Как распределить занятую работу между сотрудниками

Существует огромное количество разнообразных загруженных работ, которые можно поручить сотруднику.

Автор Геральт, Public Domain, через Pixabay

Как руководитель, вам может потребоваться поручить сотрудникам занятую работу. Так чем именно занята работа? По сути, это работа, направленная на то, чтобы занять сотрудника, и она не может иметь прямого влияния на организацию. Однако есть способ, которым загруженная работа может оказаться полезной для сотрудника и организации, даже если она предназначена для того, чтобы заполнить время тем, что воспринимается как бессмысленная работа.

В этой статье рассказывается, почему напряженная работа может быть полезной, возможные подводные камни и типы загруженной работы. Я также обращаюсь к своему личному опыту с занятой работой.

Плюсы загруженной работы

Назначение занятого сотрудника дает несколько преимуществ:

Может освободить вас для других, более важных дел. По сути, если вам нужно остаться в покое, чтобы выполнить важный проект, с которым сотрудник действительно не может помочь, напряженная работа может отвлекать их, чтобы вы могли выполнить нужную работу.
Может улучшить знания или навыки сотрудника. Это может быть возможностью улучшить способности сотрудника, даже если это элементарный навык. Сотрудник может даже узнать что-то новое, что может принести пользу организации в будущем.
Может быть обнаружена возможная скрытая проблема или лучший способ сделать что-то. Выполняя работу, сотрудник видит проблему и обращает на нее ваше внимание или обнаруживает, что есть лучший способ выполнить другую задачу.

Наличие большого количества файлов для организации может быть отличным занятием, но также может быть скучным.

Автор myrfa, Public Domain, через Pixabay

Минусы загруженной работы

Есть минусы, которые следует учитывать при назначении занятого сотрудника:

Сотрудник может чувствовать себя недооцененным. Если сотрудник застрял на грубой работе, которая не приносит реальной пользы, ему может казаться, что его не используют в полной мере. Они могут потерять интерес к своей работе и даже уйти из-за нее.
Это может показать вашей организации, что должность может не понадобиться. Если начальство замечает, что сотрудникам назначается только занятая работа, они могут почувствовать, что эти должности не нужны, и попытаются передать или ликвидировать эти должности.
Напряженная работа может оказаться стандартной процедурой. В зависимости от задачи, это может превратиться в стандартную процедуру. Это могло бы быть хорошо, если бы показало, что оно приносит пользу, но вполне может быть просто дополнительной задачей, которая не приносит пользы. Люди просто продолжают это делать, потому что «так всегда делалось».

Типы загруженной работы

Так какую же занятую работу вы поручаете своему сотруднику? Хорошо, что все зависит от типа сотрудника, с которым вы имеете дело, и от того, чего вы хотите достичь, даже если это просто работа, чтобы занять сотрудника. Ниже приведены несколько общих идей.

Подготовка. Один из лучших способов заполнить время сотрудника - предложить ему пройти обучение. Онлайн-обучение, например, через LinkedIn Learning, может быть отличным. Это может быть использовано для развития имеющихся навыков или новых навыков, если сотрудник желает перейти на другую должность. Ловушка в том, что у сотрудника может возникнуть выгорание, поэтому распределите тренинги, которые они проводят.
Встречи. Пусть человек посещает собрания, которые он обычно не посещает, даже если у него нет никакой обратной связи. Они могут делать заметки и сообщать о том, что узнали. Они могут даже иметь некоторые отзывы, которые другие не учли.
Исследование. Попросите сотрудника исследовать то, что может принести пользу организации в будущем, или исследуйте неудачный проект, чтобы понять, что они думают о том, почему он потерпел неудачу.
Организуйте. Неважно, материалы на складе, в картотеке или файлы в базе данных. Всегда есть организация, которую нужно сделать, которую можно выполнять как напряженную работу.
Спросите их идеи. Вы можете вернуть это сотруднику. Спросите их, какие задачи они хотели бы выполнять в свободное время, какими бы нестандартными они ни были. Это может быть отличным способом осуществить то, что они хотят, и одновременно дать им занятие.

В таблице ниже представлены более конкретные типы загруженной работы, которую может выполнять сотрудник, если вам нужны более конкретные идеи.

Различные типы загруженной работы

Это лишь некоторые из видов загруженной работы, которую можно поручить сотруднику. По мере того, как я думаю о других, я добавляю их в список.

Сканировать документы	Вычитанные документы	Преобразование PDF-файлов в редактируемые документы
Изучите текущие события, применимые к организации	Организуйте офисные принадлежности	Отслеживайте присутствие организации в социальных сетях
Свяжитесь с клиентами, чтобы зарегистрироваться	Проверить контактную информацию	Тень других сотрудников
Посещайте вебинары	Посещайте встречи в других секциях	Холодные звонки
Убери в офисе	Пройдите курс колледжа о корпоративном времени	Обучайте других сотрудников

Опыт занятой работы

У меня было несколько случаев напряженной работы, как хорошей, так и плохой, о которых я рассказал ниже.

Во время вспышки COVID-19 все сотрудники были направлены на работу из дома. У моих сотрудников было не так много обязанностей, которые нужно было выполнять из дома, однако это была прекрасная возможность для сотрудников пройти онлайн-обучение в интересующей их области. Мы говорили об их стремлениях всего за несколько недель до этого, так что это было прекрасная возможность потренироваться в этой области, даже если это не относится к их текущей должности.
Сотрудник больше не мог выполнять роль, которую ему назначили, поэтому его назначили в другую область, где в первую очередь выполнялось сканирование документов. Хотя это не было первоочередной задачей и явно представляло собой загруженную работу, сотрудника нужно было обучить этому, и у него были определенные трудности с этим. Тем не менее, это было в пределах их служебных обязанностей, и со временем они оказались в этой роли. Это дало им работу, и в конечном итоге это принесло пользу организации.
Когда я пришел в качестве супервайзера в область, в которой работал ранее, некоторые выполняемые работы были установленным стандартным процессом, хотя это было не так, когда я работал там в последний раз. Однако, очевидно, что это было сделано для того, чтобы просто сказать, что что-то делается. В первый день я прекратил процесс, несмотря на раздражение сотрудников, которые в основном подразумевали, что так делалось всегда. Однако прекращение напряженной работы не имело негативных последствий для организации.

В конце концов, убедитесь, что не перегружаете сотрудников слишком загруженной работой, из-за которой они не могут выполнять свои обычные обязанности.

Автор mrkaushikkashish, Public Domain, через Pixabay

Мне бы хотелось услышать, какие виды загруженной работы вы назначаете своим сотрудникам, чтобы я мог включить их в свою таблицу. Пожалуйста, поделитесь в комментариях ниже.