Как отформатировать и написать профессиональное деловое письмо

Деловое письмо для некоторых - это ежедневный ритуал.

Петар Милошеви? (Собственная работа), CC-BY-SA-3.0, через Wiki Commons

Деловое общение - ключ к работе в прибыльной и уважаемой компании. Деловое письмо - это ежедневный ритуал для многих предприятий и их сотрудников. Деловое письмо может способствовать или прервать деловую сделку, и, очевидно, хорошо написанное письмо лучше скрепит сделку.

Образец профессионального формата делового письма. Цифры относятся к основным компонентам делового письма.

Тереза Коппенс, 2012

Основные компоненты отличного делового письма

Хорошее деловое письмо состоит из десяти основных компонентов:

Адрес отправителя
Дата
Адрес получателя
Хорошее первое впечатление (приветствие)
Причина написания (тело письма)
Конец письма
Ссылаясь на будущий контакт
Закрытие письма
Корпуса
Инициалы машинистки

1. Адрес отправителя

Этот компонент часто указывается на фирменном бланке компании. Однако, если вы не используете фирменные бланки, адрес отправителя будет выровнен по левому краю в двух дюймах от верхнего края страницы. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс, а затем номер контактного телефона, номер факса и адрес электронной почты, если применимо. Подходящий шрифт для вашего письма должен быть легким для чтения и формальным. Широко распространенным шрифтом является Times New Roman, размер 12, который является консервативным шрифтом.

2. Дата

Этот компонент используется для указания даты написания письма. Если на составление письма у вас ушло несколько дней, используйте дату, когда письмо было написано. При письме в компании в США используйте американский формат даты, в котором месяц перед днем (12 апреля 2012 г.). Строка дат должна быть выровнена по левому краю и располагаться на одну строку ниже адреса отправителя.

3. Адрес получателя

После адреса отправителя оставьте одну пустую строку, а затем адрес получателя, который также должен быть выровнен. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Вам следует, если возможно, написать конкретному человеку. Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, если вы не знаете имени человека. Включите точное личное имя, например мисс, миссис, мистер или доктор. Если вы сомневаетесь в предпочтении женщиной личного титула, используйте мисс.

4. Хорошее первое впечатление (приветствие)

Ваше первое впечатление на читателя будет приветствием вашего письма. Убедитесь, что имя и титул человека указаны правильно и написаны правильно. Если не удалось найти использование имени человека: «Уважаемый сэр или мадам»: Если вы не уверены в поле человека, вы можете использовать его полное имя в приветствии. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Уильямс: если вы не уверены в поле Криса». Имя в вашем приветствии должно совпадать с именем, используемым для адреса получателя. После приветствия оставьте одну пустую строку.

5. Причина написания делового письма (основная часть письма)

Деловые письма можно писать по многим причинам, например:

Запрос (запрос информации)
Просьба (попросить кого-то что-то сделать)
Извинения (извиниться)
Жалоба (пожаловаться на проблему)

При написании письма с запросом или просьбой вы можете начать свое письмо со слов «Не могли бы вы…» или «Я был бы признателен, если бы вы…». Сообщая плохие новости или извиняясь, вы должны быть тактичными и вежливыми, объясняя причину для проблемы. «К сожалению, мы не сможем обработать ваш заказ вовремя из-за…» или «К сожалению, мы не сможем встретиться с вами в это время из-за невыполненных предыдущих обязательств».

При написании письма используйте блочный формат. Не делайте отступы в абзацах, а через один интервал Оставляйте одно пустое место между абзацами. При написании делового письма очень важно помнить, что краткость является ключевым моментом. В первом абзаце начните дружелюбно, а затем изложите свою цель в письменной форме. В следующем абзаце должны быть указаны подробности, обосновывающие причину написания. Третий абзац может содержать справочную информацию и вспомогательные детали.

6. Завершение делового письма

В заключительном абзаце должна быть повторена цель письма и, при необходимости, просить о каких-либо действиях. «Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас возникнут дополнительные вопросы». «Я хотел бы встретиться с вами в удобное для вас время, чтобы обсудить этот вопрос дополнительно». Также, если документы должны быть приложены, это должно быть указано в заключительном абзаце. «Пожалуйста, приложите…»

7. Возможность контактов в будущем

Заключительный абзац должен также относиться к будущему контакту, например: «Я с нетерпением жду встречи с вами в следующую среду».

8. Завершение письма.

Окончание вашего письма зависит от ваших отношений с получателем. «С уважением» - гораздо формальнее, чем «С уважением». Если читатель вам хорошо известен, можно использовать «С уважением». После соответствующего закрытия, за которым следует запятая, оставьте четыре строки для своей подписи, затем введите свое имя и должность.

9. Корпуса

Если с буквой прилагаются приложения, укажите это, написав "Прил." на одну строку ниже закрытия. Если включено несколько документов, уместно дать каждому документу имя.

10. Инициалы машинистки

Если вы написали письмо, но его напечатал кто-то другой, или вы напечатали письмо для кого-то другого, инициалы машинистки появляются после вложений. Если вы являетесь отправителем и сами напечатали письмо, не указывайте инициалы машинистки.

Тратить твое время!

Деловые деловые письма имеют формальный контур, который придает им безупречный вид. Однако содержание - самая важная особенность, которая обеспечит положительный результат для цели вашего письма. Совершенно необходимо, чтобы ваше правописание и грамматика были безупречными. Поэтому перед отправкой проверьте свою работу два-три раза. Убедитесь, что вы говорите вежливо, тактично и по делу. Руководители ограничены во времени и вряд ли будут тратить время на чтение бессвязной прозы, требующей слишком много времени, чтобы добраться до сути. Найдите время, чтобы следовать рекомендациям в этой статье и тщательно отредактировать краткое содержание, и результатом будет профессиональное письмо.