Золотые правила организации офиса

Организованный офис означает организованный ум. Прочтите, чтобы узнать полезные советы по организации.

Canva.com

Возможно, мы уменьшили количество бумаги, с которой работаем, но от этого не стало легче совладать со всеми конкурирующими требованиями к нашему времени. На самом деле это сложнее, потому что «документы» поступают в очень многих разных форматах. Однако, если вы хотите организовать свою работу, золотые правила все равно применимы.

Золотые правила организации вашей работы

1. Обработайте каждый лист бумаги, электронную почту или телефонное сообщение только один раз
2. Когда вы это сделаете, храните его в нужном месте.
3. Когда он полностью закончен, поместите его в корзину или заархивируйте.

Конечно, в реальной жизни часто бывает сложно достичь этих целей. Но, просто стараясь придерживаться правил, вы значительно облегчите себе жизнь.

Золотое правило: обрабатывать каждый предмет только один раз

Когда вы заняты, возникает соблазн отложить счет или что-то еще и сказать, что «займемся этим позже». Реальность такова, что вы уже смотрите на это, поэтому вас уже прервали. Будет более эффективным по времени что-то с ним сделать, чем закрыть или отложить.

Я знаю, вы скажете: «Но мне нужно пойти в банк / зайти в Интернет / пойти на почту, чтобы оплатить этот счет, а я не могу этого сделать прямо сейчас». Я понимаю это, но идея состоит в том, чтобы пойти как можно дальше к этой цели, даже если это всего лишь крошечный шаг.

Вариант 1. Сделайте небольшой шаг вперед

Допустим, вам нужно пойти на почту, чтобы оплатить этот счет. В таком случае положите купюру в сумочку, чтобы не забыть ее, когда в следующий раз пойдете за покупками. Или, если вам нужно выйти в Интернет, приложите счет к компьютеру. У вас может быть лоток для дел, или, может быть, вы просто положите счет на клавиатуру, чтобы не пропустить его при следующем входе в систему. Если это электронное письмо или сообщение, переместите его в папку «Сделать» или добавьте напоминание.

Вариант 2 - Делегат

Если кому-то еще нужно что-то сделать с документом, определенно стоит потратить несколько минут, чтобы немедленно позвонить или написать этому человеку по электронной почте, независимо от того, насколько вы заняты. Это означает, что пока вы заняты, другой человек уже работает над проблемой - прогресс налицо.

Подсказка!

Закончив работу с документом, не оставляйте его там, где он есть: заведите привычку сразу же класть его на место.

Что делать, если у вас нет "подходящего места"

Если у вас нет «подходящего места», то организуйте что-нибудь прямо сейчас! Вам нужно «подходящее место» для предметов, с которыми вы закончили, и подходящее место для предметов, которые вам еще предстоит выполнить.

Это может быть просто папка-гармошка (большая картонная папка с несколькими прорезями, по одной для каждой буквы алфавита, либо с ярлыками, которые вы выбираете сами). Даже если все, что вы можете сделать, это картонная коробка с надписью «счета», а другая - «налог», убедитесь, что у вас что-то есть.

Подсказка!

Помните, иногда «подходящее место» - это мусорная корзина. Не нужно все хранить!

Вам не нужно держать счета за дом

Если вы не ведете бизнес из дома и вам не нужно требовать уплаты налогов, вам не нужно хранить счета за дом навсегда. Счета за электричество, газ и телефон можно выбросить, как только вы получите счет за следующий месяц, и вы увидите, что они получили ваш платеж. Единственная причина сохранять счета за коммунальные услуги - это если вы хотите контролировать использование, и многие поставщики теперь могут предоставить вам эту информацию онлайн или по запросу.

Если вы думаете, что можете подать заявку на ссуду в ближайшем будущем, сохраните банковские выписки за шесть месяцев, потому что банк может взимать плату за их повторную печать. В противном случае, если вы проверили выписку и узнаете, что она верна, нет смысла хранить ее, если только она вам не понадобится для налогового инспектора. То же самое может относиться к платежным ведомостям - проверьте свои местные налоговые правила.

Архивирование

Когда вы закончили с документами, но вам нужно их сохранить, наиболее экономичным способом будет конверт.

Большие конверты занимают гораздо меньше места, чем картонные папки или папки-кольца, поэтому они являются наиболее экономичным способом хранения документов, которые вам нужно хранить, но редко нужно просматривать. Они тоже дешевые! Конверты можно хранить в старом чемодане или в декоративном ящике для хранения канцелярских принадлежностей.

Когда вы закончите какой-либо проект, положите все в конверт. Наклейте на конверт тему и дату красивым крупным письмом толстой ручкой. Примером может служить подача заявки на ипотеку - как только вы подготовите все документы, вы, вероятно, никогда больше не посмотрите документы, вы просто заплатите рассрочку. Так что положите все письма адвокатов и банковские документы в конверт и уберите его в надежное место.

Громоздкие папки занимают слишком много места

А как насчет налогов?

То же самое и с налогом. Вы действительно должны хранить информацию о своем годовом налоге в течение нескольких лет (проверьте свои местные требования), но вы, вероятно, никогда не посмотрите на них снова, если вы не пройдете аудит. Поместите налог за каждый год в отдельный конверт, пометьте его и уберите.

Если вы будете следовать этой процедуре, вам не понадобится много места для хранения активных документов, что упростит поддержание порядка и хранение новых вещей.

Подсказка!

Возьмите за привычку просматривать свои файлы в конце каждого финансового года.

Каждый год в конце года вычищайте все документы, которые вам не понадобятся в новом году - либо запакуйте их и уберите на хранение, либо уберите в мусорную корзину. Сделайте то же самое для своего компьютера.

Документы будет проще подавать и находить, а ваша «активная» подшивка не займет много места.

Сортировано!