Ответ на запрос предложений (RFP) аудитора ландшафтного орошения

Если у вас есть ландшафтная компания и вы заинтересованы в ее расширении, чтобы включить в нее другой вид услуг, вы можете рассмотреть возможность проведения аудитов орошения ландшафтов (аудит воды на открытом воздухе) для коммунальных служб и государственных учреждений.

Если ваши сотрудники выполняют следующие задачи в качестве рутинной части вашего бизнеса, есть большая вероятность, что вы соответствуете требованиям, если ваши навыки высоки, а клиенты высоко отзываются о вас.

• Планируйте диспетчеры в соответствии с типами посадок и местными погодными условиями.
• Адаптируйте типы форсунок к типам поливаемых растений.
• Установите разные станции для разных нужд полива.
• Сажайте родные как можно чаще.
• Следите за утечками и сломанными спринклерами, ремонтируйте и заменяйте при необходимости.
• Не реже одного раза в месяц проверяйте всю систему орошения - контроллеры, станции и форсунки.
• Ежегодно промывайте ирригационную систему.

Проведение аудита полива включает проверку каждого дождевателя, чтобы убедиться, что он опрыскивает правильно, а затем делать заметки о том, что необходимо исправить.

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Что такое ирригационный аудит?

Разница между тем, что вы делали бы обычно, и тем, что вы делали бы при формальном аудите ирригации, зависит от качества предоставляемых вами навыков, типа отчетности и способа выставления счетов за свои услуги.

Аудит носит чисто диагностический характер: вы выявляете проблемы и необходимые изменения в ирригационной системе собственности, переданной вам агентством по найму или коммунальным предприятием, но ничего не делаете для их устранения (если это не является частью контракта). Вы идете с менеджером собственности, указывая наблюдения, когда вы тестируете каждый компонент системы. Вы записываете все в контрольный список, чтобы позже вы могли объединить свои выводы в отчете агентству, а не управляющему недвижимостью, хотя они в конечном итоге получат копию.

Через агентство вы приобретаете счета за воду для этой собственности, чтобы сравнить их с фактическим использованием воды в прошлом году. Сравнение используемой воды с тем, что вы видите на земле, поможет вам диагностировать сезонные проблемы, выявить потенциальное существование скрытых утечек, а также предсказать, сколько воды можно сэкономить с изменениями, которые вы порекомендуете.

Покажите клиентам, сколько воды они могут сэкономить по сравнению с тем, сколько они используют в настоящее время.

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (автор)

С помощью этого прогноза вы можете рассчитать потенциальную экономию в долларах для каждого основного типа изменений, который вы рекомендуете, например, деньги, которые можно сэкономить, обновив существующие контроллеры до контроллеров полива на основе погоды (WBIC) или заменив форсунки на капельное орошение. Это дает агентству и владельцу недвижимости представление о том, что они могут модернизировать в первую очередь.

Неотъемлемой составляющей проведения аудита полива является проверка программирования контроллера. На какой срок настроена каждая станция? Какие типы спринклеров установлены на этой станции и как часто они работают?

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Что такое запрос предложений (RFP)?

Предположим, вы уже делаете все, что указано в маркированном списке, и знаете, что можете сделать все остальное, поэтому вы взволнованы, чтобы исследовать эту возможность. Что такое RFP, где вы его найдете и как подать заявку на заключение контракта?

Каждое государственное учреждение и коммунальное предприятие, зависящее от государственного финансирования, должно подавать запрос предложений, когда проект достигает определенной суммы в долларах. Для небольших проектов они могут выбрать подрядчика и просто дать ему заказ на поставку, но для более крупных проектов им необходимо получить конкуренцию. Запрос предложений - вот что порождает конкуренцию. Это документ, в котором рассказывается, какие услуги они ищут, параметры этих услуг, как написать ваше предложение, как они будут оценивать его, и как и когда его подавать.

Титульный лист RFP

Общественное достояние, через сеть

Поиск запросов предложений

Многие государственные учреждения используют системы онлайн-торгов. Почти все поставщики воды в Южной Калифорнии подключены к системе под названием «Сеть». Вам нужно будет зарегистрироваться, указав название вашей компании, размер, местонахождение, типы предоставляемых вами услуг и другую информацию. Затем вы можете просмотреть только предложения, относящиеся к вашим услугам, или все предложенные предложения, просто чтобы увидеть, что там есть. Система автоматически отправляет вам уведомление всякий раз, когда агентство публикует запрос предложения, который соответствует одному из выбранных вами кодов NIGP (коды, которые идентифицируют ваши услуги).

Если вы видите запрос предложения крупного ландшафтного аудитора, ландшафтного геодезиста или компании для проведения аудитов наружного орошения (все они одинаковы), скачайте его. Агентство, запрашивающее предложение, обычно требует аудита для своих клиентов, если они являются поставщиком коммунальных услуг, или для жилых домов и / или предприятий в этом районе, если они являются городом или округом. В RFP может запрашиваться количество (например, 75 аудиторских проверок) или период времени (например, два года для проведения аудитов).

У некоторых агентств есть собственная система ставок, поэтому важно проверять веб-сайт любого агентства, в котором вы хотите работать. Найдите раздел покупок или что-то подобное. Если они подключены к Сети, их веб-сайт сообщит вам об этом и, скорее всего, даст вам ссылку.

Предварительная конференция

При загрузке запроса предложений важно сначала ознакомиться с их сроками выполнения. В документе может быть указано, что посещение «конференции перед началом торгов» является обязательным, и любой продавец, который не будет присутствовать, будет автоматически дисквалифицирован. Предварительная ставка - это встреча с подрядным агентством для всех потенциальных участников торгов, чтобы они могли встретиться друг с другом и задать любые вопросы, на которые каждый может услышать ответы. Если это сложный контракт, который требует большего, чем просто аудит ирригации, вы можете связаться с другими поставщиками услуг, которые могут соответствовать условиям контракта, которые вам не подходят. Затем один из вас становится генеральным подрядчиком, а другой - субподрядчиком.

Это редко, но некоторые предварительные конференции проводятся на месте, поэтому участники торгов могут видеть объем контракта, на который они претендуют. Посещение одного из них - хороший способ получить ответы на вопросы, оценить ваших конкурентов, а также найти потенциальных партнеров.

Город Портленд, ИЛИ, общественное достояние, через городской веб-сайт

Не все запросы предложений требуют присутствия на предварительных торгах, и многие делают его необязательным. В любом случае будет период времени, в течение которого поставщик может задавать вопросы по телефону или электронной почте. Я рекомендую им позвонить. Всегда полезно связаться лично, чтобы они знали, кто вы, когда вы отправляете свое предложение.

Когда крайний срок вопросов и ответов истекает (обычно две недели), агентство отправляет каждому поставщику ответы на все вопросы. При желании они могут публиковать ответы в сети предложений (из которой вы приобрели RFP) для загрузки.

Следующей датой, с которой вы, вероятно, столкнетесь, будет дата и время подачи вашего предложения, а также допустимые методы доставки. Затем они обычно сообщают вам, когда они планируют провести собеседование с лучшими кандидатами, когда они ожидают заключения контракта и / или когда они надеются начать работу по контракту. Это поможет вам спланировать время.

Честное написание предложений

Как только вы отметите крайние сроки, начните писать свое предложение, просмотрев RFP, чтобы увидеть, как они хотят его организовать. В большинстве запросов предложений указывается точный порядок написания предложения. Это сделано для того, чтобы все заявки имели одинаковый формат, что упрощает агентству их сравнение в процессе оценки.

Составьте план вашего предложения соответствующим образом, с заголовками, подзаголовками и дополнительными страницами, такими как Оглавление впереди и приложение сзади. Определите его общий вид, любые цвета, которые вы хотите добавить в верхние и нижние колонтитулы на каждой странице, и то, как вы хотите, чтобы титульная страница выглядела (в целом). После того, как платформа настроена, отнесите запрос предложений в тихое место, взяв с собой планшет, ручку и маркер, и начните делать заметки.

Сначала не пишите, просто прочтите, усвойте и запишите несколько вещей, которые хотите запомнить. Выделите области, в которых, по вашему мнению, ваша компания будет преуспевать (напоминание, чтобы выделить их в предложении), и представьте, как ваша компания фактически выполняет проект. Это наглядное пособие поможет вам лаконично написать предложение. Вы хотите, чтобы они увидели, кто вы на самом деле и как было бы здорово работать с вами.

Вы также хотите изобразить свою компанию максимально честно, поскольку это открывает путь к доверию. Без доверия у вас никогда не может быть действительно хороших, постоянных отношений (то есть таких, которые приятны, плавны и приводят к другим контрактам).

Сделайте свое предложение привлекательным и информативным.

Сюзетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Определение вашей лучшей квалификации

К тому времени, как вы закончите этот этап, квалификации, которые вы хотите выделить, должны быть очевидны. Ваши слабые места также будут очевидны. Обратите внимание на эти слабые стороны, и через месяц или около того, чтобы вы написали предложение, посмотрите, что вы можете сделать, чтобы дать своим людям больше опыта в этих областях - например, предоставить бесплатные аудиты существующим клиентам.

Очень важно не лгать. Если вам нужно, сведите к минимуму или не упоминайте свои слабые места в предложении, но, по крайней мере, настройте их так, чтобы ваши сотрудники имели опыт к тому времени, когда вы подадите другое предложение в будущем.

Теперь поищите навыки или методы работы, которые, по вашему мнению, могут принести дополнительную пользу агентству. Если ваши сотрудники свободно говорят по-испански, укажите этот факт на видном месте в своем предложении, поскольку многие ландшафтные работники на сайтах, которые вы, вероятно, будете проверять, являются латиноамериканцами. Если ваш персонал имеет опыт работы с местными растениями, это даст вам другое преимущество, поэтому включите этот факт в свое предложение. Если у вас есть фотографии, на которых они занимаются одним из этих видов деятельности, поместите их рядом с местом, где вы указали эти требования, чтобы привлечь внимание.

Особая квалификация: Подавляющее большинство ландшафтных дизайнеров и рабочих в этой области - латиноамериканцы. Поскольку большая часть полевого персонала нашей компании свободно говорит по-испански, мы можем лучше общаться в полевых условиях, чем большинство наших конкурентов.

Здесь мы проводим тест на ловушку, который определяет, насколько равномерно распыляются спринклеры. Проведение одного - стандартная процедура, но не все. Если ваши люди это сделают, не забудьте упомянуть об этом.

Завершение и отправка предложения

Агентство захочет узнать вашу историю, опыт и отзывы, если они у вас есть… так что собери их. Если у вас еще нет отзывов, отправьте письма клиентам, которые особенно вас любят, расскажите им, о чем договор, сообщите им свой крайний срок и попросите их написать пару предложений о том, насколько они довольны ваши услуги. Включите эти отзывы в предложение в специальных цветных блоках, например, в кавычках.

Когда вы закончите писать текст предложения, проверьте наличие графиков (диаграмм, графиков, графиков) и дополнительных фотографий, которые вы можете добавить. Не забудьте использовать их в основном для выделения информации, на которую агентство должно обратить внимание, для предоставления дополнительных данных, а также для облегчения просмотра утомительной страницы текста. Пока вы делаете это, ищите также репрезентативную фотографию, которую вы можете добавить на титульную страницу. Титульный лист должен быть красиво отформатирован, аккуратен и упорядочен, поскольку это первое, что увидит оценщик.

Затем просмотрите контрольный список RFP, чтобы убедиться, что вы включили все, что просило агентство. Посмотрите также на их систему подсчета очков, чтобы убедиться, что у вас есть полная информация в тех разделах, которые будут иметь больший вес. Потом отредактируйте. Затем передайте предложение кому-нибудь отредактировать свежим взглядом. Это очень важно, так как к этому времени ваши глаза будут утомлены, а разум, скорее всего, истощен.

Убедитесь, что вы составили предложение в виде привязок, которые запрашивает RFP, или отправьте его по электронной почте, если это разрешено. Также убедитесь, что вы отправили его лицу, указанному в RFP. Если вы приближаетесь к крайнему сроку подачи, заплатите дополнительные деньги, чтобы отправить его в течение ночи - нет смысла выполнять всю эту работу и опаздывать. Большинство агентств очень строго придерживаются сроков подачи заявок.

Действия после подачи предложения

Поскольку у вас все еще есть запрос предложения, вы можете записать следующие шаги в календарь, чтобы следить за ними позже, после того, как вы отдохнете. Агентство могло заявить, что они выберут несколько лучших кандидатов для «короткого списка» для собеседований до выбора, или они, возможно, просто указали крайний срок заключения контракта. В любом случае, это хороший протокол - послать им письмо после того, как вы узнаете, кто выиграл контракт, либо поблагодарить их за контракт, либо за возможность подать заявку на него. Любой из этих способов настроит вас на позитивное взаимодействие в будущем. Если вам присудили контракт, радуйтесь! Вы на пути к тому, чтобы помочь людям сэкономить на счетах за воду.

Вот ресурс, который поможет вам лучше понять процесс торгов и квалификации:

• Авторы предложений, Ресурсы по

  написанию федеральных предложений, RFP Ресурсы по написанию предложений для авторов федеральных предложений. Напишите выигравшее федеральное предложение, ответьте на RFP, используя шаблоны предложений, текст модели предложения.