Оглавление:
Джули ДеНин 2012
Казалось бы, в век Интернета написание заметок вышло из моды. Кому нужно отправлять заметки, если вы можете написать или отправить электронное письмо? Но дело в том, что есть еще много причин для того, чтобы отправить его, и если вы хотите выглядеть профессионалом, есть правила, которым нужно следовать. Вот как это сделать правильно.
Ситуации, требующие бумажной памятки
- Отправка документов по факсу организациям, которым требуются бумажные копии вместо электронной почты (медицинские учреждения, государственные учреждения и т. Д.)
- Отправка пакета, книги или документа, требующего примечания, поясняющего действия для получателя
- Личное сообщение, которое нельзя отправлять по электронной почте.
- Массовая доставка информации работникам, распространяемая в их почтовых ящиках (если корпоративная система электронной почты еще не создана)
Имейте в виду, что даже если вы можете отправлять информацию по электронной почте, использование неформального формата памятки в электронном письме - это профессиональный способ общения.
Заголовок
Все служебные записки начинаются со слова «меморандум» или «меморандум». Если вы используете Microsoft Word, найдите шаблон, который соответствует стилю вашего бизнеса или организации. Многие офисы используют файл заголовка, адаптированный для их бизнеса. Затем вы хотите включить наиболее важную информацию вверху, чтобы читателю было легко.
- Кому это
- От кого это
- Дата
- Кто еще мог получить записку
- Тема письма
Джули ДеНин 2012
Тело
Составить текст памятки довольно просто. Скажите, что вам нужно сказать, как можно меньше слов. Если вы можете использовать выделенные жирным шрифтом подзаголовки и списки, сделайте это, так как это поможет вашему читателю быстро собрать важную информацию. Используйте те же правила и грамматику, что и при написании онлайн-статьи. Не используйте жаргонные слова вроде «собираюсь» или «хочу». Избегайте таких сокращений, как «LOL» или «TTL». Это слишком неформально даже для неформальной памятки.
Используйте проверку орфографии в своей программе Word и убедитесь, что в вас нет опечаток и неуклюжих фраз. Все имена и места пишите с заглавной буквы, но не пишите слова в заголовке с заглавной буквы (за исключением первого слова).
В конце документа подпишите, как если бы вы писали письмо. Несмотря на то, что вы помещаете информацию "от" в заголовок, неплохо подписать ее. Поскольку большинство заметок копируются на твердом носителе, оставьте место для их подписи. Если вы отправляете его по электронной почте, в этом нет необходимости.
Джули ДеНин 2012
Различные типы заметок
- Директивы: этот тип инструктирует ваших коллег о новом действии, которому вы хотите, чтобы они следовали.
- Ответы: этот тип обычно записывается в результате изменения элемента действия. Если ваша директивная записка объявляла об изменении времени еженедельных встреч, то ответная записка могла быть от коллеги, у которого возник конфликт.
- Отчеты о поездках : этот тип дает сводную информацию о встрече, командировке или другом мероприятии, требующем от сотрудника отчета перед руководителем или большей группой.
- Полевые отчеты: этот тип обычно является ответом на проверку.
- Кредитовые авизо: этот тип представляет собой совершенно другой формат, поскольку он обычно описывает финансовую информацию об услугах или товарах. Просмотрите шаблоны Microsoft Word для кредитных авизо, чтобы увидеть формат.
Записка пошла не так!
Как всегда…
Помните, что любая записанная информация не может быть отозвана. Будьте осторожны в своих формулировках, чтобы они звучали профессионально и содержательно, даже если это неформальная памятка. С практикой вы тоже станете экспертом по написанию памяток!