8 советов по составлению портфолио помощнику административного руководителя

Вы успешно работаете в должности помощника администратора. Ваши дни наполнены проектами и задачами, которые требуют соблюдения сроков, совмещения приоритетов и управления кризисами. Как вы тоже собираетесь делать профессиональное портфолио? Попробуйте эти 8 советов.

1. Создайте файл

Вы просто открываете файл на своем компьютере или в ящике стола. Назовите это «Карьерное портфолио». Используйте Dropbox, OneNote или мобильное приложение. Просто выберите место для сохранения предметов, связанных с вашей карьерой, по которым вы сможете легко ориентироваться.

Теперь у вас есть назначенное место для размещения предметов в вашем портфолио. Ничего особенного - только одно место, которое вам легко запомнить. Сделайте файл, потому что вы этого заслуживаете!

2. Напомните себе

Установите напоминание в своем календаре, чтобы работать над своим портфолио. Составьте себе работоспособный график, будь то ежемесячно, ежеквартально, каждые шесть месяцев - хотя бы раз в год. С установленными напоминаниями у вас будет больше шансов довести до конца и сохранить свое портфолио.

Опять же, ничего особенного. Выделите получасовой временной интервал на регулярной основе, чтобы работать над своим портфолио и поддерживать его в актуальном состоянии. Когда вы впервые начнете, вам может потребоваться больше. После того, как вы закончите свою первую презентацию, поддержание вашего портфолио займет меньше времени.

3. Предложения по поводу карьеры, которую нужно сохранить

• Образцы работ: разработанная вами брошюра, поддерживаемая вами веб-страница, диаграмма, отчет, электронная таблица.
• Благодарственные письма / комплименты от начальства, других руководителей и коллег, написанные от руки, в форме письма или по электронной почте
• Благодарственные письма от клиентов
• Сертификаты, полученные за достижения
• Сертификаты, полученные за прохождение мастер-классов или семинаров или курсов колледжа
• Новостные статьи о вас и / или вашей работе
• Статьи или блоги, связанные с работой, написанные вами
• Список недавно прочитанных публикаций (книг, статей, журналов), надеюсь, показывает не только ваш энтузиазм по поводу вашей отрасли и ваш потенциал роста, но и другие ваши интересы.
• Недавние оценки эффективности - последние два или три года
• Записи посещаемости / награды
• Волонтерские награды или признание

4. Что делать с предметами

Как только вы получите благодарность или сертификат, скопируйте его, отсканируйте или поместите в указанный файл. Не беспокойтесь о размере предмета, просто сохраните его.

Когда вы создадите этот замечательный рекламный флаер, сохраните копию для своего файла. Эта отличная таблица или презентация - скопируйте ее в свой файл.

Только убедитесь, что вы не разглашаете конфиденциальную информацию в своих товарах.

Делайте это как непрерывный процесс - это то, что вы делаете часто в течение года, а не то, для чего установлены ваши напоминания. Напоминания настроены на работу с презентацией - см. №5.

5. Презентация - это все

Купите красивый кожаный портфель с пластиковыми протекторами для ваших оригиналов. Когда вы получите это напоминание, возьмите предметы, которые вы положили в этот файл, и поместите свои лучшие в свое портфолио.

Сделайте хотя бы одну копию в обычной папке или скопируйте на CD / флэш-накопитель, который вы можете оставить интервьюеру. Или, если хотите, отсканируйте его на созданный вами веб-сайт и дайте адрес веб-сайта только тем, кому он нужен.

Не оставляйте ваш оригинал бумажной копии интервьюеру.

Хранение параметров портфолио
Кожаный переплет
Он-лайн веб-сайт
Компакт-диск
Флеш накопитель

Как продать себя

6. Другие элементы вашего портфолио

• Оглавление
• Заявление о миссии
• Предметы карьеры
• Краткое содержание раздела
• Резюме

7. Советы по настройке

Вы можете постоянно обновлять оглавление и добавлять два или три предложения, обобщающих каждый раздел.

Вы можете вести свое портфолио в хронологическом порядке или по набору навыков. Вы можете размещать элементы в порядке их создания или получения. Или вы можете разделить свое портфолио на разделы, такие как обслуживание клиентов, маркетинг, управление веб-сайтом, организационные навыки, образование или профессиональное развитие.

Идея состоит в том, чтобы вы могли легко найти этот пример во время проверки эффективности или собеседования.

Отличный пример того, как использовать свое портфолио в интервью

8. Поддерживайте свое портфолио

• Сохраняйте только свою лучшую работу - убедитесь, что в ней нет ошибок.
• Держите свое портфолио аккуратным и чистым.
• Поддерживайте свои рабочие элементы в порядке - случайный, собранный в последнюю минуту вид - это не тот образ, который вам нужен.
• Не включайте слишком личные вещи. Будьте профессиональны.

Идеи для создания онлайн-портфолио

Профессиональное портфолио необходимо для всех секретарей или административных помощников, независимо от того, имеете ли вы опыт 25 лет или всего 25 месяцев. Каждый административный помощник должен поддерживать профессиональное портфолио по трем важным причинам.

Во-первых, портфолио - это отличная запись, которая должна заставить вас чувствовать себя хорошо в своей карьере. Следуйте приведенным выше советам, чтобы вести файл портфолио карьеры. Во-вторых, вы можете использовать его во время проверки эффективности или во время собеседования. Профессиональная презентация вашего портфолио произведет впечатление на вашего руководителя или потенциального работодателя. В-третьих, даже если вы решите не использовать его, этот процесс поможет вам взглянуть на свою карьеру и внести необходимые коррективы.

Размышление - это первая ступенька по лестнице совершенствования. Начни лазать сегодня же!