Как делегировать

Не бросайте свою работу просто так, делегат

Для любого новичка в руководящей должности может быть важно научиться эффективно делегировать задания. Делегирование позволяет вам развивать сотрудников, добиваться большего и делать то, что вы делаете, более эффективными.

На ранних этапах процесса делегирование полномочий подчиненному может занять много времени, поскольку вы будете направлять и контролировать их, но в конечном итоге вы сэкономите время и нервы, поскольку получите более компетентных и заинтересованных сотрудников, которые могут освободить вас от обязанностей, которые не требуют вашего опыта.

Правильно делегированные задачи также могут мотивировать сотрудников, избавить от скуки и подбодрить сотрудников, которые не работают. Конечно, сотрудники, которые берут на себя ответственность за задание или проект, больше инвестируют в его результат и, вероятно, будут мотивированы этой ответственностью.

Однако эффективное делегирование требует гораздо большего, чем просто свалить работу на других. Это процесс, который требует от вас:

тщательно определить, какие типы задач следует делегировать
определить, кто должен взять на себя задание
последующие меры в последовательной и поддерживающей манере, чтобы обеспечить их успех

Какие виды дел следует делегировать?

Первым шагом в изучении того, как делегировать работу, является понимание того, какие типы вещей относить к другим.

Есть множество задач и поручений, которые можно надлежащим образом делегировать.

Безусловно, задачи, не требующие уровня квалификации менеджера, или задачи, требующие опыта, которым менеджер не обладает, относятся к числу тех, которые могут рассматриваться для переназначения.
В идеальной ситуации то, что менеджер делегирует сотрудникам, должно их мотивировать или обучать. Простое предоставление сотруднику дополнительной работы, которая не дает ему возможности расти или учиться, не мотивирует. Для некоторых сотрудников это означает, что им нужна ответственность за всю задачу, в то время как для других, работающих на другом уровне, достаточно взять на себя ответственность за один аспект проекта.
Делегирование задач, которые просто стимулируют сотрудника, тоже может быть полезным, поскольку скука может быть разрушительной силой на работе.
Предоставление перекрестных заданий полезно по тем же причинам, и это может помочь обеспечить бесперебойную работу рабочего места.

Любая задача или задание, делегированное кому-то другому, должна быть конкретной по своему объему и тому, что вы двое можете измерить, чтобы знать, когда оно выполнено и насколько успешно оно было выполнено. В идеале сотрудник, принимающий задание, будет согласен с тем, что он возьмет на себя ответственность.

Примечание. Не следует делегировать задачи, требующие обработки конфиденциальной информации или решений, за которые отвечает руководство; например, вопросы, связанные со стратегическим планированием, надзором за бюджетом, укомплектованием персоналом и оценкой.

Кому следует передать задачу или поручение?

Следующим шагом в изучении того, как делегировать полномочия, является понимание того, какие люди должны выполнять порученную работу.

Для того, чтобы задание или задача были успешными, человек, выполняющий его, должен иметь для этого время. Сокрушение сотрудника с необоснованными ожиданиями приведет к провалу проекта и, вероятно, подорвет моральный дух сотрудника.
Конечно, не менее важно определить сотрудника с нужными навыками и квалификацией для работы. Например, просить сотрудника со слабым общением возглавить групповой проект, вероятно, будет плохим выбором.
Хотя выбор человека, обладающего соответствующими навыками, важен, также хорошо иметь задачу, которая заставляет сотрудника достичь большего.
В целом, сотрудник с готовностью возьмет на себя делегированный долг, если он считает, что он сможет извлечь из этого выгоду с точки зрения карьеры, дав ему возможность продемонстрировать свои таланты, сделать шаг вперед или развить востребованные навыки. Это также следует учитывать при выборе.

Планирование

После того, как вы решили, какую задачу или задание вы хотите делегировать и какой сотрудник является наиболее вероятным кандидатом, пришло время поговорить, чтобы поставить четкие цели и составить план.

Очевидно, что супервайзер должен обсудить:

именно то, что они просят взять на себя сотрудника,
каков объем задания,
почему задача важна
что получит сотрудник, взявшись за эту работу; Будет ли это развитие новых навыков, повышение заработной платы или просто удовлетворение их интереса к определенной области?

Чтобы обеспечить успешное завершение проекта, удовлетворяющего вас, важно:

точно определить, что должно быть достигнуто
что будет составлять успех
Если сотрудник готов взять на себя задание, следующим этапом процесса будет планирование.

Эффективное делегирование с этого момента будет зависеть от следующего этапа планирования. Хороший, хорошо продуманный план гарантирует, что сотрудник знает:

их ожидания
ограничения времени
объем их ответственности
ваша роль в задаче

Вы двое должны составить план, определяющий:

любые необходимые ресурсы (люди, оборудование, материалы и т. д.), необходимые для выполнения задания
конкретные сроки завершения различных фаз проекта
как вы, супервайзер, будете следить за прогрессом.

На данном этапе очень важно определить, как будет отслеживаться прогресс, чтобы ваша роль была ненавязчивой и ожидаемой. Он может состоять из:

регулярный график письменных отчетов
короткие встречи с устными обновлениями
наблюдения
или комбинация каждого

Также важно убедиться, что сотрудник, отвечающий за работу, активно участвует в планировании. Они могут делать что-то не так, как вы, но они должны иметь некоторый контроль над тем, как это делается, поскольку они будут человеком, по крайней мере, частично ответственным за результат. Опять же, они не просто берутся за дополнительную работу, они берут на себя ответственность.

Еще одна важная часть принятия ответственности - это предоставление необходимых полномочий. Например, если сотрудник берет на себя ответственность за руководство группой по заданию, группа и любой другой связанный с ней персонал должны быть осведомлены о новой роли лидера. Следует попросить любых других вовлеченных менеджеров поддержать их и признать их авторитет в соответствующих вопросах.

Точно так же сотрудник должен понимать пределы своих полномочий в отношении проекта заранее, на этапе планирования. Например, если необходимо закупить материалы, им необходимо знать, должны ли все запросы проходить через менеджера или их мнение будет последним словом.

Начало работы

Менеджер, который действительно умеет делегировать полномочия, понимает, что, если план составлен, его долг далеко не выполнен. Это серьезная ошибка - отпустить сотрудника, не осуществлять регулярный мониторинг или давать рекомендации по мере необходимости. В конечном счете, ответственность за успех по-прежнему лежит на контролирующем менеджере, хотя повседневная работа лежит на назначенном сотруднике.

При наличии плана отчеты и обновления должны производиться регулярно и без сбоев. Менеджер может проводить аудит через запланированные взаимодействия.

В зависимости от назначения и сотрудника менеджер может предоставить:

поощрение
Обратная связь
общее руководство
помощь в решении проблем по мере необходимости

Тем не менее, назначенного сотрудника следует направлять на обдумывание проблем и решений, а не на передачу их обратно менеджеру. Менеджер должен вмешиваться только тогда, когда его роль необходима для налаживания сотрудничества, для решения вопросов более широкого характера и т. Д. В общем, менеджер выступает в роли тренера и наставника.

Заключение

По завершении задания важно распознать событие. Если проект не удастся, ответственность возьмет на себя менеджер. Если задание было успешным, что обычно бывает, то выполненная работа должна получить общественное признание.

Области для развития могут быть определены независимо от общего результата. Они могут направлять будущие задания.

Как указывалось ранее, делегирование может помочь выполнить больше работы, но в конечном итоге оно также должно способствовать развитию и мотивации сотрудников. Менеджер должен:

делать соответствующие задания
тщательно планировать
регулярно контролировать
гарантировать успех задания для положительного опыта