27 советов о том, как подготовить и дать оценку эффективности сотрудников

Оценка работы сотрудника

Анализ результатов работы сотрудника может быть самым сложным делом для руководителя. По сути, вы должны взять их производительность за определенный период времени и подвести итог в двух листах бумаги, которые могут определить их будущее в вашей организации. Если вы дадите плохой отзыв, человек может навсегда застрять в своем текущем положении. Если вы дадите звездный обзор, то сможете подтолкнуть их к лучшему. Хуже всего то, что вы можете дать неточный отзыв, что может ухудшить ситуацию в будущем.

Это руководство поможет вам во всех аспектах процесса проверки эффективности сотрудников.

Неуклюжий обзор производительности

Как подготовиться к проверке эффективности сотрудников

Прежде чем думать о написании или проведении обзора эффективности, вы должны подготовиться к нему. Приведенные ниже советы объясняют, как это сделать.

Ведите журнал их деятельности. Запишите в бумажный или компьютеризированный журнал деятельность сотрудника. Не записывайте основные обязанности, которые они должны выполнять. Вместо этого отметьте любые положительные или отрицательные действия, предпринятые ими, которые могут повлиять на их оценку эффективности. Имейте в виду, что некоторые организации могут требовать, чтобы сотрудники знали, хранится ли на них какая-либо документация.
Сохраняйте копии выполненных работ. Если сотрудник отлично справляется с отчетом, сохраните его копию. Если вы получили электронное письмо от другого человека, в котором он хвалит сотрудника за хорошо выполненную работу, сохраните его копию. То же самое касается всего плохого в отношении сотрудника. Как и в предыдущем случае, сотруднику может потребоваться сообщить о любой документации, хранящейся у него.
Периодически давайте обратную связь. Не дожидайтесь обзора, чтобы дать отзыв об их работе. Постоянно давайте им обратную связь, чтобы они знали, хорошо ли они выполняют свою работу или есть области, над которыми им нужно работать. Это дает им время для совершенствования в тех областях, которые вы обсуждали. Если сотрудникам не удается улучшиться, то вы можете указать в оценке, что вы советовали им, где им нужно улучшить, но они этого не сделали.
Поговорите со своим руководителем. Если вам нужно подготовить трудную оценку, обсудите ее со своим руководителем. Сообщите им о своих проблемах и своих мыслях по этому поводу. Всегда лучше передать какие-то идеи кому-то другому. К тому же, если это плохой отзыв, об этом следует сообщить вашему начальнику.
Ознакомьтесь со стандартами. При каждой проверке убедитесь, что вы следуете стандартам, установленным вашей организацией. Это гарантирует, что вы не дадите кому-то хорошую оценку, хотя они могут быть просто стандартными. Или дать стандартную оценку, когда кто-то действительно может быть бедным. Старайтесь оставаться максимально последовательными.

Записывание заметок во время написания обзора производительности сотрудников поможет вам ничего не упустить.

Автор StartupStockPhotos, общественное достояние, через Pixabay

Как написать обзор эффективности сотрудника

Теперь, когда вы готовы к проверке эффективности сотрудников, пришло время его написать. Приведенные ниже шаги - это рекомендации, которым вы должны следовать при вводе.

Вытащите всю документацию, касающуюся сотрудника. Сюда будут входить любые сделанные вами заметки, копии документов, касающихся сотрудника, его досье и стандарты занятости. Также никогда не помешает использовать это руководство как справочник.
Пишите только на основании их результатов. Не пишите оценку, основанную на ваших личных чувствах к сотруднику или на том, что другие люди утверждают, что сотрудник делает или не делает. Оценка должна основываться только на наблюдаемых результатах работы.
Начните с основных обязанностей сотрудника. Не пишите, чего вы от них ожидаете, а объясните, за что они несут ответственность. Это поможет, если вы будете ссылаться на их реальную производительность.
Никогда не используйте слово «обычно», когда пишете об их реальной работе. Обычно кто-то не может быть хорошим или плохим в чем-то. Они либо есть, либо нет. Обычно это слишком расплывчатое слово.
Никогда не используйте слово «отношение». Это слово всегда имеет негативный оттенок. Даже если вы говорите, что у кого-то хорошее отношение, это все равно звучит негативно. Вместо этого используйте такие слова, как «поведение» или «мировоззрение».
Не начинайте слишком много предложений со слова «ты». Если вы начинаете несколько предложений подряд со слова «вы», это звучит так, как будто вы указываете на них пальцем, даже если это должно быть положительным. Например: «Вы выполнили эту задачу хорошо. Вы сделали ее эффективно. Вы выполнили ее быстро». Все, что я слышу, когда читаю, это «ты, ты, ты».
Начните с хорошего, а затем закончите с плохим. Ваш сотрудник всегда будет нервничать, когда вы начнете читать оценку. Если вы начнете с положительного, они расслабятся. Тогда вы можете перейти к отрицательному, если он есть.
Не говорите просто, что кто-то хороший или плохой. Вы должны предоставить это оправдание. Не просто говорите: «Вы отлично умеете печатать сразу несколько форм», не объясняя, почему это здорово. Это экономит время? Помогает ли процесс за счет ускорения? Какая? Это особенно актуально, если вы хотите сказать что-то плохое. Например, «Вам не удалось выполнить несколько заданий в срок». Почему они потерпели неудачу? Какое влияние это имело? Это не только оправдает вашу оценку сотрудника, но и откроет им глаза, чтобы увидеть это на бумаге.
Если ошибка произошла всего один или два раза или не была серьезной по своему характеру, просто не обращайте на нее внимания. Если кто-то совершает только одну серьезную ошибку за год, это на самом деле неплохой рекорд. Не стоит зацикливаться на этой единственной ошибке в их оценке.
Если они получат рецензии в течение периода оценки, вы можете упомянуть их при оценке, но сделайте их краткими. Если ошибки или примерное поведение продолжились после написания статьи, не стесняйтесь задокументировать это в оценке. Это поможет еще больше оправдать оценку производительности. Если после написания статьи они не сделали ничего примечательного, запишите и это.
Поставьте несколько целей. При каждой оценке укажите цели, которых они должны достичь на следующий рейтинговый период. Направьте эти цели на их отрицательные стороны, чтобы они знали, чего вы от них ожидаете. Если нет отрицательных результатов, укажите, чего еще вы бы хотели, чтобы сотрудник выполнял.
Если вы даете общую оценку "хорошо" или "плохо", убедитесь, что у вас есть несколько других оценок, которые поддерживают эту общую оценку. Кто-то не может быть немного хорош в категории и заслужить общую высокую оценку. То же самое, если вы поставите им общую плохую оценку. Всего пара ошибок не оправдывает плохой оценки в целом.
Если вы попросите их подписать оценку, убедитесь, что часть оценки находится на одной из страниц, которые они подписывают. Не делайте этого на отдельной странице. Если они подпишутся на странице, на которой есть часть оценки, это докажет, что это была та же оценка, которую они получили. Если они вернутся позже, чтобы пожаловаться, что это была не та оценка, вы можете показать, что это было.
Попросите кого-нибудь еще вычитать оценку. Это должен быть кто-то того же уровня, что и вы, или выше, например, ваш босс. Другая пара глаз всегда хороша, чтобы увидеть, если вы сделали какие-то ошибки, что-то упустили и т.
В конце концов, следуйте своему инстинкту. Вы знаете сотрудника. Вы взаимодействовали с ними. Делайте то, что считаете правильным.

Ужасная история обзора эффективности сотрудников

Мой руководитель в то время дал другому сотруднику оценку работы. Частью обзора был титульный лист, на котором можно было проверить индивидуальные оценки сотрудника. Мой руководитель намеревался дать сотруднику несколько оценок «Выше стандарта», а остальные - «Стандартные». Вместо этого она по ошибке поставила несколько оценок «Отлично», а остальные - «Выше стандарта». Она обнаружила это после того, как провела оценку.

Она попыталась исправить это позже, но сотрудник отказался подписывать новую оценку, что только вызвало дополнительные проблемы.

Как дать эффективную оценку сотруднику

Как проводить анализ эффективности сотрудников

Пришло время для самой сложной части процесса - проведения самой проверки. Ниже приведены несколько общих советов относительно этого процесса.

Не читайте оценку дословно. Подведите итоги и поговорите с сотрудником. Смотрите им в глаза и относитесь к этому как бы небрежно. Им будет легче. Пусть тоже говорят. Их реакция поможет вам продвинуться в процессе оценки.
Не показывай слишком много эмоций. У меня были сотрудники, которые плакали, кричали и бросали мне оценку, когда не соглашались с ней. Не сердитесь и не расстраивайтесь. Если вы проявляете эмоции, сотрудник будет чувствовать, что вы не поддерживаете то, что написали, или они могут использовать ваши эмоции против вас.
Будьте готовы к неожиданностям. Вы можете подумать, что знаете, как отреагирует сотрудник, но это не всегда так. Будьте готовы подкрепить оценку примерами их работы, чтобы противостоять любым вспышкам или неожиданным реакциям.
Всегда заканчивайте оценку положительными и ободряющими словами. Не заканчивайте это на плохой ноте, даже с ужасной оценкой. Поощряйте их совершенствоваться и предлагайте свою поддержку.
Дайте плохие оценки прямо перед выходными для сотрудника. Это позволит им остыть и вернуться в лучшем настроении на следующей неделе.
Всегда пусть кто-нибудь сидит с вами во время оценки. Они будут свидетелями и держать вас в курсе, если произойдет что-то плохое. Кроме того, они могут вести записи, если вы ожидаете, что это будет трудная оценка.
Предоставьте сотруднику любые записи или копии, хранящиеся в течение года. Это позволит им видеть, как они продвигаются, напоминать им об определенных инцидентах и т. Д. Имейте в виду, что некоторые внутренние документы могут не подходить для них, поэтому убедитесь, что вы следуете политике своей организации в отношении этого.
Спросите сотрудника, есть ли у него какие-либо вопросы по окончании оценки. Это позволит им выйти из комнаты с четким представлением о том, что только что произошло.

После обзора эффективности сотрудников

После проведения оценки необходимо сделать следующее:

Сотрите все заметки и вытащите все документы, которые могут относиться к предыдущему году. Если это ежегодный обзор, то в следующем году они в основном начинают заново. Они всегда должны начинать все сначала.
Предоставьте копию оценки работнику. Это может сделать ваш собственный отдел кадров, но если нет, убедитесь, что вы предоставили копию оценки напрямую сотруднику.
Просмотрите процесс оценки в целом. Просмотрите все, что вы сделали при подготовке, написании и проведении оценки. Постарайтесь найти области, которые вы могли бы улучшить для следующей оценки.

Помните - оценка не должна быть сюрпризом для сотрудника. Они должны быть хорошо осведомлены о своем прогрессе в течение всего оценочного периода.