Каково это работать внештатным медицинским переводчиком на месте?

Языковые агентства часто не могут предсказать, насколько заранее им понадобятся переводчики в той или иной языковой паре, поэтому всегда будьте готовы!

Изображение предоставлено Pixabay CCO I Текст добавлен автором

Вы прошли программу обучения медицинского переводчика и готовы начать работу в качестве независимого подрядчика. Вам, вероятно, сказали, что для начала вам следует подать заявление в языковые агентства, но вы хотите знать, во что вы ввязываетесь, прежде чем подавать заявление.

Вот взгляд изнутри на то, каково это работать в языковых компаниях в качестве внештатного медицинского переводчика, на основе моего собственного опыта.

Эта статья будет охватывать:

Задания
Формы подтверждения занятости
Конфиденциальность (HIPAA)
Формы оценки
Создание эффективной файловой системы
Оплата
Работа в нескольких агентствах
Документирование времени ожидания
Проблемы работы в качестве независимого подрядчика
Последние мысли

1. Задания

После того, как вы подписали свой первый контракт с агентством, будьте готовы сразу же начать получать задания по телефону или в электронном виде! Если вы не указали, что не принимаете запросы в тот же день, ожидайте, что с вами свяжутся за несколько недель до часа выполнения задания.

Хотя перед подписанием контракта рекомендуется спросить каждое агентство, сколько предварительных уведомлений они обычно предоставляют вам для выполнения заданий, языковые компании часто не могут предсказать, насколько заранее им понадобятся переводчики для той или иной языковой пары. Это вызвано запросами их конечных клиентов на переводчиков, которые часто совершенно непредсказуемы.

Обязательно заранее решите, какие будут ваши ставки за работу, которую вы принимаете с уведомлением менее чем за 24 часа.

Также убедитесь, что у вас есть все необходимое для выполнения заданий, прежде чем выходить на улицу каждый день!

2. Формы подтверждения занятости

Каждый раз, когда вы принимаете задание на устного перевода от агентства, агентство либо отправляет вам форму подтверждения занятости (EVF) с подробностями о назначении, либо просит вас заполнить пустой EVF с данными, которые они отправляют вам отдельно. Электронные видоискатели обычно содержат следующую информацию:

Имя переводчика
Язык (кроме английского)
Дата присвоения
Время начала и окончания задания по контракту
Название и адрес медицинского учреждения
Отделение медицинского учреждения (неврология, педиатрия и т. Д.)
Номер медицинской карты пациента (MRN)
Имя пациента

Примечание. Важно записывать на электронных видоискателях фактическое время начала и окончания назначений, которые могут отличаться от времени начала и окончания, указанного в контракте, например, когда пациенты прибывают раньше или назначения длятся дольше, чем предполагалось.

Каждый EVF подписывается переводчиком и поставщиком медицинских услуг по завершении каждого задания и должен быть получен агентством в течение 24 часов. Вы можете отправить их по факсу непосредственно в агентство или отсканировать как вложения электронной почты. Если вы сделаете последнее, обязательно просканируйте их как зашифрованные вложения электронной почты, чтобы защитить их конфиденциальность.

3. Конфиденциальность

Поскольку электронные видоискатели обычно содержат очень конфиденциальную информацию, такую как имена пациентов и номера медицинских карт, крайне важно постоянно хранить их в безопасном месте, а также уничтожать бумажные копии и удалять электронные версии сразу после их отправки в назначенные им агентства.

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) - это федеральный закон, который требует защиты конфиденциальности и безопасности медицинской информации пациентов и предусматривает серьезные последствия за нарушения этого закона, включая увольнение, тюремное заключение и штрафы в размере до до 50 000 долларов за нарушение.

Обязательно храните отдельную документацию о ваших заданиях, включая даты, места, время начала и окончания, для ваших собственных записей.

Правила HIPAA

4. Формы оценки

Некоторые агентства попросят вас брать с собой форму оценки устного переводчика на каждое задание. Их должен заполнить поставщик медицинских услуг после каждого задания и обычно сам поставщик медицинских услуг отправляет факсом непосредственно в агентство.

Вопросы к оценочным формам могут включать:

Приехал ли переводчик вовремя на задание?
Был ли переводчик одет соответствующим образом?
Переводчик представился?
Переводчик общался легко?
Переводчик эффективно общался?
Повелся ли переводчик профессионально?

5. Создайте эффективную систему хранения документов

Очень важно иметь отличную файловую систему, чтобы организовать ваши документы для различных агентств, в которых вы будете работать. Это поможет вам быстро находить формы при подготовке к ежедневным заданиям и отправке счетов в конце месяца, а также упростит вашу жизнь во время налогового периода.

Ваши файлы для каждого агентства могут быть помечены примерно так:

Файлы для каждого агентства:

Политики и процедуры
Договор
Заполненные формы подтверждения приема на работу (убедитесь, что вы уничтожили и удалили их сразу после отправки электронных копий в агентства)
Пустые формы подтверждения занятости
Пустые формы оценки
Счета
Ежемесячные отчеты о деятельности

6. Оплата

Некоторые языковые компании будут просить вас отправлять им счет-фактуру в конце каждого месяца, в то время как другие будут отправлять вам ежемесячный отчет / счет-фактуру о деятельности, основанный на времени, записанном в ваших электронных видоискателях.

Агентства обычно платят вам в электронном виде, переводя платежи непосредственно на ваш банковский счет ежемесячно или раз в два месяца.

Следите за своими депозитами, чтобы они были точными!

7. Работа в нескольких агентствах

Каждое агентство уникально. Как только вы начнете работать более чем с одним, вы неизбежно заметите сходства и различия в их политиках и процедурах.

Например, одна компания может потребовать, чтобы вы связались с ними немедленно, если ваш пациент не явился в течение пятнадцати минут после указанного в контракте времени начала, в то время как другая компания может потребовать, чтобы вы связались с ними только в том случае, если продолжительность встречи превышает время, указанное в контракте, более чем на час.

Эти правила обычно основаны на соглашениях агентств с их прямыми клиентами, то есть с медицинскими учреждениями, в которых вы переводите, и очень важно, чтобы вы знали об этих нюансах. При необходимости составьте таблицу с требованиями каждого агентства и возьмите ее с собой в качестве руководства.

Вы также можете использовать журнал, чтобы документировать ваше общение с языковыми компаниями во время заданий, чтобы помочь вам контролировать соблюдение их правил.

Вот некоторые дополнительные случаи, когда агентства могут попросить вас позвонить им во время назначений:

Примеры:

если пациент появится до назначенного вами времени начала
если запись была отменена
если встреча заканчивается за 20 или более минут до указанного в контракте времени окончания

8. Время ожидания документа

Как медицинский переводчик, ожидайте длительных периодов ожидания во время назначений.

Чтобы защитить себя, а также агентства, которые вы представляете, важно задокументировать все время ожидания, в том числе:

Когда пациент опаздывает
Когда поставщик медицинских услуг опаздывает
Любой период времени, по истечении которого пациент был принят на прием и ожидает встречи с поставщиком медицинских услуг, включая период ожидания после того, как медсестра проверила жизненно важные показатели пациента и ожидает встречи со специалистом.

Таким образом, если позже ваше агентство спросит вас, почему встреча, которая должна была длиться час, длилась два часа, у вас есть подтверждающие документы.

9. Проблемы работы в качестве независимого подрядчика

Работа фрилансера, безусловно, имеет свои преимущества, но не заблуждайтесь - есть компромисс в пользу свободы, которую вы имеете как фрилансер.

Вот некоторые из проблем, с которыми вы столкнетесь:

Вам не гарантировано определенное количество часов в неделю или месяц, поэтому ваш доход может резко колебаться от одного месяца к другому. Это может быть особенно сложно, если вы полагаетесь в первую очередь на свою внештатную работу в плане финансовой поддержки. Даже работа в нескольких агентствах не гарантирует стабильной работы и дохода. Фактически, разные агентства часто хотят заключать с вами контракты на встречи в совпадающее время, поэтому вам неизбежно придется отклонить одно предложение, чтобы принять другое.
Как независимый подрядчик вы не будете получать льготы, которые обычно предлагаются штатным сотрудникам, например, медицинское и стоматологическое страхование, поэтому вы несете ответственность за их оплату из своего кармана, если хотите.
Как фрилансер, государственные и федеральные налоги не будут удерживаться из вашей зарплаты, поэтому вам важно не забыть внести в бюджет их, а также налоги на самозанятость, чтобы вас не застали врасплох, когда идет налоговое время около.
Быть в курсе правил каждого агентства может сбивать с толку. Например, одно агентство может потребовать, чтобы вы позвонили им, если пациент не появится в течение определенного времени после начала назначения, тогда как другое агентство может этого не сделать. Пренебрежение этими индивидуальными нюансами может стоить вам будущей работы с агентством.
Вы будете путешествовать по разным местам, и вам нужно будет ознакомиться с маршрутом движения и расстоянием до каждого из них, а также со стоянками в каждом здании, чтобы знать, сколько времени в пути можно себе позволить. Т поздно к заданиям.
Вы часто будете получать короткие уведомления о заданиях.
Ваш график, скорее всего, будет меняться каждый день.

10. Несколько заключительных мыслей

Оставайтесь на связи с вашей местной организацией медицинских переводчиков как источником постоянной поддержки, а также возможностей для установления контактов.
Ведите журнал пробега, чтобы отслеживать свои командировочные расходы.
Поддерживайте свой автомобиль в хорошем состоянии.
Всегда выкладывайся!