Как сделать распределение ресурсов в Excel

Введение

Планирование ресурсов может быть одним из самых сложных аспектов управления проектами, особенно если вы просите сделать это для нескольких проектных групп в рамках всей организации в течение длительного периода времени. Если у вас есть Microsoft Project Server, вы можете довольно легко распределить ресурсы, потому что Microsoft Project Server может просматривать все проекты в вашей организации и сообщать вам, где выделен конкретный ресурс. Однако стандартная версия Microsoft не позволяет вам этого делать, и в этот момент легче обратиться к расписанию проекта в Microsoft Project или где-либо еще и создать документацию по распределению ресурсов в Excel. Эта статья проведет вас через все, что вам нужно для создания документации по ресурсам в Microsoft Excel.

При работе над распределением ресурсов может показаться, что вы решаете очень большую головоломку.

Составьте список

Первый шаг - составить список всех ресурсов, за распределение которых вы будете отвечать. Если это для одного проекта или небольшого отдела, вы, вероятно, можете сделать это самостоятельно, но если вы распределяете ресурсы для большого отдела, где сотрудники работают над сотнями проектов, вам может потребоваться проработать отдел поддержки, чтобы убедиться, что у вас есть полный список имен. Попросите кого-нибудь просмотреть список. Вы не хотите начинать перемещать людей и корректировать сроки проекта только для того, чтобы узнать, что есть другие люди, которые могли бы заполнить некоторые из дыр.

Фактор поддержки

В некоторых компаниях сотрудники, которые работают над проектами, также выполняют значительный объем вспомогательной работы. Процент вспомогательной работы, которую выполняют сотрудники, варьируется от компании к компании и от сотрудника к сотруднику. Важно понимать, какой процент вспомогательной работы вам необходимо учесть в цифрах для каждого сотрудника в течение среднего рабочего дня или рабочей недели в течение периода, на который вы выделяете ресурсы. И если вы не тот человек, который достаточно знаком с рабочей нагрузкой сотрудников, убедитесь, что вы получили эту информацию от кого-то, кто это знает. Если вы сделаете предположение, и оно окажется неверным, это сильно ухудшит ваши цифры, что может причинить много боли.

Что делать, если проект идет плохо

Знайте продолжительность, на которую вы выделяете

В качестве пояснения всегда проверяйте продолжительность, на которую вас просят выделить ресурсы. Прогнозировать, где будут люди в ближайшем будущем, проще, но чем дальше по дороге вас просят посмотреть, тем больше риск, что вы ошибетесь, и если вам не нужно указывать число там, вы можете серьезно подумать о том, чтобы не делать этого.

Соберите графики проекта

Прогноз, который вы делаете как часть распределения ресурсов, становится намного более точным, если у вас есть полные расписания проекта в качестве входных данных. Даже если проект еще не начался формально, вы сможете составить простой высокоуровневый график проекта, в котором будут указаны все известные задачи, которые необходимо будет выполнить. Однако на этом этапе разработка, скорее всего, будет просто большим отрезком времени без деталей, поскольку структурная декомпозиция работ, которая детализирует все задачи, еще не была построена. Но вы все равно должны уметь объединять имена людей, выполняющих работу по разработке, вместе с именами людей, связанных со всеми другими задачами. После рассмотрения бизнес-кейса и беседы с коммерческим лицом, запросившим проект, вы:Я получу очень общее представление о сложности проекта и смогу прогнозировать продолжительность каждой из задач, исходя из этого. Если проект уже находится в стадии разработки и есть иерархическая структура работ, в которой перечислены все задачи, связанные с разработкой, тогда у вас будет еще более подробная информация о том, кто, над чем и когда будет работать.

Выравнивание ресурсов - это критически важный заключительный шаг в работе над распределением ресурсов, поскольку он помогает предприятиям понять, когда увеличивать или уменьшать масштаб своей рабочей силы, и помогает руководителям проектов составлять реалистичные графики проектов.

Чемпионы по лидерству и управлению проектами

Создайте электронную таблицу распределения ресурсов

Шаги по направлению всей собранной вами информации в электронную таблицу распределения ресурсов в Excel следующие:

Откройте новую книгу в Excel и создайте новые листы для каждого ресурса, для которого нужно делать прогноз.
На первом листе, начиная с нескольких строк вниз, начните вставлять названия проектов, над которыми будет работать человек, в первый столбец, при этом каждый проект будет помещен в свою строку.
В пустой строке непосредственно над тем местом, где вы ввели свой первый проект, перейдите ко второй ячейке в строке и начните вводить либо отдельные дни, либо однонедельные диапазоны дат в течение периода, на который вам необходимо выделить ресурсы в этой строке. В конечном итоге это зависит от того, насколько детализированным вы или ваш начальник хотите добиться.
Откройте расписание проекта для первого проекта в вашем списке и отфильтруйте только те задачи, с которыми был связан ресурс, который вы просматриваете. Найдите продолжительность первой задачи, в которой был задействован ресурс, и перейдите к создаваемой вами электронной таблице распределения ресурсов. Перейдите к ячейкам в этой строке проекта, которые совпадают с этим дневным или однонедельным диапазоном, а затем введите количество часов, в течение которых этот ресурс вкладывается за этот период времени. Повторите этот шаг для всех задач во всех проектах для всех сотрудников.
Введите формулу внизу каждого столбца дневного или однонедельного диапазона дат, которая суммирует общее количество наших в этом столбце с учетом необходимой поддержки для этого ресурса.
Просмотрите итоги. Если вы использовали единичные стандартные рабочие дни, то любые дни, когда кажется, что сотрудник потратит более восьми часов, являются красным флажком и требуют внимания. Это совершенно нормально, когда вы собираетесь суммировать числа, и это действительно подчеркивает, как большинство организаций перераспределяют свои ресурсы и даже не осознают этого, пока не пройдут подобное упражнение.
Выровняйте свои ресурсы. Здесь вы выполняете упражнение: либо перекладываете работу на других людей, либо увеличиваете продолжительность задачи, чтобы все были распределены соответствующим образом.