Советы по проведению торгов

Будь то покраска здания, крыши, бетон или любой из множества проектов ремонта или замены, все они начинаются в одном месте - процессе торгов. Это может показаться титаническим делом, но вот несколько советов, которые помогут в решении этой задачи.

Перед тем, как начать сбор предложений, первой задачей является определение объема работ, которые будут выполнены. Требуются ли расходы на ремонт или замену? Это весь компонент или только его часть? Можно ли выполнить работу поэтапно? В какие сроки необходимо завершить работу? После того, как эти решения будут приняты, следующим шагом будет составление спецификации или формы, в которой перечислены точные детали того, что ассоциация должна сделать для проекта. (Хотя ряд проектов будет довольно простым, ассоциации может потребоваться дополнительная помощь для завершения спецификации.) Это не только покроет то, что необходимо выполнить, но и поможет сохранить одинаковые ставки, если не точная, как по работе, так и по материалам.

Именно на этом этапе готовится Приглашение к участию в торгах. Это подробное письмо, отправляемое поставщикам с просьбой представить предложение по выполнению работ. Лучше всего разослать его как можно большему количеству поставщиков, чтобы получить хорошее представление о среднем рыночном диапазоне, а также отсеять крайности на каждом конце спектра. Также существует вероятность того, что некоторые компании не ответят, поэтому, если они сделают большой выбор, ассоциация не останется без вариантов. Подрядчики, которых следует охарактеризовать, - это те, кто выполняет больше коммерческих проектов, поскольку они смогут лучше выполнять взятые на себя обязательства.

Что должно быть включено в приглашение к участию в торгах:

• Спецификация прилагается к письму отдельной формой.
• Объем работ должен быть записан в письме.
• Уровни страхования Workman's Comp, которые ассоциация ищет для них.
• Запрос на подтверждение наличия любых лицензий, которые должен иметь подрядчик. Уточняйте в округе и штате, что является обязательным.
• Гарантия исполнения при необходимости. Хотя это не является обычным требованием, проверьте свои документы, прежде чем приходилось видеть, нужно ли это.

После поступления заявок следите за конкретными деталями. Проверьте гарантии как на рабочую силу, так и на материалы. Если расчетный срок службы расходных материалов составляет 20 лет, годовой гарантии будет недостаточно. Проверьте, будут ли какие-либо субподрядчики, с которыми поставщик будет работать. Проконсультируйтесь с ними, чтобы убедиться, что их гарантии и труд адекватны. Убедитесь, что все указанные спецификации включены в заявку. Если добавлено что-то дополнительное, спросите, почему, и не бойтесь получить второе мнение. Крайне важно, ознакомьтесь с условиями оплаты. Ассоциация должна настаивать на следующих условиях:

• Авансовый депозит не должен превышать 5-10%. Деловые вопросы продавца и вопросы управления капиталом не входят в обязанности ассоциации. Правление несет финансовую ответственность за разумное управление фондами домовладельцев.
• Всегда сохраняйте 10-15% оплаты на всех этапах до тех пор, пока работа не пройдет проверку, которая удовлетворит совет директоров и, если таковые имеются, руководства. Это сэкономит средства, которые помогут ассоциации, если подрядчик пойдет, и еще один должен быть привлечен для завершения проекта, а также для исправления предыдущей работы.
• Выплачивайте платежи только после заполнения списка. Плата подрядчику по сообщению о завершении этапа или всего проекта не дает им мотивации после факта исправлять любые несоответствия стандартам.

Наконец, прежде чем контракт будет подписан, найдите время, чтобы адвокаты ассоциации ознакомились с ним. Автор любого контракта составит его в их пользу. Юрист, хорошо разбирающийся в проверке контрактов, сможет довести до сведения совета директоров спорные моменты, которые могут быть проблематичными для сообщества. Да, это будет стоить денег. Но несколько сотен долларов, вложенных юридической фирмой, могут впоследствии сэкономить ассоциации десять, если не сотни тысяч долларов.

© 2018 Кристен Уиллмс