Совет сотрудникам: как беречь оргтехнику

Пожалуйста, не ломайте офисное оборудование: когда неинвестированные сотрудники становятся разбойниками

Вы когда-нибудь замечали, что некоторые сотрудники, похоже, не очень заботятся о том, чтобы экономить деньги или заботиться о собственности компании, как если бы она была их собственностью?

Когда я был маленьким, рядом с тем местом, где я жил, было несколько съемных домов. Они всегда казались обветшалыми: на переднем дворе стояли старые мусорные машины, у кошек было множество полудиких котят, а по двору разбросаны сломанные и потрепанные игрушки.

Моя мама рассказала нам, что люди, которые снимают дома, часто не имеют права собственности или не заботятся о их содержании так же сильно, как люди, которые владеют ими, потому что они не много работали, чтобы получить недвижимость и планировали переехать в другое место, поэтому они не заботились '' Меня не волнует, что они разгромили это место и оставили его кому-то другому, чтобы он убрал и отремонтировал после того, как они ушли. Хотя я думаю, что моя мама могла быть немного предубеждена, она была права.

Иногда кажется, что новые сотрудники и сотрудники вне офиса не уважают расходные материалы и оборудование. Они не кажутся заинтересованными в компании и не заботятся о том, что что-то пойдет не так, потому что они могут уйти и позволить кому-то другому заняться проблемой. Они отказываются брать на себя ответственность из-за того, что они не проявляют интереса, и это может вызвать много напряжения в офисе, а также будет стоить денег и снизить производительность труда.

Офисное обучение должно охватывать использование основного оборудования

Получение базовых знаний о том, как правильно использовать офисное оборудование, должно быть частью обучения каждого, и хотя кажется очевидным, что каждый знает, как пользоваться копировальным аппаратом, факсом, степлером и телефоном, включать компьютер, отправлять документы на принтер и расположите файлы в алфавитном порядке, к сожалению, это часто не так.

Как быть уважаемым сотрудником в офисе

1. Будьте осторожны и вежливы с принтером / копировальным аппаратом.

• Не оставляйте бумагу на копировальном аппарате с закрытой верхней частью, чтобы людям пришлось удалить вашу бумагу, прежде чем они смогут скопировать свою.
• Не оставляйте верхнюю часть открытой (пыль и мусор могут попасть внутрь и повредить зеркала).
• Не делайте белые пятна, а затем пытайтесь скопировать бумагу, не давая белому высохнуть.
• Не пропускайте через устройство смятые или скрепленные копии. Результаты должны быть очевидны еще до того, как вы попробуете.
• Не создавайте замятия бумаги и оставляйте его устранять кому-то другому.
• Не используйте всю бумагу и не кладите больше.
• Наконец, просмотрите то, что вы собираетесь напечатать, чтобы не тратить впустую сотни листов бумаги, которые могут стоить всего семь центов за штуку, но в сумме со временем потратятся на сотни долларов.

2. Держите скрепки отдельно от кнопок и закройте маркеры крышками.

Есть причина, по которой мы храним скрепки отдельно от булавок и заменяем колпачки маркеров. Вы бы это знали, если бы сами когда-нибудь работали в офисе. Сунуть руку в коробку со скрепками и застрять на полдюжине булавок - не так захватывающе, как может показаться.

Кроме того, когда новые маркеры и черные маркеры, которые мы используем почти ежедневно, выходят из строя или истекают кровью из-за того, что вы забыли надеть колпачок на место или без особого энтузиазма попытались заменить его, но не дождались щелчка, он обходится нам минимум в 1 доллар каждый и делает нашу работу намного труднее, чем нужно. Между прочим, использование черного маркера для выделения текста имеет эффект, противоположный тому, который вы планировали, и не может быть отменен… вздох!

3. Верните вещи в исходное положение.

Когда мы работаем с клиентами в быстро меняющейся среде, нам не нужно думать, где может скрываться степлер или рулон ленты, или тянуться к ручке и находить на его месте пачку оберток для зубных рулонов. Телефон должен быть повернут лицом к пользователю, а не наоборот. При перевернутой клавиатуре сложно набрать номер. Пожалуйста, замените все так, как вы нашли, или еще лучше, не трогайте это вообще! Не то чтобы вы использовали его для чего-то продуктивного.

4. Используйте стикеры по назначению.

Записки предназначены для временных сообщений, а не для создания коллажа на компьютере. Клейкие заметки, которые также являются довольно дорогими, не должны использоваться вместо хорошей бухгалтерской отчетности. Хотя здорово записать номер телефона или оставить сообщение для кого-то, кто придет в следующую смену, заметки необходимо удалить после того, как они прочитаны, а не оставлять на несколько недель подряд, чтобы никто не знал, действительно ли они важны или нет, поэтому перестаньте обращать на них какое-либо внимание, поскольку они собираются, как сухие листья, вокруг рабочего стола, и никто не хочет брать на себя инициативу, чтобы удалить их на всякий случай, если они могут быть важны.

5. Уважайте оборудование и людей, которые его используют.

Не стучите по копировальным аппаратам, не протягивайте телефонные шнуры вокруг компьютеров и не ставьте в ловушку ваших коллег, не перегружайте общее рабочее место, чтобы никто не мог добраться до него или использовать что-либо, кроме вас. Осторожно установите крышки копировального аппарата. Не ставьте открытую чашку кофе рядом с клавиатурой компьютера и не оставляйте пятен от капель или, что еще хуже, неприятного запаха изо рта, остатков одеколона или жирной кожи на любой поверхности, особенно на телефонных приемниках!

6. Не загружайте файлы на компьютер компании, если это не ваша работа.

Если вы не заметили, есть такие вещи, которые называются вирусами, которые прячутся в загрузках и отключают компьютеры. В компании вполне могут быть установлены антивирусные программы, но не искушайте судьбу. Это нормально - иногда просматривать веб-сайты, когда дела идут медленно и вся ваша работа сделана, но будьте осторожны с загрузкой вирусов, которые могут стереть сохраненные данные и сделать ваших коллег и начальников вашими злейшими врагами.

7. Не занимайте расходные материалы у других отделов.

Если вы делите отделы рядом с другими офисами, не «одалживайте» их расходные материалы и не возвращайте их или, что еще лучше, не занимайте их вообще. Получите свое! Хорошо, мы все знаем, что некоторые офисы не так хороши, как другие, в обслуживании расходных материалов, но, как и дома, если вы используете последнюю каплю молока, не кладите пустую коробку обратно в холодильник. Если вам нужно использовать что-то, что вам не принадлежит, сначала спросите, убедитесь, что это нормально, а затем замените его запасами вашего собственного офиса.

8. Планируя крупную работу, сообщите об этом заранее

Если вы планируете скопировать 200 буклетов, требующих сортировки и сшивания, вам нужно спланировать заранее. Убедитесь, что бумаги достаточно, чтобы не использовать последний. Убедитесь, что никто другой не должен использовать принтер или копировальный аппарат в то время, когда вы его используете, и используйте функции копира (например, группирование, сшивание, перфорация), чтобы вы не заставляли подчиненных укладывать 800 листов бумаги по порядку. и скрепите их вручную. Что приводит нас к номеру девять!

9. Спросите, как пользоваться офисным оборудованием

Если вы не знаете, как пользоваться оргтехникой, узнайте, как это сделать, или попросите кого-нибудь показать вам. Также было бы неплохо, если бы вы вспомнили, чтобы в следующий раз не беспокоить других, которые делают свою работу. Меня всегда удивляют те, кто спрашивает, куда идет бумага в этой «штуке». Есть схема всей современной оргтехники, которая показывает, куда и в каком направлении класть бумагу. Я мог бы показать вам, «куда это положить», но мой ответ может вам не понравиться.

10. Используйте подходящее оборудование для правильной работы.

• Не используйте канцелярский скотч для наклеивания листовок на окрашенную стену. Это оторвет краску от стены.
• Не зажимайте степлер, а затем ударяйте по нему и не ломайте пружину.
• Не пытайтесь сшить 200 копий сшивателем, предназначенным для небольших работ, а не для больших, это приведет к ухудшению работы сшивателя и, скорее всего, оставит развернутые острые металлические зубцы, которые попадут в руку следующего человека, который будет обрабатывать сшитые документы.

11. Используйте здравый смысл

Нет ничего плохого в том, чтобы спросить кого-то, как что-то сделать, но если вы ожидаете, что он сделает это за вас, когда он занят своей собственной работой, вместо того, чтобы делать это самостоятельно, тогда вы являетесь обузой для офиса, а не активом. Каждый, независимо от своего статуса, должен владеть базовыми офисными навыками и вежливостью при совместном использовании и использовании расходных материалов. Может показаться глупым даже упоминать об этих вещах, когда нужно учитывать гораздо более важные вещи, но поддержание бесперебойной работы офиса, уважение к оборудованию и отказ от расходных материалов может привести к увеличению денег и увеличению времени, потраченному на другие вещи, например, на конец года. бонусы и вечеринки с пиццей

Поэтому не выбрасывайте степлер с застрявшими скобами в мусорную корзину и не переключайте его с помощью степлера коллеги, как будто вы никогда его не ломали. Не копируйте свою задницу или лицо на копировальный аппарат и уважайте то, что происходит, и когда вы просите что-то одолжить, заменяйте вещи как можно скорее, так как есть вероятность, что степлер, скотч и ножницы понадобятся каждую минуту. основа, а не то, без чего вы можете обойтись в течение десяти дней, не занимая у кого-то еще, пока вы заказываете другую, пока ваша старая не появится за десять минут до прибытия новой. Собирать вещи на место и вносить свой вклад в поддержание чистоты и ухода за ними будет иметь большое значение для обеспечения счастливого и продуктивного рабочего места для всех!

Вы когда-нибудь лезли в держатель для скрепок и находили цепочку длиной в двадцать футов? Да, кто-то хорошо использовал эти 10 долларов в час, чтобы изучить новую сделку.

Кто знал, что для использования таких вещей, как резаки для бумаги, степлеры и дыроколы требуется талант?

Я провел большую часть своей сознательной жизни, работая в каком-нибудь офисе, а половину из них работал офисным менеджером, так что я мог рассказать несколько историй. Я видел бумагу, потраченную впустую из-за лесного груза, смертоносное оружие из резиновых лент и карандашей, которое стреляли в пустые коробки, сложенные вдоль стены, и новые офисные стулья, испорченные менее чем за неделю, с полностью порванными подлокотниками и спинками сидений. выкл. Вы думали, что это были люди с креслом или стремянкой?

Недавно резак для бумаги, которым мы пользовались в офисе почти двадцать лет, оказался зажат между копировальным аппаратом и измельчителем бумаги с оторванной ручкой. Замена модели того же калибра будет стоить 150 долларов, но, проведя несколько скромных онлайн-сравнений, мы смогли уговорить нашего поставщика предложить достойную замену за 35 долларов.

Менее чем через месяц после покупки нового резака я пришел однажды утром и услышал ужасный звук и обнаружил, что новый сотрудник пытается разрезать 20 листов бумаги лезвием, рассчитанным не более чем на пять одновременно !!!

Я подавил желание крикнуть: «Как ты думаешь, что ты делаешь?» и вместо этого спросил: «Вы же знаете, что не должны резать более пяти листов за один раз, верно?»

Сотрудник тупо посмотрел на меня и продолжил попытки разрезать 20 листов, вкладывая немного больше энергии в разрез, думая, что это решит проблему, а не создаст более крупный и уничтожит наш второй резак для бумаги менее чем за два месяца.

«Ка-Ранч, Кууш», - раздался звук, когда лезвие вонзилось в бумагу на шесть дюймов, согнулось и разорвало остальные. Менее чем за две секунды двадцать листов измельченной, изогнутой и предварительно отпечатанной бумаги выбрасываются в мусор, а не в корзину, и это все, что я могу сделать, чтобы не сжать сердце и не упасть в обморок на изношенном ковре.

Ни один офис-менеджер не захочет заниматься мелкой работой, но мелкие ошибки со временем могут стоить больших денег

Если вам нужно заказать расходные материалы, вы знаете, сколько они стоят, и когда вы знаете, что у вашего отдела есть бюджет, и что часы работы сотрудников будут сокращены, а повышение заработной платы зависит от выполнения вашего бюджета, вы, как правило, проявляете особую осторожность. о мелочах, которые со временем приносят много денег, например, использование более половины салфеток в новой коробке салфетки Kleenex для очистки пролитого кофе, когда за шкафом лежат швабра и старое полотенце, или изгибаются скрепки в формы животных или разбивая их на мелкие кусочки и оставляя их лежать на столе, как пожилая собака, крошащая корма.

Конечно, каждый иногда использует офисное оборудование в личных целях, например, при копировании рецепта, но когда вы распечатываете 200 страниц комментариев на цветном копировальном аппарате, когда все, что вам нужно, это рецепт на одной странице, но вы не просматривали его перед распечаткой списка более 600 человек комментируют, как они любили рецепт или могли бы его улучшить, тогда неправильное использование оборудования обходится всем дорого.

Я видел, как сотрудники использовали офисные ножницы, чтобы соскребать собачьи экскременты с обуви, и складывали ножницы обратно в ящик, даже не вытирая их, или жевали верхушки со всех ручек, или распыляли половину баллончика лизола в ванной после ветра или используйте пять полноразмерных бумажных полотенец, чтобы вытереть руки, и половину рулона салфетки, чтобы вытереть их дно и забить унитаз, чтобы он вылился на пол и оставил его для чистки.

Хотя вы не хотите подсчитывать минуты, которые люди проводят в туалете, или ограничивать их пятью листами туалетной бумаги для номера один и десять для более крупных работ, наступает момент, когда вы должны напоминать людям, что тратить расходные материалы так же Плохо, как тратить время на дурачество, когда есть работа.

Все хорошо, о чем позаботились

Есть некоторые вещи, которыми опасно пренебречь, например, оставлять обогреватель на высокой температуре на ночь, не отключая его от сети, или оставлять нож для ножей открытым, обращенным наружу и прижатым к твердой поверхности. Есть и другие вещи, которые раздражают, например, оставлять черные ручки в щелях черной клавиатуры, так что, когда вы начинаете печатать, ручка подпрыгивает на вас и катится под вашими пальцами, не позволяя вам ввести код доступа и заставляя вас начать заново..

Быть хорошим коллегой - все равно что быть хорошим соседом по комнате. Если вы уважаете других и среду, в которой работаете, все будет хорошо, но если вы усложняете жизнь своим присутствием, то маловероятно, что вы долго продержитесь на этой должности или у вас будет много друзей.

Посмотрим правде в глаза, мы все бездельничаем и совершаем ошибки, и это редкий сотрудник, который не пользуется преимуществами современного офисного оборудования, чтобы выполнять некоторую личную работу, которую они не могли бы выполнять дома, но постоянные злоупотребления оборудованием и другими сотрудниками создают проблемы. рабочее место превратилось в несчастливое место с большим количеством споров и жалоб. Если вы вносите свой вклад в неблагополучное рабочее место, значит, вы являетесь частью проблемы, а не частью команды, и забота о расходных материалах и уважение личного пространства других людей имеют большое значение для создания комфортной и продуктивной рабочей среды.