

Личный разговор более эффективен, чем телефонный звонок.
Сидеть напротив кого-то - очень формальный способ говорить, сидеть рядом с ним менее опасно.
Дайте время; вы не хотите торопить встречу, сотрудник может захотеть подробно рассказать о ситуации, поэтому убедитесь, что вы уделяете встрече достаточно времени.
Вам также следует подумать о возможном решении, это может быть сложно, учитывая, что вы еще не обсудили проблему с сотрудником, но вы уже должны знать о проблеме и иметь несколько идей относительно возможных результатов.

Шаг четвертый: запуск собрания

При проведении собрания учитывайте следующее:

С самого начала определите, как будет проходить встреча, и какие вопросы следует обсудить, четко и кратко.
Всегда оставайтесь объективными и непредвзятыми.
Будьте спокойны и профессиональны.
Будьте как можно более конкретными, по возможности используйте примеры.
Используйте поддерживающие / ободряющие слова и жесты.
Делать записи.

Задавайте вопросы, но не перебивайте их каждые несколько минут. По возможности постарайтесь сохранить свои вопросы до тех пор, пока сотрудник не закончит говорить.

Всегда помните, что вы отвечаете за встречу. Вы должны держать встречу в нужном русле, вам нужно будет остановить разговор, идущий по несвязанным путям.

Итак, вкратце, ваша встреча должна выглядеть примерно так:

Откройте встречу; объясните, почему проходит встреча и что будет обсуждаться.
Обсудите проблемы, будьте ясны и кратки.
Просите объяснений.
Слушайте, что говорит сотрудник, слушайте, сохраняйте непредвзятость.
Вместе исследуйте проблемы.
Согласуйте путь вперед

Успех встречи

Шаг пятый: путь вперед

После встречи вы сможете решить, как двигаться дальше. Если возможно, это следовало сделать во время встречи.

Вам нужно четко подумать о том, как лучше всего разрешить ситуацию, чтобы она не повторялась снова. Помните, что это не только лучшее решение для вас и компании, но и для сотрудника.

При необходимости вы можете обсудить вопросы с другими, более опытными менеджерами или с HR.

Заключение

В заключение вам нужно решить, подходите ли вы для этого обсуждения, и если да, то вам необходимо тщательно изучить этот вопрос. После тщательного расследования вам нужно найти время, чтобы тщательно спланировать встречу, а не просто бросаться на нее с головой. Однажды запланированная ваша встреча должна действительно состояться. В идеальной ситуации к концу встречи вы сможете договориться со своим сотрудником о дальнейших действиях. В противном случае вам нужно принять решение как можно быстрее.