Как составить план управления проектом

План проекта: что и почему?

План необходим для успеха любого проекта. Если честно, большинство проектов терпят неудачу, даже с хорошими планами. Но проект без плана безнадежен. Команда проекта обязательно выполнит одно дело, когда клиент хочет другого, опаздывает или превысит бюджет. Хороший план проекта может помочь нам добиться успеха, избежав всех этих и многих других проблем.

План проекта настраивает нас на управление проектом. Что именно это означает? Имея план, мы сможем:

• следуйте шагам плана
• координировать усилия команды с разными навыками
• быть достаточно гибким, чтобы справляться с изменениями, включая новые хорошие идеи и решения проблем
• доставлять желаемые результаты вовремя и в рамках бюджета

Моя цель как менеджера проекта - это не просто удовлетворение потребностей клиентов - это их удовлетворение. А план управления проектом - мой самый важный инструмент.

Хороший план управления проектом охватывает все аспекты проекта. Согласно Институту управления проектами (PMI), есть девять областей, которые мы должны спланировать и взять под управление, чтобы добиться успеха в проекте. Пройдите со мной, и я покажу вам, что это такое, и как составить план управления проектом для вашего следующего проекта.

Я обучил более 4000 менеджеров проектов и написал четыре книги об управлении проектами. Вам не нужно их все читать. На самом деле, если вы выполните действия, описанные в этой статье, вы намного опередите большинство профессионалов, которых я встречал!

Оглавление

• Полный план окупается

  Проект с планом выполняется раньше и с меньшими затратами.

• Самый простой план проекта: объем, время и стоимость.

  Планируйте, что вы будете выполнять, когда вы это сделаете и сколько это будет стоить.

• Ключевые элементы хорошего плана проекта

  Узнайте, как планировать шесть факторов процесса (p), которые обеспечивают успех проекта

• Составьте план вашего следующего проекта

  Следуя шагам, описанным в этой статье, вы можете составить план вашего следующего проекта.

• Используйте свой план проекта каждый день

  Ваш план направляет ваш проект - каждый день!

Полный план окупается

Когда вы закончите читать эту статью, вы узнаете, как создать полный план управления проектом, охватывающий девять вопросов, требующих планирования и управления.

Это звучит как большая работа, но это не всегда так.

Я могу составить такой план для небольшого проекта примерно за 45 минут. И если я это сделаю, этот проект, скорее всего, займет 5 часов вместо 8 и доставит удовольствие заказчику, а не расстроит его. Фактически, я только что удвоил свой доход, составив план проекта. Я работаю умнее - меньше разочарований и отходов.

Конечно, план большого проекта занимает больше времени. Но это всегда окупается. Время, потраченное на планирование, в конечном итоге экономит на проекте больше времени, чем требуется - каждый раз.

Фактически, экономия может быть огромной. Однажды меня вызвали, чтобы спасти проект с бюджетом в 10 миллионов долларов. Это уже была полная катастрофа: потрачено 1,5 миллиона долларов, нечего показать, месяцы потрачены впустую. Акции компании резко упадут, если этот продукт выйдет поздно. Я научил команду составлять план проекта, и мы вместе составили план. Менее чем через месяц у нас был новый план, в котором использовались лучшие навыки каждого члена команды и каждого консультанта, и новый продукт был запланирован для своевременной доставки в соответствии с новым планом проекта.

Конечно, создание этого плана стоило около 10 000 долларов. Но это сэкономило компании 10 миллионов долларов и помогло компании заработать около ста миллионов долларов в следующие несколько лет.

Рисунок # 1: Железный треугольник

Железный треугольник: увеличение объема требует больше времени и денег.

Сид Кемп

Самый простой план проекта: объем, время и стоимость

В простейшем плане проекта есть как минимум три элемента: объем, время и стоимость. Или простым языком:

• Объем: Что мы делаем?
• Время: сколько времени это займет? Когда мы начнем и когда закончим?
• Стоимость: сколько это будет стоить?

Допустим, заказчик нанимает мою команду для создания им веб-сайта. Если я скажу: «Я сделаю веб-сайт, который вы хотите, за две недели, за 1200 долларов», то это будет сводка объема, времени и стоимости проекта. Но мне нужно составить полный план, чтобы убедиться, что веб-сайт, который мы создаем, соответствует требованиям заказчика, и что мы действительно можем сделать это за две недели за 1200 долларов.

Объем, время и стоимость называются «железным треугольником», как показано на рисунке №1. Зачем? Поскольку железо не растягивается, и, если у треугольника зафиксированы две стороны, другая сторона не может измениться, не разорвав треугольник. Железный треугольник - это способ напомнить клиентам, что они не могут получить больше, чем заплатили. Если они согласятся на определенный объем в течение определенного времени и стоимости, они не смогут вернуться позже и сказать: «Я хочу большего». Если они это сделают, мы показываем им диаграмму «Железный треугольник» и говорим: «Вы не можете растянуть железный треугольник. Если вы хотите получить больше результатов, нам нужно больше времени на работу, и это тоже будет стоить больше денег».

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих трех элементов.

Объем: Что мы делаем?

Это может показаться простым: мы делаем веб-сайт. Но покупатель может предположить, что будет видео, шестнадцать страниц и корзина для покупок, даже если в вашем предложении четко указано, что на веб-сайте за 1200 долларов было до пяти фотографий, шести страниц, без видео и без корзины. Итак, чтобы сформулировать объем работ, который является первым разделом плана проекта, мы записываем, что мы поставим.

А еще записываем, что не доставим. Клиенты склонны помнить, что вы сказали «да» на все, что они хотели, даже когда вы сказали «нет». Итак, допустим, клиент попросил видео, и вы сказали: «Я буду рад разместить ссылку в видео, если вы предоставите его. Но создание видео не входит в стоимость 1200 долларов США и не может быть выполнено за два недель ". Если это произошло на совещании по планированию, убедитесь, что это также есть в плане проекта, в разделе, называемом «исключения». Мы можем быть вежливыми. Нам не нужно говорить «СЛУШАЙТЕ: НЕТ ВИДЕО». Но мы можем сказать: «Текущий план на 1200 долларов не включает производство видео. Если вы хотите разместить видео на сайте, мы можем создать 3-минутное видео и добавить его за дополнительные 350 долларов после того, как сайт будет запущен.На создание видео уйдет еще неделя ".

Еще одна распространенная ошибка в операторах области видимости - включена ли поддержка. Заказчик может предположить, что после того, как веб-сайт заработает, вы будете вносить изменения и дополнения бесплатно. В вашем описании области действия должна быть указана поддержка, которую вы предоставите, и однозначно исключить любую поддержку, которую вы не предоставите.

В хорошем заявлении о содержании четко изложены все предположения, чтобы вы могли быть уверены, что все участники проекта преследуют одну и ту же цель. По мере продвижения проекта вы будете напоминать людям о содержании, чтобы все были на одной странице. И когда вы закончите, вы сравните свои результаты с описанием объема работ. Вы доставите все, что хочет клиент, и доставите удовольствие клиенту!

Время: сколько времени это займет?

Может показаться простым сказать: «Я могу создать веб-сайт за две недели». Но что это на самом деле означает? Хорошее планирование и оценка времени проекта - это намного больше, чем подобное заявление. Вот некоторые вопросы, которые следует учитывать:

• Усилия - это общее количество часов, которые мы и наша команда будем работать.
• Продолжительность - это общее время, которое займет проект от начала до конца.
• Продолжительность и усилия не имеют простых отношений. Например, мы можем работать быстрее, если над одним проектом одновременно работает больше людей. Или нам может потребоваться больше времени на ожидание получения информации от клиента, или потому, что мы работаем сразу над несколькими проектами.

Если мы делаем рутинный для нас и нашей команды проект, мы можем оценить время, сравнив его с аналогичным прошлым проектом. Но будьте осторожны, чтобы не делать предположений о проекте. Внимательно проверьте, нет ли различий в объеме, так как небольшая разница в объеме может иметь большое значение во времени. Например, если все ваши предыдущие веб-сайты были размещены на одном веб-хосте, и этот клиент хочет, чтобы вы действительно использовали другой хост, это может занять намного больше времени.

Есть и другие ловушки времени. Что делать, если клиент не доставит текст для веб-сайта в начале проекта? Что, если они не одобрят вашу графику и страницы быстро? Это может увеличить продолжительность проекта. И, если вы не общаетесь очень четко, клиент не будет знать, что он или она откладывает свой собственный проект.

Стоимость: сколько это будет стоить?

Самый простой план затрат - это время и материалы: часы работы, умноженные на стоимость услуг, плюс стоимость любых товаров, которые вы покупаете для клиента. Часто этого бывает достаточно. Но вы также должны включить условия выставления счетов и заявление о том, как будет обрабатываться перерасход средств.

Когда ваш план проекта включает объем, время и стоимость, у вас есть основы. План выполнен? Отнюдь не! Объем, время и затраты - это результат хорошей работы, отсутствия ошибок и решения проблем, как только они возникают. Таким образом, нам также необходимо планировать эти факторы процесса .

Рисунок # 2: Железный треугольник поддерживается 6 факторами процесса

Мы можем выполнить объем работ вовремя и в рамках бюджета, только если мы будем управлять шестью другими областями процессов.

Сид Кемп

Ключевые элементы великого плана проекта

Планирования железного треугольника недостаточно. Если мы будем только планировать объем, время и стоимость и управлять ими, все пойдет не так, прежде чем мы узнаем об этом. Мы не справимся, доставим с опозданием или превысим бюджет. Фактически, в последний раз кто-то думал, что план проекта с указанием объема, времени и стоимости завершен, был около 50 лет назад.

На рисунке № 2 выше показано, как железный треугольник, три фактора результатов (r), зависят от шести других факторов процесса (p). Мы обеспечиваем успешное достижение результатов в срок и в рамках бюджета, управляя всеми девятью факторами, тремя (r) факторами, описанными выше, а также этими шестью (p) факторами:

• Качество: что делает его хорошим?
• Риск: что может пойти не так и что мы будем с этим делать?
• Человеческие ресурсы: Кто будет делать эту работу, и кто будет делать эту работу?
• Коммуникации: как мы будем поддерживать связь и оставаться на одной странице?
• Закупки: что мы будем покупать и как мы это получим?
• Интеграция: как мы сохраним все эти девять областей вместе и как мы будем управлять изменениями?

Возможно, вам не потребуется составлять план для каждой из этих девяти областей. Но вам все же нужно спросить , нужно ли вам разложить план для каждой области. Любая область, которая нуждается в плане и не имеет его, строится на предположениях и предположениях. Это примерно так же вероятно, как самолет, скрепленный проволокой и жевательной резинкой. Итак, вот краткое руководство по шести областям процессов (p) хорошо продуманного плана управления проектом.

Качество: что делает его хорошим?

Ключевые вопросы: каковы наиболее важные части результатов для клиента? Что бы их обрадовало? Как убедиться, что мы хорошо справляемся с этими конкретными вопросами?

Риск: что может пойти не так? И что мы можем с этим поделать?

Самый простой способ составить план рисков - спросить: что пошло не так последние пять раз, когда мы выполняли такой проект? Мы могли бы получить список вроде:

• Мы доставили поздно, потому что кто-то заболел.
• Заказчику потребовалось три дня, чтобы утвердить графику, мы получили его в пятницу, и нам пришлось работать все выходные, чтобы закончить.
• Клиент не сообщил нам пароль к сайту, и мы начали с опозданием на три дня.
• Клиенту понравился веб-сайт, но он так и не оплатил счет.

Вам это кажется знакомым? Что ж, составьте свой собственный список, подобный этому, а затем запишите, как вы можете предотвратить проблему, снизить вероятность ее возникновения или хорошо справиться с ней, если это произойдет. Вот управленческие решения для каждого из этих рисков:

• Обучите двух человек в команде выполнять каждую задачу или попросите консультанта по вызову, чтобы заполнить пробел в команде.
• Обучайте клиента до начала проекта, сообщая ему, как быстро мы ожидаем утверждения или запросы на изменение, и что задержка со стороны клиента задерживает дату сдачи проекта.
• Составьте контрольный список всего, что нам нужно от клиента, доставьте его клиенту и не запускайте проект, пока у нас все не будет под рукой.
• Требовать первоначальный взнос. Для клиентов без подтвержденной истории платежей требуется условное депонирование.

План рисков может быть намного сложнее этого. Фактически, серьезные менеджеры проектов планируют риски, используя статистику! Но если вы составили список рисков и спланировали, как предотвратить или справиться с каждым из них, вы бежите намного выше среднего.

Человеческие ресурсы: кто входит в команду и чем будет заниматься каждый?

Здесь самое главное - убедиться, что у нас есть команда, обладающая всеми навыками, необходимыми для выполнения работы. Но в больших и сложных проектах планирование человеческих ресурсов проекта может включать такие вещи, как прием на работу, удержание сотрудников, сверхурочные, графики выходных и правила профсоюзов.

Коммуникации: как мы будем поддерживать связь и оставаться на одной странице?

Большинство проектов откладывается, потому что важные решения не принимаются вовремя, а работа останавливается. В фильме « Авиатор » есть сцена о Говарде Хьюзе, где он начинает сходить с ума, а сотни рабочих бездействуют, ожидая инструкций, в то время как Хьюз пытается выбрать правильную форму для джойстика. К сожалению, эта сцена слишком знакома нам, менеджерам проектов, даже когда никто не сходит с ума!

Я также видел, как проект терпит неудачу, потому что разным членам команды давали разные версии плана. Однажды мы решили исключить определенный модуль из продукта, и заказчик согласился. Но программисту никто не сказал, и он буквально всю ночь не спал, пытаясь заставить его работать. Мне не нужно рассказывать вам, что чувствовал программист на следующее утро, когда мы сказали ему, что он не спал всю ночь без причины. Скажем так, подобные коммуникационные ошибки не укрепляют лояльность! При плохой коммуникации половина команды думает, что мы делаем лошадь, а другая половина думает, что мы делаем осла. Когда проект завершен, у нас есть что-то с головой лошади и хвостом осла, и это делает менеджера проекта похожим на зад лошади!

Итак, общение является ключевым моментом. И это еще более верно в наши дни, когда многие проекты выполняются через Интернет, электронную почту и телефон. Часто мы работаем с членами команды, которые живут в разных часовых поясах и говорят на разных языках. В этих случаях план коммуникации является ключом к успеху. Просто спросите каждого человека, когда и как с ним или с ней связаться, и запишите инструкции для встреч, разговоров и запросов на одобрение или изменение.

Закупки: что мы будем покупать и как мы это получим?

Некоторые проекты не нуждаются в закупках. Если мы ничего не покупаем, не арендуем или не сдаем в аренду и не пользуемся услугами субподрядчика, мы можем пропустить этот раздел. Но если мы делаем что-то из этого, то нам необходимо согласовывать контракты, письма-соглашения, страхование, соблюдение правил и так далее с планом проекта. Вот как мы составляем план закупок проекта.

Интеграция

При разработке плана проекта интеграция имеет два значения. Во-первых, нам нужно убедиться, что все части плана связаны друг с другом. Предположим, клиент запрашивает дополнительные страницы на веб-сайте, и мы соглашаемся. Затем добавляем десять часов работы. Но обновили ли мы стоимость, чтобы отразить изменения в объеме и времени? Что, если эти 10 часов считаются сверхурочными, и, согласно правилам управления персоналом, мы должны платить полтора времени? Все девять областей связаны друг с другом, и когда мы составляем план проекта, мы должны все перепроверить.

Даже если мы все перепроверим, этого недостаточно. Проекты меняются посередине, до. Итак, вторая часть интеграции идет после планирования - это управление изменениями во время проекта, чтобы все было в порядке.

Составьте план вашего следующего проекта

Следуя инструкциям в этой статье, вы можете составить план своего следующего проекта. Если вы планировали проект раньше, вы, вероятно, сможете сделать его намного лучше, просто обратив внимание на девять областей.

Институт управления проектами называет эти девять областей знаний в управлении проектами. Но я призываю вас не усложнять. В управлении проектами здравый смысл гораздо важнее, чем знания. Найдите время, чтобы обдумать все с точки зрения этих девяти областей, которые потребуют управления, и то, что вы придумаете, будет отличным.

Конечно, одни планы проектов намного проще, чем другие. Уникальность проекта является ключевым фактором: чем более рутинным является проект, тем легче его планировать. И, конечно же, размер, сложность и необходимость снижения затрат или быстрой доставки - все это также требует планирования. Если вам нужна дополнительная помощь, вы можете взглянуть на мою книгу Project Management Made Easy или проверить ресурсы, доступные в PMI.

Используйте свой план проекта каждый день

Самая большая причина провала проекта - отсутствие хорошего плана. Поздравляю! Вы прошли эту проблему. Теперь вы готовы совершить вторую по величине ошибку: выбросить план в ящик, приступить к работе и не использовать проделанную работу должным образом.

Когда вы едете туда, где никогда раньше не бывали, вы устанавливаете GPS в своей машине, затем игнорируете его и просто едете, пока полностью не заблудитесь. Конечно, нет!

Тем не менее, это то, что делают многие руководители проектов. Ежедневно и еженедельно использовать план проекта - все равно что слушать GPS. Пусть ваш план каждый день говорит вам:

• что делать сегодня
• что делать дальше
• что сказать вашей команде
• когда связаться с вашим клиентом и что сказать
• какие риски нужно остерегаться и предотвращать или управлять

Каждую неделю сверяйте выполненную работу со своим планом и решайте любые возникающие проблемы. Если вы просто отслеживаете время и затраты по результатам, вы просто обнаружите, что опаздываете и превышаете бюджет. Но если вы также будете следить за шестью факторами процесса, вы обнаружите проблемы до того, как они унесут ваш бюджет, создадут большие задержки и глубоко испортят ваш проект. Составив хороший план, вы на пути к успеху.