Как делегировать задачи подчиненным

Делегирование обязанностей демонстрирует веру руководителя в своих подчиненных.

Автор

Искусство делегирования

При скудных бюджетах и меньшем количестве сотрудников, выполняющих такой же объем работы, работодателям приходилось учиться работать с меньшим количеством. Дело в том, что экономические проблемы последних нескольких лет потребовали изменений в том, как работодатели ведут бизнес. Менеджерам приходилось делегировать задачи подчиненным и перераспределять работу из-за большой рабочей нагрузки, с которой больше не может справиться один человек. Рабочее место уже не то, что было раньше. Работодатели научились новому способу ведения старого бизнеса, продолжая расти. Искусство делегирования - это инструмент, который менеджеры часто использовали на протяжении многих лет, потому что они знают, что не могут сделать все это. Когда работа распределяется должным образом, менеджеры могут эффективно и результативно достигать целей организации. Впоследствиисотрудники извлекают выгоду из того, что они могут сиять по мере своего роста и профессионального развития на основе опыта.

Что такое делегирование?

«Делегирование», как определено в Free Merriam-Webster Dictionary, - это «действие, дающее возможность действовать для другого».

Какие задачи можно поручить подчиненным?

На рабочем месте руководители часто делегируют обязанности, конкретные задачи или обязанности сотруднику. Делегирование таких задач позволяет этому сотруднику принимать определенные решения, которые он обычно не принимает. Акт расширения возможностей сотрудника для выполнения задачи или принятия на себя ответственности - отличный ресурс для любой организации, поскольку он позволяет сотрудникам получить ценный опыт работы. Практический опыт, который можно получить, выполняя работу на самом деле, а не наблюдая за ее выполнением другими, может быть полезным.

В некоторых организациях руководители не хотят делегировать обязанности. Этим надзорным органам необходимо полностью контролировать все, что находится в их ведении. Другие развивают эту философию контроля, полагая, что единственный способ добиться правильного результата - это сделать это самому. Думать, что можно делать все в одиночку, - глупо, потому что для достижения настоящего успеха требуются усилия всей команды. Причины, по которым руководители делегируют обязанности подчиненным, варьируются. Однако конечный результат может быть вознагражден для сотрудника, руководителя и рабочего места.

Почему руководители делегируют полномочия?

Руководители предпочитают делегировать задачи подчиненным по разным причинам. Общие причины для делегирования:

Возможность профессионального роста - сотрудникам, которым делегированы новые обязанности, предоставляется возможность преуспеть в выполнении задачи, которая была возложена на их заботу и руководство. Руководители, делегирующие определенные задачи, выбирают кого-то, кто сможет выполнить работу таким образом, который приведет к успешному результату.
Перекрестное обучение - умные руководители знают, что эффективная организация включает в себя разносторонний персонал, который может вмешаться, когда руководитель отсутствует по болезни или в отпуске. Делегирование задач дает такую возможность.
Новые проекты и задачи для работодателя. Если на организацию была возложена новая ответственность, руководители могут найти новую задачу как прекрасную возможность для делегирования новых обязанностей. Поскольку делегированная задача должна быть той, которую выполняет руководитель, новая задача может быть чем-то новым для организации, что может потребовать усердия подчиненного под надзором руководителя. Хотя руководитель не должен контролировать или контролировать каждое движение, он должен быть доступен, если подчиненному с новой делегированной задачей потребуется некоторая помощь или руководство.
Ограниченный персонал в организации. Сокращение штата из-за бюджетных ограничений вынуждает организации время от времени переносить задачи. Руководители часто оценивают своих сотрудников на предмет их сильных и слабых сторон, чтобы определить, кто лучше всего выполнит делегированную задачу. Поскольку руководители будут вынуждены продолжать выполнять большую часть работы, часто возникает необходимость делегировать некоторые обязанности подчиненным.
Необходимость продемонстрировать поддержку команды - Делегирование ответственности демонстрирует уверенность руководителя в том, что его / ее подчиненные, находящиеся под их контролем, берут на себя ответственность.

Практический результат для большинства руководителей состоит в том, что они не могут все делать сами. Любой руководитель, который думает, что может, глуп, потому что для успеха организации требуется вклад каждого члена команды. Руководители должны помнить, что когда их сотрудники сияют, они тоже. Кроме того, возлагая определенные обязанности на сотрудников, руководитель демонстрирует их доверие и веру в команду. Каждый сотрудник в организации должен внести свой вклад в успех организации. Думать, что любые достигнутые цели или достигнутый успех не произошли благодаря сотрудникам, которые помогают достичь этих целей, недальновидно по отношению к руководителю. Хорошее руководство необходимо для того, чтобы подавать хороший пример команде. Однако,Чтобы добиться успеха, нужны усилия всей команды. Делегирование задач соответствующим сотрудникам поможет руководителю вести других к их собственному профессиональному развитию.

Выбор подходящего человека для работы

Как только руководитель определил необходимость делегирования ответственности, следующим шагом будет выбор лучшего человека для выполнения задачи. Делегирование задач сотрудникам должно выполняться таким образом, чтобы обеспечить успешный опыт для сотрудника, которому доверена новая возможность. Хотя, безусловно, существует много уровней ответственности и важности переназначенных задач, есть некоторые похожие вещи, которые следует учитывать со стороны руководителя. Некоторые полезные вещи, которые следует учитывать при принятии решения о делегировании ответственности:

Никогда не поручайте задачу подчиненному в гневе. Позвольте более холодным головам преобладать, по-настоящему исследуя природу работы и того, кто в команде может добиться успеха в ее выполнении. Делегирование задачи никогда не должно выполняться в гневе или в качестве наказания.
Выберите человека с соответствующим опытом и подготовкой. Чтобы выбрать лучшего человека для выполнения задачи, руководители должны обратить внимание на опыт, образование и подготовку отдельных членов команды. Поскольку руководитель хочет, чтобы сотрудник добился успеха, важно выбрать сотрудника, который имеет возможность выполнять делегированные задачи.
Не принимайте "нет" в качестве ответа. Поскольку возможность взять на себя ответственность может быть несколько пугающей для выбранного сотрудника, необходимо будет предложить задачу в форме поддержки, чтобы дать сотруднику понять, что его не «бросят на произвол судьбы». Скорее, руководитель должен поддерживать постоянную связь, чтобы показать поддержку этому сотруднику и его веру в то, что он выполнит свою работу.
Награждайте за хорошую работу. Делегирование задачи - это возможность вознаградить за хорошую работу и предложить новый повод увидеть, как сотрудник сияет и растет в профессиональном плане.
Не позволяйте личным предубеждениям быть определяющим фактором при выборе сотрудника. Руководители всегда должны выбирать сотрудника только по деловым причинам. Исключение всех предубеждений при выборе сотрудника имеет первостепенное значение, потому что эту задачу следует рассматривать как привилегию. Делегирование не должно быть поводом для демонстрации фаворитизма.

Общение имеет решающее значение

После того, как решение о делегировании было принято и подчиненный выбран, руководителям будет важно периодически проверять у сотрудника любую необходимую поддержку или руководство. Общение с этим сотрудником становится решающим, потому что оно дает еще одну возможность продемонстрировать веру, которая возложила на него делегированные обязанности. Руководители могут потребовать от этих сотрудников предоставлять регулярные обновления о ходе выполнения задачи. Кроме того, во время регулярных встреч и ежегодного собрания по оценке эффективности руководители могут давать важные отзывы о том, как продвигаются делегированные обязанности. Сотрудники оценят возможность оставить отзыв руководителю.

Делегирование может укрепить рабочее место

Как упоминалось выше, каждый сотрудник на рабочем месте может внести ценный вклад в достижение целей на рабочем месте. Усиленные связи, которые будут существовать между руководителями и сотрудниками, будут прямым результатом опыта, который сотрудник приобретает, когда ему доверяют делегированную задачу. Потребность сотрудника и руководителя работать друг с другом для сообщения любых возникающих проблем будет удовлетворена, если и сотрудник, и руководитель будут регулярно встречаться для обсуждения выполняемой работы. Рабочие отношения, безусловно, можно улучшить, поскольку между руководителем и подчиненными регулярно устанавливается доверие. Работодатели, которые используют делегирование по соответствующим причинам и для лиц, которые могут выполнять свои обязанности, будут более успешными благодаря унифицированной работе руководителей и подчиненных.