Как сделать собственный шаблон счета-фактуры

Шаблон счета-фактуры

Эрик Крамер

Моя жена решила, что она хочет остаться дома после рождения нашего второго сына, поэтому мы решили начать домашний бизнес, который специализируется на приглашениях клиентов. Одна из проблем при открытии бизнеса - это все стартовые затраты. Вы можете сэкономить деньги, создав свои собственные счета в Microsoft Excel, потому что программное обеспечение для выставления счетов может быть очень дорогим. Многие шаблоны счетов доступны для загрузки в Интернете; однако они очень простые и требуют большего количества нажатий клавиш для заполнения каждого счета. Кроме того, после заполнения каждого счета вам придется вручную удалить все данные, чтобы использовать их снова. По этой причине мне нравится создавать свои собственные шаблоны, чтобы делать их более эффективными и полезными.Добавьте несколько дополнительных вкладок, и вы можете сократить часть ввода данных и добавить макрос, который автоматически очищает шаблон счета, чтобы он был готов в следующий раз, когда он вам понадобится. Еще одна причина, по которой имеет смысл создание собственного шаблона, заключается в том, что вы можете легко настроить его под то, что вы хотите.

Как сделать шаблон счета-фактуры

Откройте новую книгу в Excel. Сохраните его как книгу с поддержкой макросов. Вставьте в книгу еще четыре вкладки, чтобы их всего было семь. Шесть вкладок справа будут содержать данные, которые будут перенесены в основную вкладку.

Снимок экрана вкладки Control

Эрик Крамер

Вкладка управления

Вкладка «Управление» будет домом для всех ссылок на ячейки раскрывающихся списков, которые определяют, что отображается в каждом раскрывающемся списке.

• Щелкните правой кнопкой мыши крайнюю правую вкладку, переименуйте ее в «Control» и нажмите Enter.
• В ячейке A1 пометьте лист как «Вкладка управления».
• В ячейке A4 введите «Отправить по тому же адресу».
• В ячейке A6 введите «Имя клиента».
• В ячейке A8 введите «Продавец».
• В ячейке A10 введите «Способ доставки».
• В ячейке A12 введите «Условия продажи».
• В ячейке A14 введите «Срок выполнения».
• В ячейке A16 введите «Налоговый кодекс с продаж».
• В ячейках B4, B6, B8, B10, B12, B14 и B16 выделите каждую из них полужирным шрифтом и заштрихуйте их светло-зеленым цветом, чтобы обозначить, что эти ячейки будут перемещаться автоматически.

Снимок экрана вкладки настройки налога с продаж

Эрик Крамер

Вкладка настройки налога с продаж

Вкладка «Настройка налога с продаж» - отличный способ настроить все коды налогов с продаж, которые вам понадобятся при создании счета-фактуры для клиента. Для Design Studio Creations у нас только одно место, и большая часть наших продаж приходится на Иллинойс, поэтому нам нужно установить только один налоговый код. Многим компаниям потребуется установить несколько налоговых кодов. На этой вкладке я установил все 50 штатов и 1 местный налоговый код. Тем не менее, я рассчитал все ставки налогов; не использовать введенные мной ставки. Узнайте в налоговом управлении вашего штата, какой должна быть правильная ставка налога с продаж.

• Щелкните правой кнопкой мыши следующую вкладку и переименуйте ее в «Настройка налога с продаж» и нажмите Enter.
• В ячейке A1 пометьте лист как «Таблица ставок налога с продаж».
• В ячейке A4 введите «Нет». Это просто заполнитель в таблице, который дает нам возможность использовать функцию Vlookup и переносить данные на основную вкладку.
• В ячейке B4 введите «Код штата».
• В ячейке C4 введите «Ставка».
• В ячейке A5 введите «1» и оставьте остальную часть строки пустой.
• В ячейке A6 введите «2». Выделите A5: A6, щелкните и потяните вниз небольшой прямоугольник с правой стороны выделенной области, чтобы правильно пронумеровать столбец. Вам нужно пройти вниз столько строк, сколько у вас будет кодов налога с продаж. Я бы посоветовал пройти еще одну или две строки на случай, если вам когда-нибудь понадобится добавить больше кодов. Лучше вставить сразу над последней строкой, а затем добавить новую строку в самом низу, чтобы формулы на других вкладках оставались правильными.
• Начиная с B5 и C5, введите название кода налога с продаж и ставку соответственно.
• Выделите A4: C5 и измените цвет фона на темный. Также измените цвет текста на белый или другой светлый цвет. Причина, по которой вы окрашиваете строку 5, состоит в том, чтобы напомнить вам не вводить ничего в эту строку.
• Выделите A6 - столбец C в последней строке вашей налоговой таблицы и заштрихуйте ее светлым цветом. Я выбираю светло-желтый, чтобы напомнить мне, что это область, в которую нужно вводить данные вручную. Не забудьте заштриховать несколько дополнительных рядов внизу, чтобы обеспечить рост в будущем.
• Также обведите всю область жирной рамкой.
• Измените форматирование в столбце C на процент с двумя десятичными знаками. Если вы не знаете, как это сделать, нажмите кнопку «%» в меню «Домой» Excel и дважды нажмите кнопку с десятичной дробью со стрелкой, указывающей влево.

Снимок экрана вкладки Условия продажи

Эрик Крамер

Вкладка "Условия продажи"

На вкладке «Условия продажи» можно определить условия выставления счетов. Компании, которые предлагают кредит своим клиентам, обычно предлагают им чистые 30-дневные сроки. Некоторые предприятия предлагают скидку 1-2 процента при оплате через 10 дней. У компаний-производителей часто бывают сроки 45-60 дней с момента выставления счета. Если вы можете заставить всех своих клиентов заплатить авансом, это лучший способ, хотя во многих случаях это просто непрактично. В нашем бизнесе свадебных приглашений мы с женой требуем 50% первоначального взноса при подписании контракта с нами, а оставшаяся сумма должна быть выплачена при получении заказа. Это также отличное место для ввода кода (ов) скидки, если вы планируете предлагать покупателям скидку, если их заказ соответствует определенным требованиям.

• Щелкните правой кнопкой мыши следующую вкладку и переименуйте ее в «Условия продажи».
• В ячейке A1 введите «Условия продажи» в качестве заголовка рабочего листа.
• В ячейке A4 введите «Нет». Это тот же тип столбца, что и на вкладке «Настройка налога с продаж».
• В ячейке B4 введите «Описание условий продажи».
• В ячейке C4 введите «Когда срок».
• В ячейке D4 введите «Скидка».
• В ячейке A5 введите «1» и оставьте остальную часть строки пустой.
• В ячейке A6 введите «2». Выделите A5: A6 и потяните вниз маленькую рамку справа от выделенной области. Оставьте несколько лишних рядов для будущего расширения.
• Введите всю информацию о клиентских условиях, которую вы планируете использовать. Посмотрите фото моей таблицы справа, чтобы увидеть, какие термины я использовал.
• Выделите A4: D5 и раскрасьте фон темным цветом. Измените цвет шрифта на более светлый, например белый. Измените формат ячеек A4: D4 на формат по центру.
• Выделите A6 в правом нижнем углу таблицы и измените цвет фона на более светлый. Используйте тонкую рамку вокруг каждого столбца, чтобы сделать таблицу более привлекательной.
• Измените формат в столбце D на процент с двумя десятичными знаками, повторив те же шаги, что и на вкладке «Настройка налога с продаж».

Снимок экрана вкладки "Методы доставки"

Эрик Крамер

Вкладка "Способ доставки"

Вкладка «Способ доставки» может иметь или не иметь отношения к вашему бизнесу. Большинство наших клиентов забирают приглашения у нас; тем не менее, мы отправляем несколько заказов в год. По мере роста нашего бизнеса мы стремимся к тому, чтобы эта тенденция изменилась и стала более распространенной. Если вы знаете, сколько будет стоить доставка, вы можете настроить их на этой вкладке и перетащить эту информацию на главную вкладку. Все, что вам нужно сделать, это добавить столбец для стоимости доставки, в котором может потребоваться несколько кодов для FedEx, UPS, USPS и т. Д. Вам также необходимо добавить столбец слева от описания способа доставки с числами, которые учитываются вниз по стороне. Затем используйте Vlookup на главной вкладке, которая просматривает способ доставки и автоматически добавляет общую сумму в счет.

• Щелкните правой кнопкой мыши следующую вкладку и переименуйте ее в «Способы доставки».
• В ячейке A1 введите «Таблица способов доставки».
• В ячейке A4 введите «Способы доставки».
• Начиная с ячейки A6, введите все способы доставки, которые вы хотите настроить. Оставьте несколько лишних рядов внизу для будущего расширения.
• Измените цвет фона и шрифта в ячейках A5: A6 на более темный цвет с более светлым шрифтом.
• Выделите от A6 вниз и измените цвет фона на более светлый.
• Выделите всю таблицу и добавьте вокруг нее тонкую рамку.

Таблица альтернативных способов доставки

Если вы решите использовать это, добавьте заголовок «Стоимость» в B4 и введите затраты. Затем используйте Vlookup на основе контрольного номера (B10) на вкладке «Управление», найдите стоимость и перетащите ее на вкладку счета.

Контрольный номер	способ доставки	Стоимость
1	Cust. Поднимать	Свободный
2	USPS	5,25
3	FedEx	7,50
4	UPS	7,75
5	Доставка	8.00

Снимок экрана вкладки "Список продавцов"

Эрик Крамер

Вкладка продавца

Вкладка «Продавец» - это список всех ваших продавцов. Это отличная возможность включать во все свои счета-фактуры, чтобы вы знали, кто их создал, если в будущем возникнут какие-либо вопросы. Это необязательная вкладка, особенно для действительно малых предприятий, у которых нет сотрудников, но она является хорошим заменителем для дальнейшего роста.

• Щелкните правой кнопкой мыши следующую вкладку и переименуйте ее в «Продавец».
• В ячейке A1 введите «Список продавцов».
• В ячейке A4 введите «Имя продавца».
• Начиная с ячейки A6, введите в список имена всех ваших продавцов.
• Такое же форматирование, как и на других вкладках, более темный заголовок со светлым текстом и светлая область, в которой должны быть введены данные.

Снимок экрана вкладки "Настройка клиента"

Эрик Крамер

Вкладка "Настройка клиента"

Вкладка «Настройка клиентов» - отличная идея для предприятий, у которых есть постоянные клиенты, потому что вся их адресная информация будет храниться на этой вкладке. На главной вкладке будет раскрывающееся окно, в котором вы сможете выбрать имя клиента, а все остальное заполнится самостоятельно. Вы сможете установить или снять флажок, если адрес доставки совпадает с адресом покупателя.

• Щелкните следующую вкладку правой кнопкой мыши и переименуйте ее в «Настройка клиента».
• В ячейке A1 введите «Таблица настроек клиента».
• В ячейке A4 введите «Нет».
• В ячейке B4 введите «Имя клиента».
• В ячейке C4 введите «Адрес».
• В ячейке D4 введите «Адрес 1».
• В ячейке E4 введите «Город».
• В ячейке F4 введите «Состояние».
• В ячейке G4 введите «Почтовый индекс».
• В ячейке H4 введите «Телефон».
• Измените ширину столбца I на 0,5.
• В ячейке J4 введите «Адрес».
• В ячейке K4 введите «Адрес 1».
• В ячейке L4 введите «Город».
• В ячейке M4 введите «Состояние».
• В ячейке N4 введите «Почтовый индекс».
• В ячейке O4 введите «Телефон».
• Выделите C3: H3 и нажмите кнопку объединения ячеек. Введите «Информация о клиенте».
• Выделите J3: O3 и нажмите кнопку объединения ячеек. Введите «Отправить».
• Выделите A3: H3 и измените фон на темно-красный, а цвет текста на белый. Аналогичным образом выделите J3: O3 и измените фон на темно-синий, а цвет текста на белый.
• В ячейке A5 введите «1».
• В ячейке A6 введите «2».
• Выделите A5: A6, потяните за маленькую рамку справа от выделенной области и потяните ее вниз на несколько рядов. Я предпочитаю перейти к строке 40, но со временем вам нужно будет добавить больше. Не забудьте оставить несколько лишних рядов внизу, чтобы добавить больше строк было проще простого.
• Заштрихуйте все числа, которые вы только что нарисовали, темно-красным цветом с белым шрифтом.
• Вычеркните B5: O5, чтобы не вводить данные оттуда.
• Начиная с A6, введите всю имеющуюся у вас информацию о клиенте. Если у вас нет информации о доставке, оставьте этот раздел пустым. В ячейку C6 рекомендуется поместить «область фиксации», чтобы заблокировать заголовки столбцов и строк, чтобы они были видны в любое время.

Снимок экрана вкладки "Счет-фактура"

Эрик Крамер

Вкладка "Счет-фактура"

Наконец, мы перешли на вкладку «Счет-фактура». Все, что нам осталось сделать, это оформить счет так, как мы хотим, и добавить несколько раскрывающихся списков и поисков. Как вы хотите, чтобы ваш счет выглядел, зависит от вас, он полностью настраивается.

• Переименуйте последнюю вкладку в «Счет-фактура».
• Выделите ячейки A1: J46 и измените цвет фона на белый. Добавьте тонкую рамку вокруг всей выделенной области.
• В ячейке F1 введите «Номер счета:» и семь раз нажмите кнопку «Увеличить отступ» в меню «Главная» Excel. Измените размер шрифта на 20 и отформатируйте его как полужирный. Я изменил шрифт на «Bookman Old», но это полностью зависит от вас.
• В ячейке I1 введите свой начальный номер счета. Каждый раз, когда вы выставляете счет, вам нужно будет изменить номер счета. Еще одна полезная вкладка, которую вы, возможно, захотите добавить, - это реестр счетов, где вы отслеживаете все свои счета.
• В ячейке I2 введите следующую формулу: = сегодня (), которая покажет текущую дату.
• Если вы хотите вставить логотип своей компании в счет-фактуру, перейдите в меню «Вставить» в Excel и нажмите кнопку с изображением. Это откроет окно, позволяющее выбрать изображение вашего логотипа. Перетащите изображение так, чтобы оно находилось по центру между датой и нижней частью строки 11.
• В ячейке B4 измените формат на полужирный и введите название своей компании. Введите свой адрес, город, штат, почтовый индекс, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт в строках под названием вашей компании. Объедините город, штат и почтовый индекс в один ряд.
• Выделите ячейки A1: J11 и измените фон на любой цвет, который вам нравится. При необходимости измените цвет шрифта. Также добавьте тонкую рамку вокруг этого раздела.
• Выделите столбец A и измените ширину столбца на 2,5.
• Выделите столбцы B и C и измените их ширину на 8,5.
• Выделите столбец D и измените ширину столбца на 12.
• Выделите столбец E и измените ширину столбца на 16.
• Выделите столбец F и измените ширину столбца на 9,5.
• Выделите столбец G и измените ширину столбца на 12,15.
• Выделите столбец H и измените ширину столбца на 9.
• Выделите столбец I и измените ширину столбца на 15.
• Выделите столбец J и измените ширину столбца на 2,5.
• В ячейке B13 измените формат на полужирный и введите «Кому:».
• Чтобы выполнить следующий шаг, щелкните значок Microsoft Office и выберите «Параметры Excel» в нижней части меню. Появится диалоговое окно, под заголовком «Основные параметры работы с Excel» установите флажок «Показать вкладку разработчика на ленте». Теперь перейдите на вкладку разработчика. Щелкните стрелку раскрывающегося списка на значке папки с инструментами, расположенными поперек нее. Нажмите кнопку «Вставить элементы управления», выберите значок поля со списком, который является вторым значком слева. Нарисуйте поле со списком в ячейке B14. Сделайте его того же размера, что и строка, и растяните его так, чтобы он вошел в часть столбца D. Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите «Управление форматом», после чего появится диалоговое окно. Для диапазона ввода перейдите на вкладку «Настройка клиента» и выделите B5 до конца списка. В поле ссылки на ячейку перейдите на вкладку «Управление» и нажмите B6.Я всегда ставлю флажок в поле 3-D, потому что он выглядит чище, и нажимаю ОК.
• В ячейке B15 введите следующую формулу:

• В ячейке B16 введите следующую формулу:

• В ячейке B17 введите следующую формулу:

• В ячейке F13 измените формат ячейки на полужирный и введите «Отправить в:»
• На вкладке «Разработчик» Excel щелкните значок «Вставить элементы управления» и установите флажок. Нарисуйте его в ячейке F12. Измените описание на «Отправить в то же». Теперь нам нужно связать флажок с вкладкой «Управление», поэтому щелкните правой кнопкой мыши флажок и выберите «Управление форматом». Это вызовет диалоговое окно, которое ищет «Cell Link», то есть ячейку B4 на вкладке «Control». Установите флажок "3-D" и нажмите "ОК".
• В ячейке F14 введите следующую формулу:

• В ячейке F15 введите следующую формулу:

• В ячейке F16 введите следующую формулу:

• В ячейке F17 введите следующую формулу:

• Выделите B19: C19 и нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на вкладке «Главная» Excel. Введите в ячейку «Продавец».
• В ячейке D19 введите «Способ доставки».
• В ячейке E19 введите «Заказной номер заказа».
• Выделите F19: G19 и нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на вкладке «Главная» Excel. Введите «Условия оплаты» в ячейку.
• Выделите H19: I19 и нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на вкладке «Главная» Excel. Введите «Срок» в ячейку.
• Выделите B19: I19 и измените цвет фона на темный цвет, а цвет шрифта на более светлый цвет. Добавьте белую тонкую рамку вокруг каждой ячейки.
• Выделите B20: I20 и измените цвет фона на более светлый.
• В B20 вставьте раскрывающийся список и растяните его, чтобы он совпадал с заголовком выше. Щелкните правой кнопкой мыши раскрывающийся список и выберите в меню «Управление форматом». «Диапазон ввода» - от A5 до конца списка на вкладке «Продавец». «Cell Link» - это ячейка B8 на вкладке «Control». Установите флажок "Трехмерный" и нажмите "ОК".
• В D20 вставьте еще один раскрывающийся список. «Диапазон ввода» должен быть от A5 до конца списка на вкладке «Способы доставки». «Cell Link» - это ячейка B10 на вкладке «Control». Установите флажок "Трехмерный" и нажмите "ОК".
• В F20 вставьте еще один раскрывающийся список. «Диапазон ввода» должен быть от B5 до конца вашего списка на вкладке «Условия продажи». «Cell Link» - это ячейка B12 на вкладке «Control». Установите флажок "Трехмерный" и нажмите "ОК".
• В ячейке H20 введите следующую формулу:

• Это приведет к автоматическому вычислению срока платежа на основе условий продажи. Измените цвет фона, чтобы он был таким же, как вы использовали в верхней части счета.

• В ячейке B22 введите «Кол-во».
• В ячейке C22 введите «№ позиции».
• Выделите D22: G22 и объедините ячейки в одну. Введите «Описание» в ячейку.
• В ячейке H22 введите «Цена за единицу».
• В ячейке I22 введите «Итого по строке».
• Выделите ячейки B22: I22 и измените цвет фона на темный цвет, а цвет шрифта на более светлый цвет. Также добавьте белую тонкую рамку вокруг каждой ячейки. Измените формат на полужирный.
• Выделите ячейки D23: G23 и объедините их вместе. Скопируйте ячейку и скопируйте ее в ячейку D38.
• В ячейке I23 введите следующую формулу и скопируйте ее до I38: = H23 * B23
• Выделите B23: H38 и измените цвет фона на более светлый. Также добавьте тонкую рамку вокруг каждой ячейки.
• Выделите I23: I38 и измените цвет фона на светлый, но отличный от указанного выше. Также добавьте тонкую рамку вокруг каждой ячейки. Измените формат ячейки на валюту.
• Выделите G39: H39, объедините ячейки вместе и измените формат на полужирный. Кроме того, измените выравнивание ячеек на выравнивание по правому краю. Измените фон ячейки, чтобы он соответствовал цвету, который вы использовали для затенения I23: I38. Скопируйте эту ячейку до G44.
• В ячейке G39 введите «Итого».
• В ячейке G40 введите «Скидка».
• В ячейке G41 введите «Общая налогооблагаемая сумма».
• В ячейке G42 введите «Налог с продаж». Добавьте раскрывающийся список с левой стороны ячейки, в которой есть «Диапазон ввода» B5, вплоть до конца списка на вкладке «Настройка налога с продаж». «Cell Link» необходимо установить на B16 на вкладке «Control».
• В ячейке G43 введите «Доставка / фрахт».
• В ячейке G44 введите «Итого к оплате».
• Введите следующую формулу в ячейку I39: = Сумма (I23: I38)
• Введите следующую формулу в ячейку I40:

• Это позволит найти вкладку «Условия продажи», вывести сумму скидки, если она есть, и умножить ее на «Промежуточный итог».

• Введите следующую формулу в ячейку I41, чтобы определить налогооблагаемую сумму: = СУММ (I39: I39)
• Введите следующую формулу в ячейку I42, которая получит соответствующую ставку налога с продаж и даст сумму в долларах:

• Ячейка I43 - это ячейка, требующая ручного ввода. Измените цвет этой ячейки на тот же цвет, который вы использовали для основного текста сведений.
• Введите следующую формулу в ячейку I44, чтобы определить общую сумму к оплате: = СУММ (I41: I43)
• Выделите I39: I42 и измените цвет фона в соответствии с тем, что вы использовали выше, чтобы определить общее количество строк. Кроме того, измените цвет ячейки I44 на тот же цвет.
• Выделите I39: I44, добавьте тонкую рамку вокруг каждой ячейки и измените формат на денежный с двумя десятичными знаками.
• Выделите A1: J46 и установите область печати. Убедитесь, что счет будет распечатан на одной странице.

Последние штрихи к шаблону счета-фактуры

Я настоятельно рекомендую добавить макрос, чтобы очистить вкладку «Счет-фактура», чтобы он был готов к использованию в следующий раз, когда он вам понадобится. На вкладке «Разработчик» Excel нажмите кнопку «Создать макрос», откроется диалоговое окно. Назовите макрос «ClearInvoice» и нажмите «ОК». Щелкните вкладку «Управление» и введите «Ложь» в ячейку B4. В ячейках B6, B8, B10, B12 и B16 введите «1» в каждую ячейку. Это сбросит раскрывающиеся поля, чтобы они были пустыми. Вернитесь в «Счет-фактуру» и в ячейке E20 нажмите клавишу «Удалить». Выделите B23: H38 и нажмите кнопку «Удалить». Щелкните ячейку I43 и нажмите клавишу «Удалить». Наконец, щелкните ячейку N1 и нажмите кнопку остановки макроса. На вкладке «Разработчик» в Excel добавьте кнопку, нажав кнопку «Вставить элементы управления». Назначьте ему свой макрос и измените имя на кнопке на «Очистить счет-фактуру».

Настройка шаблона счета-фактуры

После того, как вы просмотрели каждую вкладку и добавили необходимые данные, пришло время заполнить информацию о вашей компании в верхнем разделе вкладки «Счет-фактура». Добавьте свой логотип, вставив изображение и перетащив его в верхний правый угол счета-фактуры, где находится заполнитель. Присвойте счету начальный номер, и форма готова к использованию.

Скриншот заполненного счета-фактуры

Эрик Крамер

Как написать счет

Создать счет-фактуру просто с помощью вашего нового шаблона счета-фактуры. Выберите клиента из раскрывающегося списка. Если необходимо настроить клиента, перейдите на вкладку «Настройка клиента» и введите его информацию. Установите флажок «Доставить в тот же адрес», если адрес доставки клиента совпадает с его адресом для выставления счетов. Выберите подходящего продавца, способ доставки, введите номер заказа клиента и выберите условия оплаты. Затем введите данные о том, за что вы выставляете счет клиенту. Выберите соответствующий код налога с продаж и введите стоимость фрахта, который должен быть выставлен клиенту. Я предлагаю распечатать две копии при создании счета-фактуры, одну для клиента и одну для хранения. Кроме того, рекомендуется вести журнал счетов, чтобы отслеживать номер счета, который вы использовали последним.Это значительно упростит расчет ваших продаж в конце каждого месяца.

При работе в Excel помните, что небольшая настройка на передней панели может сэкономить много времени и нервов на внутренней стороне. Не стесняйтесь добавлять что-то в этот шаблон или упрощать его, как хотите.