5 правил для более профессиональных писем

Сохраняйте профессиональную письменную коммуникацию

Вы, наверное, слышали: «Как вы пишете, так же важно, как и то, что вы пишете». В наши дни чей-то «личный бренд» - это все - как в Интернете, так и в профессиональном мире ». Профессиональная рассылка электронной почты будет иметь большое значение для поддержки вашего личного бренда.

Во многих смыслах программы электронной почты и обмена мгновенными сообщениями позволяют визуально эквивалентно подслушивать телефонный разговор. Есть блоги, в которых даются советы о том, как написать электронное письмо, «как будто оно однажды будет прочитано в судебных показаниях». В этих блогах есть много советов о том, чего не следует делать, но очень мало советов о том, что следует делать человеку и почему это важно.

Вот пять моих основных правил, которые нельзя делать, и советы, что делать вместо этого:

Правило 1. Будьте внимательны к своим реакциям (иначе говоря, «не выпускать воздух»)

Это может быть труднее всего уследить. Вот наиболее частая ситуация, которую я наблюдал:

Вы слышите что-то во время виртуального собрания, и ваша реакция - немедленно отправить мгновенное сообщение, смайлик (если у вашего мгновенного сообщения есть такая возможность) или электронное письмо кому-то, кто также участвует в собрании.

Каковы риски?

Если человек, которому вы отправляете комментарий, показывает свой экран более широкой аудитории, но этот человек забыл отключить свои уведомления по электронной почте и / или оставить экран мгновенных сообщений закрытым… ваши комментарии теперь общедоступны.

Ни на минуту не думайте, что никто не заметил - поверьте, ВСЕ ЭТО ВИДЕЛИ.

Что делать?

1. Если ваш комментарий имеет отношение к теме встречи: высказывайтесь на встрече.
2. Если ваш комментарий - это просто инстинктивная реакция: оставьте его на минуту и ​​прислушайтесь к разговору. Возможно, утверждение, на которое вы отреагировали, было только частью истории.
3. Подождите, пока закончится встреча: если она действительно была настолько хорошей или плохой, сохраните ее для частного обсуждения после ее завершения.

Правило 2: дважды проверьте, кому отправляется ваша электронная почта

Из-за быстрых темпов бизнеса мы все постоянно находимся в состоянии повышенной готовности, и все должно быть сделано вчера.

Вот вероятный сценарий:

Кто-то отправляет электронное письмо. Затем через пять минут или меньше этот человек появляется у вашего стола, звонит или отправляет мгновенное сообщение: «Вы получили мою электронную почту?»

В конце концов, вы научитесь прекращать все, что делаете, чтобы сразу же читать каждое письмо, которое приходит. В результате вы также будете мотивированы ответить сразу же.

Затем вы обнаруживаете, что ваш ответ был отправлен не тем сотрудникам компании.

Как это произошло?

Возможно, вы по привычке нажали «ответить всем» вместо того, чтобы пересылать электронное письмо в качестве начала побочного разговора. Возможно, отправитель ввел неправильное имя или у вас то же имя, что и у другого сотрудника компании.

Что делать?

1. Перед тем, как нажать «Отправить»: потратьте дополнительную минуту, чтобы выровнять все: список получателей, электронную почту в целом (возможно, ваше сообщение нечеткое, вы пропустили слова и т.д.);
2. Попробуйте отменить сообщение, как только заметите ошибку. Если функция «Вызов этого сообщения» не работает:

Правило 3: Держите личное отдельно от профессионала

Если вы сами этого не сделали, вы слышали такие истории:

Очень личное письмо было отправлено не только предполагаемому человеку, но и ВСЕЙ КОМПАНИИ.

УРА !!! Фактор смущения зашкаливает… как для отправителя, так и для получателя.

Что делать?

ВСЕГДА храните свою рабочую и личную электронную почту отдельно и избегайте входа в онлайн-версию своих учетных записей Gmail, MSN, Yahoo или Hotmail с вашего рабочего ноутбука (или настольного компьютера).

Легче объединить личные и деловые электронные письма в одном месте, чтобы вы могли следить за обоими. Однако теперь, когда наши сотовые телефоны так же умны и мощны, как наши ноутбуки (планшеты и т. Д.), Объединение адресных книг электронной почты больше не требуется.

Правило 4: будьте внимательны к своей аудитории

Даже если ваше электронное письмо предназначено для определенной аудитории, оно может быть отправлено кому угодно, в любом месте компании или за ее пределами.

В корпоративном мире вы никогда не пишете просто своему другу или коллеге. Вы всегда должны предполагать, что электронная почта будет прочитана кем-то более высокопоставленным в компании. Лучше всего подходить к каждому электронному письму, как если бы вы писали своему менеджеру, начальнику вашего менеджера или клиенту.

В то же время избегайте использования отраслевого жаргона, аббревиатур или слов, которые могут использовать только преподаватели литературы в колледже. Эти вещи не делают вас умнее… они просто раздражают читателей и затрудняют понимание вашего сообщения.

ПРАВИЛО 5: Следите за своим языком

Это не означает просто «не ругаться» (или сохранять «PG», как рейтинг фильма) - это должно быть очевидно. Если это не так, ожидайте разговора с отделом кадров.

«Следи за языком» также означает «держи его на ПК» (политкорректно).

ПОМНИТЕ: Ваш адрес электронной почты может быть прочитан кем угодно внутри или вне компании. Поскольку невозможно узнать, кто будет последним читателем, сохраняйте нейтральность языка и тона.

Что делать, если вы не уверены?

1. Пусть надежный коллега прочитает это письмо и поделится своим мнением или предложением, как можно улучшить сообщение.
2. Напишите электронное письмо (без получателей), затем сохраните его на некоторое время в папке «черновик». На следующий день (или позже в тот же день, если у вас есть крайний срок) просмотрите его.

• Он по-прежнему говорит о том, что, как вы думали, вы пишете?
• Показывает ли электронное письмо, что вы профессионал? Если нет, исправьте это или обратитесь за помощью.

БУДЬТЕ ОСТОРОЖНЫ при размещении сообщений в социальных сетях.

Если вы владелец малого бизнеса, независимый подрядчик и т. Д. - у вас должны быть отдельные страницы в социальных сетях для вашего бизнеса. Убедитесь, что ваши комментарии и сообщения напрямую связаны с предлагаемым вами продуктом или услугой.

Если у вас был плохой день, не транслируйте его в Facebook или Twitter, а также не бросайте мусор в компанию, в которой вы работаете. Ваши коллеги по работе или друзья-руководители Facebook (прошлые и настоящие) могут не понять. Кроме того, многие компании теперь имеют программы, которые отслеживают, как и когда используется их корпоративное название и кем (см. Справочник вашей компании).

Не забывайте - потенциальные работодатели попытаются зайти на ваши страницы, чтобы решить, «подходите ли вы» для этой работы. Нетрудно поставить под вопрос свою репутацию (личный бренд) и проиграть собеседование или предложение о работе.

Ваш лучший план: возьмите трубку (да, эту штуку с номерами на ней) и позвоните кому-нибудь, кому вы доверяете, чтобы выразить свое разочарование.

Когда вы работаете в корпоративной среде, важно помнить, что ни одно из ваших сообщений не является частным. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете (как внутреннее, так и внешнее), может прочитать любой, кто интересуется этой темой. Скажите не то, ответьте всем или отправьте сообщение не тому человеку, и вы подвергнете риску свою профессиональную репутацию (личный бренд), свою работу и компанию.

В конце концов, лучший совет - просто руководствоваться здравым смыслом и как можно больше отделить личное от бизнеса. Как напоминает нам фильм 1972 года «Крестный отец »: «Это не личное, это бизнес».