Руководство по базовой терминологии расчета заработной платы

Недавно я устроился работать в глобальную кадровую компанию в отдел обслуживания клиентов и прошел 10-недельный курс обучения по расчету заработной платы. Это было новое направление бизнеса, с которым я никогда раньше не сталкивался. Во время обучения я изучил основы расчета заработной платы.

В этой статье будет рассмотрена терминология фонда заработной платы и налогов, которая полезна при попытке узнать, как выполнять необходимые обязанности.

Сначала давайте начнем с определения заработной платы, а именно:

Отправка зарплаты сотрудникам живым чеком или прямым депозитом.
Ведение учета ставок заработной платы сотрудников, удержания налогов, удержаний, оплачиваемого отпуска и т. Д.
Учет общих доходов каждого сотрудника в финансовом году.

Валовая оплата против чистой оплаты

В чем разница между заработной платой брутто и оплатой нетто. На самом деле это довольно просто.

Валовая оплата

Эта сумма включает в себя общую сумму заработной платы сотрудника, рассчитанную до вычета каких-либо расходов (например, налогов, удержаний и т. Д.). Как вы рассчитываете валовую оплату труда наемных или почасовых сотрудников?

Почасовая оплата : ставка оплаты, умноженная на количество отработанных часов, равняется общей заработной плате брутто.
Заработная плата: установленная сумма заработной платы сотрудника за этот период оплаты равна общей сумме заработной платы брутто.

Чистая оплата

Эта сумма включает валовую заработную плату сотрудника или общую сумму за вычетом всех налоговых удержаний и удержаний. Чистая заработная плата равна сумме заработной платы сотрудника или его прямого депозита.

Проверьте требования к минимальной заработной плате как на уровне штата, так и на федеральном уровне

Свяжитесь с Департаментом труда штата или Департаментом труда США, чтобы узнать, что закон требует минимальной заработной платы в вашем штате. В случае, когда ваш сотрудник подчиняется требованиям к минимальной заработной плате как на федеральном уровне, так и на уровне штата, вы обязаны платить работнику более высокую ставку из двух минимальных ставок заработной платы.

Табели учета рабочего времени

Следует использовать метод, позволяющий отслеживать время каждого сотрудника, когда они приходят и уходят с работы, на обед и любое личное свободное время, взятое в течение рабочего дня. Это особенно важно для почасовых сотрудников, поскольку их отработанное время используется для расчета их регулярной оплаты, а также любых сверхурочных. Существует два распространенных метода сбора времени сотрудника:

Ручные перфокарты: это карта, которая идентифицирует сотрудника и используется для ручной перфорации в машину, которая помещает на карту отметку времени. Позже человек из расчета заработной платы вручную вводит это время в свою систему.
Электронное отслеживание времени: магнитная карта или штамп на большом пальце могут использоваться, чтобы побудить машину записать электронное время для сотрудника. Никто не должен вводить это время вручную, поскольку они записываются во время удара часов сотрудника.

Независимо от того, какой метод используется, цель состоит в том, чтобы точно регистрировать время сотрудника, чтобы ему платили за правильное количество отработанных часов.

Обычные часы и сверхурочные

В чем разница между обычными и сверхурочными часами?

Обычная ставка: это обычная ставка или прямая ставка оплаты труда сотрудника. Это их обычная ставка оплаты труда, например 12 долларов в час. Эта сумма умножается на их первые 40 часов работы.
Сверхурочные: если сотрудник работает более 40 часов, ему оплачивают сверхурочную работу за сверхурочные часы. Это их обычная ставка оплаты труда, которая определяется как время плюс половина их обычной ставки оплаты труда, которая определяется как «полторы». Вы умножаете эту сумму на отработанные часы, чтобы получить их сверхурочную работу.

В приведенном выше примере, если обычная ставка сотрудника составляет 12 долларов в час, его сверхурочная ставка составляет 18 долларов в час (12 долларов + 6 долларов = 18 долларов). Вы также можете рассчитать сверхурочную работу сотрудника следующим образом: (12 долларов США + (12 долларов X 0,5) = 18 долларов США) или (12 долларов США + (12 долларов США / 2) = 18 долларов США).

Как рассчитать сверхурочную работу, если сотрудник отработал 42 часа?

40 часов X 12 долларов США = 480 долларов США при обычной оплате

2 часа X 18 долларов = 36 сверхурочных

Итого = (480 долларов США + 36 долларов сверхурочных) = 516 долларов США брутто.

Налоговые удержания

Сотрудники, работающие полный рабочий день: для сотрудников, которые не считаются сотрудниками по контракту, работодатель удерживает налоги из их зарплаты в виде федерального, государственного и местного подоходного налога. Налоговые удержания каждого сотрудника определяются по-разному в зависимости от их формы W-4, которую они заполнили во время приема на работу. Работодатели должны удостовериться, что они удерживают правильную сумму федерального, медицинского страхования и социального обеспечения для каждого сотрудника.
Сотрудники по контракту: эти сотрудники несут ответственность за уплату собственных подоходных налогов в конце года, поскольку работодатель не удерживает налоги с их заработной платы.

Новые формы найма

Есть несколько форм, которые сотрудник должен заполнить при приеме на работу. Эти формы включают W-4 для удержания федерального подоходного налога, форму удержания подоходного налога штата и форму I-9 для определения права на работу.

Форма заявления о приеме на работу : информацию в заявлении о приеме на работу можно использовать для ввода в вашу систему расчета заработной платы имени, адреса, контактной информации сотрудника и т. Д. Эту информацию можно проверить, например, о предыдущих работодателях и / или образовании.
W4 Федеральная форма удержания подоходного налога : эта форма содержит информацию о семейном положении сотрудника, количестве иждивенцев и их избранных дополнительных удерживаемых суммах.
Форма удержания подоходного налога штата: Вы должны сначала зарегистрироваться в налоговом управлении штата в качестве работодателя в этом штате. Они проинформируют вас, в каких формах и сколько налогов удерживать с работника.
Форма I-9 - эта форма предназначена для подтверждения права на трудоустройство и требует, чтобы новый сотрудник предоставил доказательство соответствия, которое может включать свидетельство о рождении или грин-карту. Работодатель проверит эту информацию, но ее не нужно отправлять в госагентство.

Другие важные вещи, которые нужно знать

Электронная проверка: работодатель может использовать систему электронной проверки, чтобы проверить свою форму I-9 и сравнить ее с федеральными базами данных, чтобы убедиться, что сотрудник имеет право работать в США.
Государственная система уведомления о приеме на работу: работодатели должны зарегистрировать своих сотрудников в штате, что позволяет государству собирать информацию и платежи, такие как украшения (например, алименты, залоговые права и т. Д.) От этих сотрудников.

Существует ряд форм, которые вы должны заполнить как наемный работник, так и как работодатель, чтобы ваша заработная плата и налоги работали бесперебойно.

Phasinphoto

Периоды оплаты

Это повторяющийся период времени, в течение которого работникам платят. Это может быть недельный, двухнедельный, полумесячный или ежемесячный период времени. Знание суммы оплаты за период в год важно для расчета того, сколько сотрудники должны получать за каждый период оплаты.

Еженедельно: 52 зарплатных периода в год
Раз в две недели: 26 расчетных периодов в год
Полумесяц: 24 платежных периода в год
Ежемесячно: 12 расчетных периодов в год

Требования к заработной плате за квартал и год

Следующие формы можно использовать для подачи налоговой декларации работодателем в IRS или в агентство вашего штата:

Форма 941 (ежеквартально): эта форма IRS суммирует выплаченную заработную плату и используется работодателями независимо от того, освобождены они от налогов или нет. Каждый квартал работодатель будет сообщать сумму удержанных федеральных налогов на заработную плату, налогов на социальное обеспечение, налогов на медицинское обслуживание и любых других связанных платежей и / или удержаний.
Форма 940 (Годовая): Эта форма IRS используется работодателями для отчета о выплаченной заработной плате и федеральных налогах на безработицу, начисленных на заработную плату, подпадающую под действие FUTA, за весь год.
Налоги штата по безработице: Большинство работодателей платят как федеральный налог, так и налог штата.
Форма W-2: предоставьте сотрудникам W-2 до установленного срока. Вам нужно будет подать формы W-2 в Администрацию социального обеспечения, заполнив электронную и / или собственно формы.