Nvq: обработка и распространение почты и пакетов в бизнесе и администрации

В каждом офисе посторонним отправляется или принимается большой объем сообщений, таких как письма, циркуляры и телеграммы. Внутри организации письменные материалы обмениваются между различными отделами. Спланированная и эффективная обработка почты имеет важное значение для успеха любой деловой организации. Он описывается как основа и неотъемлемая часть офиса.

Эффективная обработка почты требует установления определенных процедур, включающих пошаговую обработку почты. Входящая почта должна приниматься и распространяться быстро и точно. Точный метод обработки входящей почты отличается от офиса к офису.

В нашей организации есть две разные почтовые системы: внутренняя почта и внешняя почта.

• Доступные внутренние почтовые службы предназначены для рассылки писем в офисах и отделах ____________ (удалено из соображений конфиденциальности) . Их собирают и доставляют ежедневно.
• Внешние письма отправляются через ______________ (удалено в целях конфиденциальности) . Внешние почтовые службы используются, когда сообщения не могут или не соответствуют критериям внутренних почтовых служб. Например, когда письма должны быть доставлены клиентам или другим компаниям, или ____________ (удалено в целях конфиденциальности) корреспонденции. Их также доставляют и забирают ежедневно.

Письма бывают трех основных типов - входящие, исходящие и межведомственные. Почтовая служба помогает фирме устанавливать контакты с клиентами и общественностью в целом. Создан независимый почтовый отдел для обработки всех видов почты в офисе. Преимуществами централизованных почтовых услуг являются специализация, лучший контроль, экономия, лучшая производительность, оптимальное использование оборудования почтовых ящиков и обученный персонал.

Процедура входящей почты включает в себя такие шаги, как получение почты, сортировка почты, открытие почты, отметка почты, запись почты (входящий регистр) и распространение почты.

Процедура отправки исходящей почты также включает в себя различные этапы, такие как сбор исходящей почты, ввод исходящей почты (журнал отправки, книга курьеров), складывание писем, подготовка конвертов, сортировка, взвешивание и штамповка и, наконец, отправка.

Я собираю почту каждый день утром и днем, как внутреннюю, так и внешнюю. Я рассылаю почту, адресованную определенному человеку, этому конкретному человеку, и любая другая обычная почта для отдела открывается мной. Я просматриваю их, чтобы понять, что они касаются, и соответствующим образом распределяю их. Когда мой местный менеджер уезжает в ежегодный отпуск или отсутствует по болезни, я также слежу за ее почтой и решаю любые срочные вопросы, связываясь с руководителем службы. Я также удостоверяюсь, что раздаю их вовремя, чтобы задача, указанная в письме, была выполнена в указанные сроки и соблюдался крайний срок.

Мы используем внешние почтовые службы, если доставка осуществляется за пределы округа, а также для других компаний или клиентов. Это будут области, которые не подпадают под ______________ ( удалено в целях конфиденциальности ) служебных помещений. Мы используем внутреннюю почту, если необходимо осуществить доставку в офисы или отделы, подпадающие под действие ___________________ ( удалено в целях конфиденциальности ). Внутренняя почта экономит время и деньги. Таким образом, любые письма, которые могут быть отправлены по внутренней почте, отправляются через это средство, и только остальные отправляются через внешнюю почтовую систему.

Днем я отправляю исходящие сообщения на прием. Сортирую посты по размеру. Я оставляю исходящую внутреннюю почту в соответствующих ящиках, которые отсортированы по региону. Также я сортирую исходящую внутреннюю почту по срочности и важности как первый или второй класс. Любые зарубежные сообщения также должны быть отсортированы.

Перед отправкой почты рассчитываются надлежащие почтовые расходы в зависимости от того, относятся ли сообщения к почтовым отправлениям первого или второго класса или зарегистрированным доставкам. Чтобы избежать задержек, я отправляю письмо в нужное время с указанием правильной стоимости доставки. С подозрительными посылками или почтой обращаются с особой тщательностью, и если они будут обнаружены подозрительными, о них будет сообщено менеджеру офиса и записано в журнале происшествий на стойке регистрации.

При работе с почтой я должен соблюдать определенные процедуры.

1. Сначала я просматриваю почту каждого отдела и сортирую их по размеру и классу, а затем нахожу лучший способ их отправки - обычный или записанный.
2. Затем я смотрю на вес и размер и ищу стоимость. Вес можно узнать на машине, которая используется для взвешивания столбов.
3. Если по каким-либо причинам необходимы специальные доставки через курьеров, я поговорю со своим менеджером для авторизации, а затем с офис-менеджером, и тогда мы сделаем все возможное, чтобы деньги вышли из нашего кода стоимости. В противном случае услуги, используемые в нашей компании, будут ___________ (удалены в целях конфиденциальности) .
4. Когда я вижу отправления, в которых указано, что они записаны первым классом, я записываю все подробные сведения о почте, включая адреса отправителя и получателя, и делаю необходимые маркировки для срочных и зарегистрированных доставок.
5. Любые почтовые пакеты, которые тяжелее нормального веса и больше нормального размера, я использую для взвешивания почтовых отправлений и посылок и расчета правильных почтовых расходов. Для остальных почтовых отправлений у нас есть таблица, в которой указаны цены в зависимости от размера как для первого, так и для второго класса.
6. Сообщения присваиваются каждому отделу соответствующим образом. Таким образом, затраты каждого отдела относятся к соответствующим центрам затрат. Для других зарегистрированных доставок расходы регистрируются в книге на стойке регистрации.
7. Все сообщения маркируются, сортируются и хранятся в готовности к отправке каждый день до 15:45. У нас есть член ________ (удален в целях конфиденциальности) бригады, который каждый день приходит забрать почту из здания на стойке регистрации.

При обработке почты и пакетов может возникнуть множество проблем.

1. Все входящие сообщения и посылки проштампованы фирменными марками на стойке регистрации. Любые письма с подозрительных адресов или людей или любые пакеты, которые не кажутся нормальными или выглядят подозрительно, остаются в стороне без обработки.
2. О подозрительных письмах и посылках сообщается офис-менеджеру. Офис-менеджер и администраторы на стойке регистрации заносят происшествия в журнал происшествий и предпринимают необходимые действия. Они также позаботятся о том, чтобы ____________ (удалено в целях конфиденциальности) был проинформирован о проблемах.

Вопросы и Ответы

Вопрос: что такое нежелательная почта?

Ответ: Нежелательная почта - это нежелательные или нежелательные рекламные или рекламные / рекламные материалы, полученные по почте или по электронной почте. Обычно они рассылаются маркетинговыми компаниями для представления новых продуктов или для уведомления об инвестиционных возможностях и т. Д. Если они получены без запроса по электронной почте, это также называется спамом.