Как проводить эффективные встречи на работе

Как не допустить, чтобы встречи были пустой тратой времени

Встречи - один из самых распространенных способов общения людей друг с другом на работе. Если все сделано правильно, встречи могут уменьшить недопонимание, генерировать новые идеи, укрепить общие цели команды и решить проблемы. В большинстве организаций собрания являются важной частью процесса принятия решений. Но умный руководитель также знает, что каждый раз, когда он созывает собрание, его сотрудников отнимают от работы, для которой их наняли. При неправильном планировании и проведении собрания люди могут разочароваться, восприниматься как должное и перегружены работой.

Участники должны покидать собрания, чувствуя себя воодушевленными и вдохновленными, а не сбитыми с толку и разочарованными. Вот несколько советов и предложений, которые помогут вам проводить эффективные и приятные встречи на рабочем месте. При тщательном планировании встречи заканчиваются тем, что каждый чувствует, что что-то значимое было достигнуто.

Проведение эффективных встреч начинается с выбора подходящего места для собраний. Обязательно забронируйте конференц-зал заранее, чтобы он был доступен тогда, когда он вам понадобится.

9 способов провести эффективную и продуктивную рабочую встречу

1. Выберите подходящее место для встречи.

Выберите правильное место встречи и убедитесь, что вы забронировали его с разумным запасом времени до и после встречи, чтобы вы могли обустроить комнату, поприветствовать гостей и ответить на их вопросы после. Создавая пространство до и после основной части собрания, вы избежите тех неловких ситуаций, когда люди появляются до того, как вы будете готовы, или собрание проходит сверхурочно, и вам нужно спешить из комнаты, чтобы группа, запланированная после того, как вы могли начать вовремя.

2. Поймите, какую встречу вы собираетесь провести (и добейтесь поставленной цели).

Будет ли это совместная встреча, на которой все будут участвовать в обсуждении, или это будет встреча, на которой вы будете говорить больше всего? Вообще говоря, существует три основных типа встреч, основанных на потоке информации.

Встречи по распространению информации: лидер представляет факты, объясняет новое направление политики или демонстрирует процесс или процедуру. У участников может быть время задать вопросы после основной презентации, но по большей части информация идет сверху вниз.
Встречи по сбору информации: лидер хочет получить информацию и обратную связь от участников. Например, председателей подкомитетов могут попросить предоставить результаты своей группы. Или, возможно, руководителю собрания нужны идеи, которые помогут улучшить производственные или административные процессы, и он хочет дать персоналу возможность предложить свои идеи. На собраниях этого типа информация идет от участников группы к лидеру.
Совместные встречи: мозговые штурмы, интерактивные семинары, стратегическое планирование и встречи, целью которых является генерирование идей для решения проблемы или разработка плана продвижения вперед, требуют взаимного обмена информацией взад и вперед. На занятиях такого типа руководитель встречи часто выступает в роли фасилитатора, который обеспечивает бесперебойную работу и направляет творческую энергию группы на полезные решения, которые служат всей организации.

3. Распространите повестку дня заранее.

Отправляя повестку дня всем участникам собрания заранее, люди могут должным образом подготовиться к своей роли. Они будут знать, какие вопросы обсуждаются, о каких секциях они будут говорить и кто еще будет на встрече. Просто непрофессионально и неэффективно ожидать, что люди придут на встречу, к которой они не могут подготовиться. Вы организуете деловую встречу, а не вечеринку-сюрприз, поэтому обязательно предоставьте четкую информацию.

4. Пригласите правильных людей.

Вы когда-нибудь сидели на собрании и задавались вопросом, какого черта вы там оказались? Обсуждаемые вопросы не влияют на ваш отдел, у вас нет опыта или специальных знаний, необходимых для участия в обсуждении, или у вас сжатые сроки для собственного проекта отдела, и у вас просто нет времени. Да, к сожалению, некоторые менеджеры планируют встречи с мышлением `` чем больше, тем лучше '', и вместо приглашения только тех людей, которые больше всего нуждаются в обсуждении вопросов повестки дня, рассылается общее приглашение, и люди из всех уголков организации ожидается присутствие.

Если вы хотите спланировать эффективную встречу, будьте избирательны при составлении списка участников. Один из способов решить, следует ли кому-то присутствовать на собрании, - это спросить себя, должен ли человек выполнять какое-либо из решений, принятых на собрании. Если ответ положительный, включите этого человека в список приглашенных.

Наиболее эффективные планировщики встреч - это те, кто ценит время своих участников так же, как они ценят свое собственное.

5. Установите тон с самого начала.

Приходите пораньше и подготовьте свои материалы до начала встречи. Настройте и проверьте свое AV-оборудование до начала прибытия участников. К тому времени, когда они войдут в дверь конференц-зала, у вас должно было быть время, чтобы быстро проверить их внешний вид, а затем быть готовым встретить их дружелюбной улыбкой и доброжелательным приветствием. Помогите участникам собрания расслабиться и убедитесь, что они знают, что их присутствие ценится - когда собрание начнется, они с большей вероятностью обратят внимание и продолжат заниматься тем, что происходит.

6. Выберите правильную конфигурацию комнаты для встречи.

Тип вашей встречи (предоставление информации, сбор информации или решение проблем) поможет вам решить, как расставить столы и стулья. Например, на информационном собрании, на котором один человек делает больше всего - если не все - в выступлении, будет уместно расставить столы и стулья в стиле классной комнаты, при этом участники будут смотреть вперед. На более интерактивной встрече, такой как встреча для решения проблем, на которой вы хотите, чтобы люди могли говорить и слушать друг друга, подковообразная обстановка (квадрат или прямоугольник с сиденьями и стульями с трех из четырех сторон) будет быть пригодным.

7. Убедитесь, что вы хорошо отдохнули и полны энергии.

Как руководитель собрания вы задаете тон тому, как будет проводиться собрание. Если вы подавляете зевоту или шаркаете по комнате, как будто у вас разряжаются батарейки, то вы не можете ожидать, что другие в комнате будут продолжать заниматься и интересоваться тем, что вы говорите.

8. Обеспечьте подходящие напитки.

Если у вас долгая встреча, которая займет большую часть утра или после обеда, по возможности рекомендуется предоставить какие-то легкие закуски, такие как чай, кофе, фрукты и чайное печенье, чтобы помочь людям расслабиться. По крайней мере, дайте воду. Если вы не можете предоставить прохладительные напитки, обязательно сделайте перерыв во время встречи, чтобы люди могли съесть свои закуски или взять что-нибудь из кофейного киоска.

9. Получите дополнительную практику в том, как проводить эффективные встречи, пройдя курсы и учебные программы.

Советы и предложения, представленные в этой статье о том, как провести эффективную встречу, были вдохновлены организацией, которая обучает разговорной речи и лидерским навыкам почти 100 лет: Toastmasters International. На встрече Toastmasters вы не только узнаете, как успокоить свои страхи перед аудиторией, но и научитесь планировать встречу и председательствовать на ней, эффективно управлять временем, справляться с отвлекающими факторами и давать значимую обратную связь и поддержку своим сверстникам. Вы даже научитесь сохранять хладнокровие и думать на ходу, когда дела идут не по плану.

Развивая свои навыки планирования встреч и мероприятий в рамках постоянного стремления к профессиональному развитию, вы настроите себя на успех по мере продвижения по карьерной лестнице. Кто не любит сотрудника, который мастерски может провести приятную и продуктивную встречу?