Как использовать программное обеспечение для обработки текстов (диплом nvq в области бизнеса и администрирования и ит)

В этой части, то есть в разделе 1, мы рассмотрим, как точно вводить и комбинировать текст и другую информацию в текстовых документах.

Точно вводите и комбинируйте текст и другую информацию в текстовых документах

Примечание: На протяжении всего отряда, во все три раздела я добавил как можно больше скриншотов. Вы не будете показывать снимки экрана, если записываете ответы по этому модулю, но вам будет предложено выполнить несколько задач, чтобы проверить свои знания и понимание работы с текстовым процессором, и эти снимки могут пригодиться!

1.1 Определите, какие типы информации необходимы в документах

Документ - это запись, в которой фиксируются события или любая информация и записывается как свидетельство, чтобы информация не была потеряна.

Образец документа

syncfusion.com

Это может быть письменный или электронный документ, служащий официальной записью. Формат, структура и содержание документов различаются в зависимости от записанной информации и цели, для которой она была записана. Некоторыми примерами документов являются счета-фактуры, газеты, заказы на поставку, спецификации продуктов, письма, журналы, электронные таблицы, лицензии и т. Д.

Каждый документ будет иметь свой формат и приемлемые стандарты, которых он должен придерживаться, и эти стандартные документы могут быть созданы на основе шаблона, или, если вы будете создавать определенный документ снова и снова, вы можете сохранить этот формат как шаблон. для будущего использования.

Документы, хранящиеся в электронном формате, хранятся в компьютере, и существует множество приложений для создания документа. Наиболее распространенным приложением, используемым в большинстве организаций, является программа обработки текста под названием Microsoft Word, которая входит в состав пакета Microsoft office. Чтобы создать документ, необходимо определить типы информации, необходимой для создания документа. Опять же, разные типы информации различаются в зависимости от типа документа. Сначала нужно иметь четкое представление о том, какой документ они будут создавать и с какой целью они будут его создавать. Затем им необходимо определить типы информации, необходимой для этого конкретного документа.

Все документы содержат некоторый объем текста и в основном числа. Чтобы сделать понимание понятным, в документ можно добавить клип-арты, изображения, графики, диаграммы, таблицы и т. Д. Электронные документы могут также содержать анимацию и небольшие видео- и аудиоклипы. Наконец, чтобы улучшить внешний вид документа, можно добавить в документ линии, границы, фон и т. Д.

Образец счета-фактуры

Автор JRW78130 (собственная работа), через Викимедиа

Например, предположим, что вы создаете счет-фактуру. В счете будет текст, числа, логотип компании ( это будет изображение), адрес компании, адрес получателя, номер факса и телефона, регистрационный номер плательщика НДС, номер счета-фактуры, дата счета-фактуры, отзыв о клиенте, описание товаров и услуг, стоимость услуги, способы оплаты, уведомление о переводе, подробности того, как платить и т. д. Таким образом, всю эту информацию необходимо собрать и объединить в стандартном формате, который соответствует стандартам и руководствам организации. Собранная информация, структура и формат представления информации зависят от типа создаваемого документа. Информация может быть собрана из имеющихся данных в организации, или, если данные недоступны, их необходимо собрать из Интернета или связавшись с соответствующими людьми или организациями / отделами.

При использовании изображений и других данных из Интернета и других источников необходимо убедиться, что их можно использовать бесплатно, проверив информацию о лицензии и авторских правах. Необходимо обладать способностями и навыками для выявления различной информации из предоставленной группы информации или списка информации, чтобы они могли выбрать правильную информацию, необходимую для создания документа.

1.2 Используйте соответствующие методы для точного и эффективного ввода текста и другой информации

После того, как вся информация, необходимая для создания документа, доступна или собрана, необходимо использовать лучшие методы и приемы для ввода этой информации в документ, убедившись, что они вводятся точно и эффективно.

Ввод / удаление текста, сохранение файлов - Word 2003

Чтобы ввести текст в документ, необходимо хорошо владеть клавиатурой. Навыки клавиатуры - это не просто набор букв и цифр, но и эффективное использование всех клавиш и функций клавиатуры. Полезно изучить наиболее распространенные и наиболее часто используемые сочетания клавиш на клавиатуре для быстрого и легкого ввода и форматирования информации в документе. Если вы будете вводить большой объем текста и чисел, скорость набора будет важна наряду с точностью и эффективностью.

Помимо навыков работы с клавиатурой, могут потребоваться другие навыки в зависимости от устройства, которое вы используете для создания и форматирования документов. Недавнее использование устройств с сенсорным экраном и систем распознавания речи потребует от человека знания всех методов, необходимых для работы, ввода данных и форматирования данных на устройствах, которые они используют.

Во время набора документов для точного и эффективного набора или создания документа вам необходимо использовать обе руки при наборе текста, используя соответствующие клавиши на клавиатуре. Ваша осанка должна быть хорошей: спина прямая, обе руки находятся на клавиатуре.

Много раз я видел людей, использующих Caps Lock для ввода заглавных букв, что довольно утомительно, потому что вам нужно переключаться между Caps Lock « вкл. И выкл. » До и после ввода заглавной буквы. Лучший и простой способ набрать заглавную букву - использовать клавишу Shift. Клавиша Shift + любой алфавит позволит вам ввести заглавную букву этого конкретного алфавита.

Примечание: Практикуйте это, Shift + алфавит, поверьте мне, это легко, и вы почувствуете разницу!

Некоторые из часто используемых сочетаний клавиш: Ctrl + S для сохранения, Ctrl + C для копирования, Ctrl + V для вставки, Ctrl + X для вырезания, Ctrl + Z для отмены, Ctrl + A для выбора всего и т. Д. Backspace и Клавиши удаления обычно используются при форматировании и вводе текста. Пробел используется для создания пробела между словами.

Помимо навыков работы с клавиатурой, необходимо также использовать различные параметры форматирования, доступные в самом текстовом редакторе. Существуют различные варианты, такие как ориентация страницы, таблицы, маркеры и нумерация, несколько столбцов, вставка символов, искусство, текстовое поле и т. Д., И нужно максимально использовать доступные меню, чтобы создать привлекательный и простой для понимания документ. Вы также можете использовать различные шрифты и интервалы, чтобы информация выглядела аккуратно и ясно.

После успешного создания наиболее важной частью документа является проверка грамматики и орфографии. Текстовые редакторы не всегда находят и исправляют все ошибки в документе. Например, если вы наберете «шляпа» вместо «тот», текстовый процессор не всегда отметит вам эту ошибку. Поэтому всегда лучше вручную вычитать документ дважды или трижды, и, если возможно, вы можете попросить третье лицо вычитать его за вас, поскольку это обеспечит точность и эффективность.

1.3 Выберите и используйте подходящие шаблоны для разных целей

Шаблоны - это предварительно разработанные документы, в которых хранится шаблон, которые легко доступны для использования. В них уже есть некоторые детали, которые можно адаптировать или отредактировать в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете разработать и сохранить свой собственный шаблон в зависимости от ваших потребностей и потребностей документов, которые вы будете создавать. Это поможет вам в будущем сконцентрироваться на содержании документа, а не тратить время на его разработку.

Создайте новый документ на основе шаблона Microsoft Word 2003

Чтобы собрать всю информацию вместе с использованием имеющихся навыков, необходимо выбрать подходящий шаблон для документа, который вы будете создавать.

Например, в текстовом редакторе могут быть существующие шаблоны для таких документов, как факс, письмо или веб-страница. Поэтому, если вы будете создавать какой-либо документ, соответствующий доступным шаблонам, вы можете продолжить и использовать доступный заранее разработанный шаблон. В других случаях вам нужно будет создать свой собственный шаблон для типа документа, который вы будете создавать.

Также в большинстве шаблонов есть заранее разработанные шрифты, цветовая схема, форматирование и т. Д., Но вы всегда можете изменить их в соответствии со своими потребностями и целями.

Если вы создаете несколько документов одного типа и формата, или, если вы будете создавать определенный документ снова и снова в будущем, вы должны сохранить форматы как шаблон, чтобы вы могли поддерживать этот стандарт при создании документов. в будущем и сэкономить время тоже.

Некоторыми примерами эффективного применения форматирования и выбора шаблонов к документу являются: использование нескольких столбцов для новостных статей, использование книжной ориентации A4 для фирменных бланков и писем, альбомный режим для таблиц и т. Д. произвести впечатление на читателя. Поэтому всегда используйте лучшие функции, доступные в текстовом редакторе, для создания впечатляющих документов.

Цель использования шаблонов - создать эффективный дизайн документа. Дизайн документов - это не только внешний вид, но и способ представления информации. Важная информация в документе должна выделяться. Поэтому очень важен тщательный выбор содержимого, макетов, цветов, тем, шрифтов, стилей, таблиц, сносок, изображений, диаграмм и т. Д.

Любую информацию, такую ​​как дата, ваш адрес и контактная информация, номера страниц, можно сохранить в шаблоне для дальнейшего использования и избежать повторного ввода.

1.4. Определите, когда и как объединять и объединять информацию из другого программного обеспечения или других документов.

Создание документа - это не всегда создание нового документа и ввод новой информации, которая у вас есть. Иногда вам придется объединить и объединить информацию из других документов и программного обеспечения. Например, вам может потребоваться извлечь информацию из электронной таблицы Excel или связать документ с документом PDF, а иногда вы могли бы создать несколько отдельных документов в текстовом процессоре, и вам, возможно, придется связать или объединить их все вместе в один единый документ.

Например, чтобы объединить несколько документов Word в один документ, вам нужно сначала создать пустой документ и установить макет страницы, подобный документам, которые будут объединены. Вы также можете открыть один из документов, которые нужно объединить, нажать «Сохранить как» и сохранить его как новый документ с другим именем, а затем стереть его содержимое, сохранив макет.

Нажмите Вставить - Файл.

Чтобы вставить таблицу, нажмите Таблица - Вставить - Таблица

При сборе информации кандидат должен проанализировать и решить, какая информация требуется и является ли собранная информация надежной и точной.

Таблицы - хороший вариант для разбивки информации на заданные места. Он обеспечивает аккуратный внешний вид и упрощает сканирование и сравнение данных в документе. Чтобы вставить таблицу в текстовый документ, вам нужно войти в меню таблицы, нажать «Вставить» и нажать на таблицу. Вы можете редактировать таблицу, указав количество строк и столбцов, цвет заливки, границы и затенение и другие функции в соответствии с вашими требованиями.

1.7 Эффективное хранение и извлечение файлов документов и шаблонов в соответствии с местными правилами и соглашениями, если таковые имеются

После того, как документ был создан, кандидат должен иметь возможность сохранить его в месте, откуда он может быть легко извлечен для будущего использования и справки. Теперь документ, созданный с помощью любого текстового процессора, можно сохранить в одном из множества доступных форматов, но не все текстовые процессоры поддерживают все типы файлов. Например, при нажатии «Файл» -> «Сохранить как» -> откроется диалоговое окно, в котором вас попросят указать место для сохранения документа, а также формат, в котором следует сохранить документ.

Чтобы сохранить файл в нужном формате, выберите Файл - Сохранить как

Если документ будет распространен среди людей или организаций, которые не будут использовать Microsoft Word, лучше всего сохранить документ в формате.rtf (Rich Text Format). Лучше всего сохранить документ в максимально простом формате, чтобы избежать ошибок при попытке открыть документ в других текстовых редакторах. Хорошая идея и понимание проблем совместимости файлов будет большим подспорьем. Существуют различные форматы, такие как документ Word, шаблон документа Word, формат обычного текста, формат Rich text, формат веб-страницы и т. Д. Если каждый, кто будет иметь доступ к документу, будет использовать Microsoft Word, то лучше всего сохранить документ в Формат.doc.

Именование документа - еще один очень важный аспект. Всегда используйте значимые имена, чтобы вам было легче идентифицировать этот документ для поиска в будущем. Кандидаты также должны иметь хорошее представление о сохранении документов в различных других форматах, то есть об изменении формата документов на HTML или RTF и т. Д., Если это необходимо, с использованием параметра «Сохранить как» в меню «Файл». Вам также необходимо знать, где сохранить документ для облегчения поиска. Убедитесь, что в именах документов нет пробелов из специальных символов. Лучше всего иметь резервную копию всех документов на случай, если возникнут проблемы с сервером, хранилищем или аппаратный сбой.

Нужно иметь в виду, следовали ли они всем правилам и рекомендациям организации при создании документа. Обязательно проверьте наличие собственных стилей, форматов или шаблонов и, если да, воспользуйтесь ими. В каждой организации есть правила и инструкции по подготовке, структурированию, именованию и хранению документов. Существуют правила, которые необходимо соблюдать при извлечении или обмене документами. Всегда помните о том, что вы сохраняете и где вы экономите. Лучше всего хранить связанные документы вместе и использовать единый метод именования файлов и папок.

Также есть опция «Поиск» для поиска документа на случай, если вы забыли, где вы сохранили или сохранили документ. Также слово отображает список последних документов, откуда вы можете забрать документ, если вы недавно сохранили его.

Пожалуйста, оставьте отзыв:

Надеюсь, вы знаете и понимаете

• Различные типы информации, которые нам нужны для создания документа
• Методы, которые нужно использовать для ввода информации
• Использование стилей и шаблонов
• Как объединить или объединить документы
• Различные инструменты редактирования
• Как эффективно хранить и извлекать документы.

Я надеюсь, что этот раздел был вам полезен. Пожалуйста, перейдите по ссылкам ниже для разделов 2 и 3.

Раздел 2 - Создание и изменение макета и структуры текстовых документов (программное обеспечение для обработки текстов, вопросы с 2.1 по 2.4)

Раздел 3. Использование программных средств обработки текста для эффективного форматирования и представления документов в соответствии с требованиями (программное обеспечение для обработки текстов, вопросы с 3.1 по 3.6)