Обработка почты: диплом ocr nvq уровня 3 в области бизнеса и администрирования

Введение:

Этот отряд является необязательным отрядом Группы B на Уровне 2 с тремя кредитами. Этот блок помогает кандидату продемонстрировать свои навыки работы с почтовой службой. Кандидаты должны хорошо знать, как соблюдать процедуры защиты и безопасности при работе с внутренней и внешней почтой, как входящей, так и исходящей, а также причины, по которым она должна обрабатываться таким образом. Они будут хорошо знать различные доступные услуги, зачем эти услуги нужны и как они используются. Они будут знать, как выбирать определенные услуги в зависимости от потребностей и приоритетов, рассчитывать почтовые расходы, решать проблемы, выполнять процедуры и сообщать об ошибках и проблемах.

Также прилагается личное заявление для этого устройства!

1.1 / 2 Какова цель процедур безопасности при обработке почты или посылок?

Почта может содержать конфиденциальную информацию. Он может включать личную информацию о сотрудниках или содержать коммерческую тайну, такую как имена клиентов и конфиденциальную информацию о бизнесе, клиентах и клиентах. Почту и посылки также необходимо проверять на наличие подозрительных функций. Так что придется соблюдать процедуры безопасности.

Например, когда мы получаем почту или посылки со странных адресов или они приходят в подозрительной форме, форме или размере, необходимо соблюдать процедуры безопасности и сообщить об этом менеджеру офиса.

2.1. Почему вы должны рассылать / отправлять почту правильному получателю в согласованные сроки?

Письма всегда должны отправляться или распространяться правильному получателю, потому что они могут быть важной и конфиденциальной информацией, которую не следует раскрывать другим лицам. Они также должны быть распределены вовремя, чтобы задача, указанная в электронном письме, была выполнена в указанные сроки, а срок соблюдался, чтобы мы избегали жалоб или других серьезных проблем.

2.2 Какова организационная структура, а также имена, роли и местонахождение отдельных лиц и групп?

Я не публиковал здесь свои ответы, так как это конфиденциальная информация. Вы можете нарисовать блок-схему для своей организации или взять ее с веб-сайта, если он у вас есть. Начните с главы вашего отдела, затем переходите к разным командам и менеджерам и, наконец, заканчивайте членами вашей команды. Убедитесь, что вы упомянули имя, должность и местонахождение каждого человека для четкого портрета.

Надеюсь это поможет!

2.3 Какие внутренние и внешние почтовые службы доступны организациям?

Доступные внутренние почтовые службы предназначены для рассылки почты в офисах и отделах ______________________ (удалено в целях конфиденциальности) . Их собирают и доставляют ежедневно.

Внешняя почта отправляется через ___________________ (удалено в целях конфиденциальности) . Службы внешней почты используются, когда почта может или не покрывает критерии служб внутренней почты. Например, если почта должна быть доставлена клиентам или другим компаниям, или корреспонденция за пределами округа. Его также доставляют и забирают ежедневно.

2.4 Обоснование выбора внутренней и внешней почты

Внешние почтовые службы выбираются там, где доставка осуществляется за пределы округа, и где она предназначена для других компаний или клиентов. Это будут области, которые не подпадают под ___________________ (удалено в целях конфиденциальности) служебные помещения.

Внутренняя почта используется в тех случаях, когда необходимо осуществить доставку в офисы или отделы, подпадающие под действие ____________________ (удалено в целях конфиденциальности) . Внутренняя почта экономит время и деньги. Таким образом, любая почта, которая может быть отправлена через внутреннюю почту, отправляется через это средство, и только оставшаяся часть отправляется через внешнюю почтовую систему.

2.5 Какие методы вы используете для расчета почтовых расходов?

Сообщение должно быть отсортировано по срочности и важности как первоклассное или второстепенное. Любые зарубежные сообщения должны быть отсортированы. Необходимо знать почтовые расходы за сообщения разного размера, а также почтовые расходы за массовую рассылку. Почтовые службы могут предоставлять скидку на массовую рассылку, и она может применяться только в том случае, если мы предварительно отсортируем почту.

Если нам нужно отправить товар и гарантировать, что он будет доставлен на следующий рабочий день или в тот же день, или если почта должна быть отправлена с заказной доставкой, мы должны проверить почтовые расходы и сроки, в течение которых почта должна быть отправлена. отправил и отправьте его соответственно.

2.6 Какие проблемы могут возникнуть с входящей и исходящей почтой и как вы с ними справляетесь?

Основные проблемы, которые могут возникнуть, - это задержки, недостающие доставки и подозрительная почта. Чтобы избежать задержек, мы должны отправлять почту в нужное время с правильной почтовой оплатой. Чтобы не допустить пропуска доставки важного документа, его можно доставить записью, что позволяет отслеживать доставку. Любая подозрительная почта или посылка должны обрабатываться с особой осторожностью и сообщаться соответствующему ответственному лицу.