Написание делового письма с плохими новостями (с примерами)

Кейтлин Бейкер через Unsplash.com

Иногда в бизнесе просто невозможно избежать письма с плохими новостями. Однако вы можете попробовать написать письмо так, чтобы поддерживать хорошие отношения с получателем, а также сообщать плохие новости самым простым способом. Вы не хотите сжигать мосты в бизнесе, поэтому написание эффективного письма с плохими новостями действительно в ваших интересах.

Цели, на которых следует сосредоточиться при написании письма

1. Сведение к минимуму ущерба для отношений: плохие новости не должны определять отношения.
2. Демонстрация справедливости и разумности решения: представьте себя на месте читателя и попытайтесь предложить наилучшее возможное объяснение.
3. Четко и твердо излагая плохие новости:

• Открытие должно иметь буфер, чтобы свести к минимуму любой ущерб отношениям. Используйте позитивное или нейтральное открытие, чтобы поддерживать доброжелательность.
• В теле должны быть указаны причины, которые помогут читателю увидеть его с вашей точки зрения. Вы хотите показать, что ведете себя справедливо и разумно. Говорите четко и твердо о плохих новостях, но также говорите кратко, позитивно и сдержанно.
• Завершение должно содержать соответствующий жест доброй воли и, возможно, потенциальное решение проблемы читателя.

Деловое письмо плохих новостей, пример №1

Письмо было прямым и вежливым. Писатель предоставил отличную причину для отказа от должности, но также оставил открытой дверь для будущих отношений. Писатель также предложил возможное решение в конце.

Плохие новости, пример делового письма №2

Этот плохой информационный бюллетень касается того факта, что вок, заказанный г-жой Ходжес, недоступен, если его обновить до лучшего и большего размера. Кроме того, он настолько позитивен по тону, что читатель может не осознавать, что весь заказанный ею набор не прибыл вовремя, поскольку две его части будут доставлены позже. Этот плохой информационный бюллетень вообще не фокусировался на негативе, но передавал свое сообщение в позитивном ключе. Гарри Фигби также расширил возможности для будущих отношений, проинформировав г-жу Ходжес о предстоящих распродажах и мероприятиях.