Как составить точный график проекта и смету затрат

Узнайте, как сделать более точную оценку проекта - и сделать ее быстрее.

Canva

Почему важна точность

Как менеджеры проектов, мы часто вынуждены делать оценки очень быстро и со слишком малой информацией. Хуже того, нас заставляют сказать то, что хотят услышать исполнительные спонсоры: «У меня есть только 15 000 долларов на обновление базы данных. Вы можете это сделать, верно? И это тоже нужно сделать за два месяца!»

Но если мы скажем «да», а это просто невозможно, это только усугубит ситуацию. Мы не очень хорошо выглядим через два месяца и пятнадцать тысяч долларов, когда мы возвращаемся и просим еще десять тысяч долларов и еще один месяц. И все же 3 месяца и 25000 долларов - лучшее, что можно было сделать, и мы могли знать это заранее.

Профессиональный мир ожидает плохих оценок

К сожалению, многие организации привыкли принимать заниженные оценки и полагать, что большинство проектов выйдут за рамки бюджета и будут выполнены с опозданием. По данным Project Management Institute, 55% всех проектов не дают удовлетворительных результатов. Процент проектов, которые приносят удовлетворительные результаты в срок и в рамках бюджета, намного ниже этого показателя.

Руководители проектов тоже пришли к выводу, что мы не можем делать реалистичные оценки или, даже если бы могли, мы не можем сделать это в отведенное нам время. И если бы мы могли, босс не захотел бы это слышать.

Проще говоря, профессиональный мир привык ожидать плохих оценок.

Зачем нужны хорошие оценки

Это означает, что мы будем хорошо выглядеть, если сможем сделать хорошие оценки. Честно говоря, представить их будет непросто. Убедить начальство в том, что нам нужна хорошая информация и достаточно времени, чтобы хорошо оценить, будет сложной задачей. Представление реалистичных оценок будет означать, во-первых, представление более высоких бюджетов проектов и более длительных графиков - больше аргументов. Но посмотрите, что происходит с другой стороны: мы начинаем выполнять наши проекты вовремя и в рамках бюджета - или чертовски близко. И мы единственные, кто это делает.

Это на вес золота.

Повязка на глаза женщине-правосудию - признак ее слепоты по отношению к личным программам, статусу, взяточничеству и другим элементам, которые уводят нас от истины.

По собственной работе (отредактировано), через Wikimedia Commons

Устранение смещения

При оценке предвзятость - это давление, которое заставляет нас делать слишком низкую или слишком высокую оценку. Таким образом, первое, что мы должны сделать, это хочет сделать точную оценку. Просто помните, что в конце проекта вы хотите оглянуться назад и сказать: Моя оценка была правильной; мой менеджмент был хорошим, и я выполнил задание точно.

На самом деле, один из способов понимания предвзятости, чтобы думать, что это то, что делает вас последовательно от цели. При стрельбе из лука боковой ветер сдувает стрелы с цели по направлению ветра. Это предвзятость. Мы компенсируем предвзятость, осознавая давление и не позволяя нам сбить нас с толку.

Вот некоторые вещи, которые могут нас сбить с толку, и что делать с каждым из них:

• Обязательные или обязательные бюджеты и отчеты о доступных средствах. Требуемый или установленный бюджет - это заявление о том, что спонсоры проекта или заказчик готовы потратить. В ведомости свободных средств указано, сколько денег в бюджете. Дайте понять, что все это не имеет ничего общего с оценкой. Либо не знайте эту сумму, пока не оцените (как слепая женщина-судья на рис. 2), либо, если вы ее знаете, отложите ее. После того, как вы сделаете реалистичную оценку, вы можете представить сравнение предполагаемого бюджета и требуемого бюджета.
• Принятие желаемого за действительное или обиды. Если нам нравится наш босс, мы захотим приспособить его к тому, что он, по его словам, может себе позволить. Если мы думаем, что наш босс нереалистичен, мы захотим потребовать вдвое больше. Это естественные человеческие реакции дружелюбия или обиды. Пожалуйста, отложите их в сторону. Сосредоточьтесь на профессиональной гордости, связанной с созданием реалистичной и точной оценки предстоящей работы, ее стоимости и времени.
• Хотите просто использовать копию старой сметы проекта. Не копируйте смету из другого проекта просто так. Если вы это сделаете, будут две ошибки. Во-первых, эта оценка могла быть неточной. Всегда используйте точные отчеты и графики фактических затрат, а не прошлые оценки. Во-вторых, нет двух одинаковых проектов. Даже если ваш проект очень похож на предыдущий, сосредоточьтесь на различиях, а не на сходстве.
• Оценить весь проект как одно. Это не работает. Точные оценки строятся на деталях. Подумайте, сколько будет стоить каждая часть проекта и сколько времени это займет. Вы получите более точную картину. Кроме того, если один элемент высокий, а другой низкий, все это уравновесится.

Теперь вы знаете, как избежать давления, создающего предвзятость. Давайте рассмотрим несколько советов, как сделать точную оценку.

Слишком часто люди на работе спорят, не слушая. Доведение реалистичных оценок до нашего начальника может стать проблемой в вашей корпоративной культуре.

Ягуар Тамбако (CC BY-ND), через flickr

Советы по составлению точной оценки

Вот несколько советов, которые помогут сделать точную оценку:

• Убедитесь, что вы знаете, что должен дать проект. Без четко определенного объема точная оценка невозможна.
• Уделите себе как можно больше времени. Ваши первые несколько оценок с новым методом будут проходить медленно. После этого вы узнаете, сколько времени вам нужно.
• Получите хорошую информацию. Не надо просто рассылать несколько писем. Найдите время, чтобы поговорить с людьми, объяснить, что вы делаете, чтобы убедиться, что они понимают, и чтобы они думали о том, о чем вы спрашиваете, и давали вам хорошую информацию.
• В первую очередь сосредоточьтесь на уникальных предметах. В каждом проекте есть уникальные элементы. Сначала внимательно оцените их. Затем вы можете скопировать фактический бюджет и графики из прошлого проекта для более рутинных частей.
• Не упускайте ничего. После устранения предвзятости самые большие ошибки в оценке возникают из-за того, что просто забывают часть плана проекта.

Процесс и методы оценки

В среднем или крупном проекте мы можем сделать две оценки. Первая, или ранняя оценка, делается после того, как у нас есть четкое определение объема работ, но до того, как она будет точно проработана в Иерархической Структуре Работ. Ранняя оценка может быть получена путем сравнения с ранними проектами, методом Bucket или сложным (и дорогостоящим) методом под названием Modified Wide-Band Delphi.

После того, как WBS и список действий завершены, очень точные оценки создаются с помощью PERT, метода оценки и анализа проекта. Взаимосвязь между процессом планирования проекта и ранней и поздней оценкой более подробно описана в разделе Методы оценки времени и стоимости управления проектом: Обзор.

Где бы вы ни находились в процессе планирования проекта и какой бы метод оценки вы ни использовали, все методы, описанные в этой статье, помогут предотвратить систематическую ошибку и упростить оценку.

Сделать хорошую оценку - быстро

Сделав несколько первых оценок, вы захотите настроить все так, чтобы в следующий раз сделать это быстрее. Вот как:

• Организуйте и храните свои данные. Вы будете часто использовать фактические данные из прошлых проектов (графики и бюджеты). Убедитесь, что он легко доступен, хорошо организован и, если возможно, имеет стандартные форматы и доступен для поиска. В идеале он должен быть в формате, который легко копировать, например в базе данных, электронной таблице или редактируемом документе, а не в готовом к печати документе, таком как файл PDF.
• Составьте список контактов. Вы обнаружите, что некоторые люди действительно полезны. Они понимают, какой тип данных вам нужен. Некоторые будут другими руководителями проектов. Некоторые будут бухгалтерами. Некоторые будут продавцами, которые будут рады сделать быструю оценку в надежде, что вы купите у них. Составьте список контактов людей, которые особенно хорошо умеют давать вам информацию об оценках, и отметьте их области знаний.
• Создавайте шаблоны. Создавайте собственные шаблоны оценок, формы и электронные таблицы. В следующий раз все будет очень быстро. Убедитесь, что вы удалили все данные из текущей оценки из вашего шаблона - вы не хотите, чтобы ошибки закрались. Наличие этих шаблонов также очень упрощает обучение других, чтобы помочь вам быстрее делать оценки.
• Создайте команду. Самый быстрый способ проверить цифры - попросить одного человека прочитать исходный текст, а другой проверить окончательный документ. Вы также можете разделить проект на части и попросить рабочих оценить свое время и затраты. Это намного точнее, а также побуждает владеть оценкой, чтобы они пытались оправдать то, что они сказали, что они могут сделать.

Наконец, когда проект будет завершен, сравните то, что на самом деле произошло в проекте, с вашей оценкой. Если ваша оценка верна, у вас отличный процесс. Если ваша оценка была неправильной - и это нормально, иногда так и будет, - тогда копайтесь и выясните, почему, и обновите свои шаблоны, чтобы улучшить свой процесс.

Вы сразу же станете быстрым и точным оценщиком. Нет, это не совсем так. Это необъективная шумиха. Вы очень скоро станете быстрым и точным оценщиком, и еще раньше, если приложите все усилия!